Son las 8:47 AM del primer día. Llevas once minutos de pie y ya te duelen los pies. La temperatura del salón de convenciones es de 62 grados porque el HVAC fue diseñado para una habitación vacía, no para 2.000 cuerpos calientes que no llegarán hasta dentro de una hora. Su pancarta está ligeramente torcida. El escáner principal no se conecta a Wi-Fi. Y un proveedor del otro lado del pasillo ya está reproduciendo música desde un altavoz Bluetooth que escuchará durante las próximas 72 horas de su vida.
Bienvenido al stand. Tres días de pie, sonriendo, calificando y perdiendo poco a poco la capacidad de dar su discurso de ascensor con el entusiasmo restante. Nadie te preparó para esto en la incorporación. Esto es lo que realmente importa.
Zapatos cómodos: el único consejo que realmente importa
Estoy empezando con esto porque es realmente el consejo más importante de todo este artículo y nadie lo toma en serio hasta el segundo día, cuando siente como si le hubieran golpeado los pies. Estará de pie de 8 a 10 horas al día sobre hormigón cubierto por una fina capa de alfombra. Tus zapatos de vestir te traicionarán. Tus zapatillas de moda te traicionarán. El único calzado que sobrevive a una conferencia de tres días es algo que tenga soporte real para el arco, suelas acolchadas y suficiente espacio para que los pies se hinchen, porque los pies se hincharán.
Divídalos antes de la conferencia. Zapatos nuevos el primer día es un error de novato que produce ampollas a la hora del almuerzo y cojera a las 4 de la tarde. Una alfombra antifatiga detrás del mostrador del stand no es un lujo: es un equipamiento. Si su empresa no gasta uno, cómprelo usted mismo. Tus rodillas y tu espalda baja el tercer día te enviarán una nota de agradecimiento.
Todo lo demás en este artículo trata sobre estrategia y técnica. Nada de eso importa si sientes demasiado dolor para ejecutarlo a media tarde del segundo día. Prioriza tus pies sobre tu outfit.
Escaneo de líderes de conferencias: la verificación de la realidad
La empresa lo envió a esta conferencia para recopilar clientes potenciales. Su escáner de credenciales (o la aplicación del evento, o cualquier sistema que estén usando) captura un nombre, correo electrónico, empresa y título de cada credencial que escanea. Esto crea la ilusión de que estás generando una canalización. No estás generando canalización. Está recopilando datos que se almacenarán en un CSV hasta que alguien de marketing los importe al CRM dos semanas después, momento en el que todos los "clientes potenciales" han olvidado que su stand existía.
El escáner es una herramienta de captura de datos, no una herramienta de relación. La relación ocurre en la conversación y la conversación solo es útil si registras el contexto. La "insignia escaneada" no le dice nada a su equipo de ventas. "VP de operaciones, evaluando soluciones para el tercer trimestre, el problema actual es la consolidación de proveedores, se le preguntó sobre los precios empresariales, quiere una llamada de seguimiento la próxima semana": esa es una pista.
Después de cada conversación significativa, tómate 30 segundos para agregar notas al escaneo. La mayoría de los sistemas de escaneo tienen un campo de notas. Úselo. Si el sistema no tiene uno, mantenga un documento actualizado en su teléfono. La disciplina de capturar el contexto inmediatamente es la diferencia entre 200 escaneos que no producen nada y 30 escaneos que producen un proceso real.
Calificar versus cobrar: el dilema del trabajador de stand
Existe una tensión entre volumen y calidad que todo trabajador de stand siente; la misma tensión que analizamos desde el lado del presupuesto en medir el ROI del patrocinador en conferencias. Su equipo de marketing quiere números de escaneo ("¡escaneamos 500 insignias!"). Su equipo de ventas quiere clientes potenciales calificados ("pero sólo 12 de ellos son realmente clientes potenciales"). Estás parado entre estos objetivos en competencia con una sonrisa en el rostro y un escáner en la mano.
La tentación es escanear a todos. El tipo que se detiene durante cinco segundos para coger un bolígrafo: escanea. La persona que claramente está buscando el baño: escanea. El competidor haciendo reconocimiento - escaneo. (Sí, debes reconocer los cordones de las insignias de tus competidores. Ellos están reconociendo los tuyos).
Resiste el juego del volumen. Tres preguntas calificativas, formuladas de manera conversacional, toman menos de un minuto: ¿Qué lo trajo a la conferencia? ¿A qué se dedica su empresa? ¿Está evaluando actualmente soluciones en [su categoría]? Las respuestas le dirán instantáneamente si se trata de un cliente potencial, un transeúnte curioso o un competidor. Gasta tu energía en consecuencia.
Las personas que pasan lentamente por su stand haciendo contacto visual pero sin detenerse: esos son sus mejores prospectos. (Al otro lado de esta dinámica, Los asistentes están tratando de descubrir qué stands valen la pena..) Están interesados pero no lo suficientemente audaces como para iniciar. Un simple "Oye, ¿hay algo que pueda ayudarte a encontrar?" sin presión suele ser suficiente. No te lances al terreno de juego. Comience con una pregunta. El discurso viene después de que sabes si es relevante.
Diseño de stand que atrae a la gente
Su stand tiene aproximadamente tres segundos para comunicar lo que hace a alguien que pasa a un ritmo normal. Tres segundos. Si su banner dice "Aprovechando soluciones sinérgicas para la transformación digital empresarial", no ha comunicado nada. Si dice "Reduzca sus tickets de soporte a la mitad", ha comunicado una propuesta de valor específica que resuena o no, y ambos resultados son útiles.
El diseño físico importa más que los gráficos. Una cabina abierta en la que la gente puede entrar sin comprometerse a entablar una conversación atrae más tráfico que una cabina con una mesa que crea una barrera entre usted y el pasillo. Si debe tener una mesa, inclínela para que haya un camino de entrada despejado. Nadie quiere acercarse a una cabina que parece un control aduanero.
Llama la atención una demostración en vivo que se ejecuta en una pantalla. Una presentación de diapositivas estática no. Si puede mostrar su producto haciendo algo interesante sin necesidad de narración, colóquelo en un bucle a la altura de los ojos de cara al pasillo. La gente se detiene a mirar, lo que crea una pequeña multitud, que atrae a más personas. La prueba social funciona incluso en el nivel micro del tráfico de stands de conferencias.
Lidiar con la multitud que "simplemente está agarrando botín"
Un porcentaje significativo de personas que visitan su stand lo hacen para recibir material gratuito. El bolso de mano, las pegatinas, la pelota antiestrés, la camiseta. Tomarán tu botín, evitarán el contacto visual y se irán sin entablar ninguna conversación. Esto está bien. No son tu audiencia. No los persigas.
El error es poner tu mejor botín al frente del stand, donde cualquiera pueda agarrarlo sin detenerse. Coloque los elementos de impulso (pegatinas, bolígrafos) al frente. Coloque los artículos premium (camisas, bolsos, botellas de agua) detrás del mostrador o en un lugar que requiera una breve interacción. "Claro, toma una camisa, ¿qué talla? ¿Qué te trae a la conferencia?" Ahora tienes una conversación, y la camiseta fue el coste de iniciarla.
El otro error es resentirse con la multitud del botín. Son parte del ecosistema. Algunos de ellos recordarán tu marca más tarde. Algunos de ellos te mencionarán a un colega. La camiseta que se llevaron es un anuncio ambulante de los próximos dos días de la conferencia. Es la inversión en marketing la que tiene piernas.
Desde la perspectiva del operador del stand, las funciones de captura y escaneo de clientes potenciales de Kagibag son directamente útiles: escanee credenciales de asistentes, agregue notas de calificación en tiempo real, califique clientes potenciales para prioridad de seguimiento y exporte datos de clientes potenciales enriquecidos a su CRM. El sistema de perfil de stand le permite configurar la presencia de su empresa en el directorio del evento para que los asistentes puedan encontrarlo incluso antes de llegar a la sala de exposiciones.
Después de la conferencia, los datos de los clientes potenciales que capturó (con contexto, no solo escaneos de credenciales) se incorporan directamente a los flujos de trabajo de seguimiento. Su equipo de ventas obtiene clientes potenciales calificados con notas, no con una hoja de cálculo de nombres.
Gestión de turnos: no puedes estar "activo" durante 10 horas
Si tiene varias personas trabajando en el stand, escalone los turnos. Si estás solo, crea descansos y tómalos. La tentación es permanecer en el stand desde que se abre hasta que se cierra porque "¿qué pasa si extraño a alguien importante?" Extrañarás a alguien importante de todos modos. Lo que no extrañarás es la disminución progresiva de tu energía, entusiasmo y capacidad para mantener una conversación genuina a medida que se acumulan las horas.
Un trabajador de stand descansado que está presente durante seis horas supera a un trabajador de stand exhausto que está presente durante diez. Retire el almuerzo del stand. Realice una caminata de 15 minutos por la tarde. Siéntate cuando haya un momento de calma. Tanto tus piernas como tu personalidad se beneficiarán.
Para los equipos, el turno óptimo es de unas cuatro horas. Superponga los turnos durante 30 minutos para el traspaso: la persona entrante recibe información sobre cualquier pista importante o conversaciones en curso. El peor patrón es el de todos en el stand todo el tiempo, donde tres personas permanecen paradas durante los períodos de poca actividad y todas toman descansos simultáneamente durante los períodos de mayor actividad.
Seguimiento del stand posterior a la conferencia que la mayoría de las empresas omiten
Esta es la estadística que debería perseguir a todos los operadores de stands: la mayoría de los líderes de conferencias nunca reciben un seguimiento. Las insignias se escanean, el CSV se exporta, los datos se envían a marketing, marketing dice "las agregaremos a una secuencia de crianza" y la secuencia no existe todavía o envía un correo electrónico genérico tres semanas después que el destinatario no recuerda haber dado su consentimiento.
Haga un seguimiento dentro de las 48 horas o no se moleste. El seguimiento debe hacer referencia a la conversación específica: "Excelente hablar sobre su proyecto de consolidación de proveedores; aquí está el estudio de caso que mencioné". No "¡Gracias por visitar nuestro stand en [Nombre de la conferencia]! Aquí hay un enlace para programar una demostración". El primero es la continuación de una relación. El segundo es un correo electrónico frío con pasos adicionales.
Por eso las notas importan. Por eso es importante el sistema de calificación. Esta es la razón por la que cada participación en un stand de conferencia de tres días no tiene sentido sin una sistema de seguimiento que puede ejecutarse en dos días hábiles mientras el contexto aún está fresco en la mente de todos, la suya y la de ellos.