Su conferencia tiene asistentes en San Francisco, Londres, Bangalore y Tokio. Su discurso de apertura es a las 9 a.m. La pregunta es: 9 AM ¿dónde? Y la respuesta, inevitablemente, es cualquier zona horaria en la que viva el organizador, lo que significa que siempre habrá alguien en el horario de las 2 a.m. Bienvenido al problema de la zona horaria de eventos globales, donde las matemáticas son tu enemigo y la justicia es una ficción educada.
El problema matemático de la zona horaria
Hagamos los cálculos, porque la mayoría de los organizadores no lo hacen y luego se sorprenden cuando la mitad de su audiencia está dormida. Si elige las 9 a.m. hora del Pacífico (una hora de inicio perfectamente razonable), eso es: 12 p.m. hora del este. 5 p. m. en Londres. 9:30 p. m. en Bombay. 2 a.m. en Tokio. Acaba de decirle a toda su audiencia de Asia y el Pacífico que su participación es opcional.
Dale la vuelta. Las 9 a.m. de Tokio son las 5 p.m. en el Pacífico (día anterior), la medianoche en Londres y las 4:30 a.m. en Mumbai. Literalmente, no existe una única franja horaria que funcione para todas las bandas horarias principales durante las horas normales de vigilia. Este no es un problema de programación que puedas resolver. Es una restricción alrededor de la cual debes diseñar.
La única ventana donde las cuatro bandas horarias principales se superponen en horas posiblemente razonables es aproximadamente de 8 a 10 a. M. UTC, que es: medianoche a 2 a. M. Pacífico, 8 a 10 a. M. Londres, 1:30-3:30 PM Mumbai, 5-7 PM Tokio. Observe cómo esa ventana todavía requiere que las Américas estén levantadas a medianoche. No existe una hora mágica. Deja de buscar uno.
Asíncrono versus sincronización: la decisión fundamental
Una vez que acepta que la participación global sincrónica es imposible, tiene una decisión de diseño: ¿cuánto de su evento es sincrónico (todos participan al mismo tiempo) versus asincrónico (las personas participan según su propio horario)?
El enfoque totalmente sincrónico dice: "Elegiremos una zona horaria y aceptaremos que algunas personas tendrán horarios inconvenientes". Esto es honesto y simple. Funciona cuando tu audiencia está concentrada en 2 o 3 bandas horarias y le pides a la gente que se flexione unas horas, no medio día.
El enfoque totalmente asincrónico dice: "Todo está pregrabado y disponible bajo demanda". Esto es más justo en cuanto a zona horaria, pero mínimamente similar a un evento. Sin ninguna experiencia compartida en tiempo real, su "evento" es en realidad una biblioteca de contenido con una fecha límite. La energía, la urgencia y el sentimiento comunitario de un evento en vivo se evaporan.
The hybrid approach — and this is what works best for most global events — combines both. El contenido principal está pregrabado y disponible bajo demanda. Un conjunto más pequeño de sesiones en vivo (ponencias magistrales, paneles, networking) se lleva a cabo en horarios programados, con el cronograma rotado entre bandas de zonas horarias para que ninguna región siempre se quede con la peor parte.
Si su evento dura varios días, rote los horarios de las sesiones en vivo. Discurso principal del día 1 a las 9 a. m. UTC (bueno para Europa/Asia). Discurso principal del día 2 a las 5 p. m. UTC (bueno para América y Europa). Discurso principal del día 3 a la 1 a. m. UTC (bueno para Asia-Pacífico/América). No es perfecto para nadie, pero es justo para todos. La justicia, no la perfección, es el objetivo alcanzable.
El enfoque de grabar primero
He aquí una idea que parece contradictoria pero que funciona notablemente bien: grabe sus sesiones antes del evento y publíquelas como contenido "en vivo" según un cronograma. Los oradores pregraban sus charlas. Durante la transmisión "en vivo", el orador se une a un chat en vivo o a una sesión de preguntas y respuestas junto con su sesión pregrabada. Los asistentes obtienen contenido pulido (sin fallas técnicas, sin "¿puedes oírme ahora?"), además de interacción en tiempo real con el orador.
Este enfoque tiene varias ventajas para eventos que abarcan zonas horarias. El contenido pregrabado puede transmitirse varias veces en diferentes ventanas de zona horaria. El orador solo necesita estar en vivo durante una transmisión (la ventana de su zona horaria), y las otras transmisiones pueden tener un moderador manejando preguntas y respuestas con preguntas en cola para que el orador responda de forma asincrónica. Los asistentes en cada zona horaria obtienen contenido de la misma calidad y al menos una zona horaria recibe interacción con oradores en vivo.
La barrera psicológica a este enfoque es la palabra "pregrabado", que a los organizadores les preocupa que suene menos valiosa que "en vivo". (Si primero graba, querrá una estrategia de distribución; lo cubrimos en Tratar las grabaciones como un producto..) Pero considere: las charlas TED están pregrabadas, editadas y pulidas, y nadie las considera menores por eso. El valor está en el contenido y la interacción, no en la emoción de ver a alguien presente en tiempo real y tal vez perder las diapositivas.
Programación para superposición máxima
Si debe tener sesiones sincrónicas, la pregunta estratégica es: ¿qué sesiones se benefician más al ser en vivo y cuáles pueden ser asíncronas sin perder mucho?
Sesiones que deben ser en vivo: cualquier cosa interactiva. Sesiones de networking (todas las problema de redes virtuales se aplica aquí), talleres, paneles de preguntas y respuestas, debates colaborativos. El valor de estos formatos proviene de la interacción humana en tiempo real, que no funciona de forma asincrónica.
Sesiones que funcionan bien de forma asincrónica: presentaciones, conferencias magistrales (toma controvertida, lo sé), demostraciones, estudios de casos. Cualquier formato en el que la información fluya principalmente en una dirección es candidato para la pregrabación. El público no pierde nada al verlo tres horas después.
Agrupe sus sesiones en vivo en las ventanas superpuestas donde la mayor parte de su audiencia está despierta. Utilice los datos de registro para averiguar dónde están realmente sus asistentes, no adivine. Si el 60 % de su audiencia se encuentra en América del Norte y Europa, optimice para esa superposición (tarde UTC) y proporcione alternativas asincrónicas para APAC. Si su audiencia está distribuida uniformemente, tendrá que tomar decisiones más difíciles y la estrategia de rotación se vuelve esencial.
El problema de desgaste "Solo veré la grabación"
Cuando ofreces grabaciones de todas las sesiones, creas una trampilla de escape que utilizará una parte importante de tu audiencia. "No necesito despertarme a las 5 a.m. Solo veré la grabación más tarde". El problema: "más tarde" a menudo significa "nunca". Las tasas de visualización de grabaciones de contenido de eventos en vivo suelen ser del 20% al 40% de las personas que dijeron que lo verían más tarde. El resto tenía buenas intenciones y la bandeja de entrada llena.
No se puede eliminar este desgaste, pero sí reducirlo. El acceso por tiempo limitado crea urgencia: "grabaciones disponibles durante 30 días después del evento". El contenido exclusivo en vivo crea FOMO: "la sesión de preguntas y respuestas después de esta conferencia magistral es solo en vivo y no se grabará". Los componentes sociales crean atracción: si las redes y las discusiones en vivo son realmente valiosas, las personas se presentarán en vivo para participar en ellas incluso si planean ver las charlas más tarde.
Diseñe su evento con múltiples niveles de participación. Nivel 1: mira grabaciones según tu propio horario. Nivel 2: asista a sesiones en vivo en su zona horaria. Nivel 3: participar en networking en vivo y sesiones interactivas. Haga que cada nivel sea visiblemente más valioso que el anterior. Las personas seleccionan por sí mismas el nivel que coincide con su zona horaria, conveniencia y nivel de interés.
Mantenerlo justo para APAC (porque nadie más lo hará)
Si su organización tiene su sede en América del Norte o Europa, su programación predeterminada pondrá sistemáticamente en desventaja a los asistentes de Asia-Pacífico. Esto no es malicia; es la gravedad. Las personas programan primero su propia zona horaria y luego la de los demás. El resultado es que los asistentes de APAC reciben perpetuamente las sesiones "fuera de horario", los oradores menos destacados y los espacios para establecer contactos que se realizan a medianoche.
Solucionar esto requiere un esfuerzo intencional. Coloque una sesión destacada en la ventana compatible con APAC. No es la sesión de relleno "aquí hay un resumen de los aspectos más destacados de hoy", sino un discurso de apertura real o un panel de alto perfil. Dote los espacios de networking de APAC con anfitriones y facilitadores reales, no solo una sala Zoom abierta. Asegúrese de que el contenido asíncrono sea realmente equivalente al contenido en vivo, no una versión diluida.
Y comunique el horario con claridad de zona horaria. No "2 PM ET", que requiere cálculo mental de cualquier persona fuera de la zona horaria del Este, sino un horario consciente de la zona horaria que muestra cada sesión en la hora local del asistente. Esto parece un pequeño detalle. Para alguien que mira un horario tratando de descubrir qué significa "2 PM ET" en IST, no es nada pequeño.
La programación de eventos de Kagibag muestra automáticamente las sesiones de los asistentes en su zona horaria local, sin necesidad de cálculos de conversión. Los datos de registro le brindan la distribución geográfica de su audiencia para que pueda programar estratégicamente en lugar de adivinar. Los niveles de entradas se pueden asignar a los niveles de participación (solo asíncrono frente a acceso completo en vivo) y las comunicaciones de los asistentes se pueden segmentar por zona horaria para que su recordatorio de "empezar en 1 hora" realmente llegue a las personas adecuadas. Las matemáticas de la zona horaria todavía son difíciles. Las herramientas no deberían hacerlo más difícil.
Dirigiendo un global conferencia significa aceptar que no se puede brindar a todos la misma experiencia al mismo tiempo. Lo que puedes hacer es brindarles a todos una experiencia equivalente (contenido de la misma calidad, mismas oportunidades de networking, mismo acceso), pero no simultáneamente. Los eventos que hacen esto bien no pretenden que las zonas horarias no sean un problema. Diseñan en torno a la restricción de manera honesta y comunican las compensaciones de manera transparente. Sus asistentes de APAC no esperan la perfección. Esperan que no sea una ocurrencia tardía. Esa es una barra mucho más alcanzable.