La propuesta para eventos híbridos suena genial en una presentación de diapositivas: "¡Llegue a audiencias tanto presenciales como remotas! ¡Lo mejor de ambos mundos! ¡Máxima accesibilidad!" En la práctica, los eventos híbridos son dos eventos que llevan una gabardina y pretenden ser un solo evento. Y si no se reconoce esa verdad fundamental desde el principio, se estará defraudando a una audiencia (casi siempre la remota) y se gastará más dinero del que cualquiera de los eventos habría costado por sí solo.
El problema del ciudadano de segunda clase
Esto es lo que sucede en casi todos los eventos híbridos: la experiencia en persona se diseña primero, íntegramente y con amor. Entonces alguien dice "deberíamos dejar que la gente remota también mire" y se incorpora el componente híbrido. Una cámara al fondo de la sala. Un enlace de Zoom. Quizás una ventana de chat que nadie en el escenario pueda ver. La audiencia remota observa a un pequeño orador en un podio a 50 pies de distancia, con audio que capta el sistema HVAC mejor que el presentador y un chat que el moderador revisa una vez cada 20 minutos.
Los asistentes remotos saben cuándo son una ocurrencia tardía. Pueden sentirlo en el ángulo de la cámara, la calidad del audio y la forma en que nadie responde a sus preguntas. Y responden racionalmente: se desvinculan. Silencian la pestaña. Revisan el correo electrónico. En la tercera sesión, su "audiencia híbrida" es una colección de pestañas abiertas del navegador que nadie está mirando.
Este no es un problema tecnológico. Es un problema de diseño. No se puede diseñar para una audiencia y esperar que la otra esté satisfecha con lo que sea que se caiga de la mesa. Cada audiencia necesita su propia experiencia intencional.
Los requisitos tecnológicos reales (no lo que piensas)
La mayoría de la gente piensa que el desafío tecnológico de los eventos híbridos es el "streaming". Que no es. El streaming es un problema resuelto. OBS, Zoom, Vimeo, YouTube Live: elige uno, funciona bien. Los desafíos tecnológicos reales son:
- Audio. Específicamente, hacer llegar el audio de la sala a espectadores remotos sin que suene como una grabación realizada dentro de un bote de basura. Esto requiere micrófonos adecuados en los parlantes (micrófonos de solapa, no micrófonos de sala), una alimentación de audio directa a su configuración de transmisión y alguien que monitoree la salida en tiempo real.
- Trabajo de cámara. Un solo plano amplio desde el fondo de la sala es inútil. Los espectadores remotos necesitan ver las diapositivas con claridad y la cara del orador, lo que normalmente significa al menos dos ángulos de cámara con conmutación. Esto requiere un operador humano, no un trípode que se coloca y se olvida.
- Comunicación bidireccional. Los asistentes remotos deben poder hacer preguntas y que las escuchen en la sala. Esto requiere un moderador dedicado, una persona real cuyo único trabajo es monitorear el chat remoto y transmitir preguntas a la sala.
¿Notas el patrón? Cada requisito tecnológico real es en realidad un requisito de personal. Los eventos híbridos no son caros gracias a la tecnología. They're expensive because of the people you need to run the technology.
Para cada sala con sistema híbrido: un operador de cámara, un técnico de audio (puede ser la misma persona si la sala es pequeña) y un moderador de chat. El moderador del chat no es negociable. Sin una persona dedicada a transmitir preguntas remotas, el componente híbrido es solo una transmisión en vivo, y las transmisiones en vivo sin interacción son solo grabaciones con peor programación.
Precios Dos Experiencias
¿Cómo se valora un evento híbrido? Aquí es donde los organizadores se enredan. El billete remoto cuesta "menos" que el presencial, ¿verdad? Sin viajes, sin lugar, sin comida. Pero también se necesitó dinero real para producir el componente híbrido. Y si le pones un precio demasiado bajo al boleto remoto, canibalizas tu asistencia en persona: ¿por qué volar por todo el país y pagar un hotel cuando puedes verlo desde tu sofá por $49?
Los modelos de precios que funcionan tienden a dividirse en dos categorías. La primera: los boletos remotos cuestan aproximadamente entre el 30% y el 50% del precio del boleto en persona, lo que refleja la experiencia reducida. La segunda, que me parece más inteligente: las entradas remotas y presenciales tienen el mismo precio, pero incluyen cosas diferentes. La entrada presencial incluye la experiencia física (comida, networking, conversaciones en el pasillo). El boleto remoto incluye extras que los asistentes en persona no obtienen: acceso permanente a las grabaciones, sesiones exclusivas de preguntas y respuestas remotas con oradores y un componente de networking digital seleccionado.
La idea clave es dejar de pensar en lo remoto como "cosas menos en persona" y comenzar a pensar en ello como "una experiencia diferente con diferentes beneficios". Cuando cada tipo de billete tiene un valor único, los precios se vuelven menos polémicos y la canibalización disminuye. (Si vas por este camino, querrás una estrategia real para tratar esas grabaciones como un producto.)
Establecimiento de redes a través de la brecha física/digital
Este es el problema más difícil en los eventos híbridos y seré honesto: nadie lo ha resuelto por completo. La conversación en el pasillo (el encuentro espontáneo y fortuito que los asistentes califican constantemente como la parte más valiosa de las conferencias) no se traduce en un formato híbrido. No se puede tener una conversación en el pasillo cuando la mitad de las personas están en el pasillo y la otra mitad en la oficina de su casa.
Los enfoques que funcionan menos mal (y he escrito más sobre redes virtuales que realmente funcionan): sesiones estructuradas de networking rápido que unen a asistentes en persona y remotos a través de videollamada. Canales de discusión temáticos donde ambas audiencias participan de forma asincrónica. Sesiones de "pregunte al orador" que son primero remotas (el orador se une a una videollamada después de su charla, abierta a ambas audiencias).
Lo que no funciona: poner una pantalla en un carrito con ruedas y hacerla rodar por el lugar para que los asistentes remotos puedan "experimentar" el evento. He visto este intento. Es tan incómodo como parece. Nadie quiere tener una pequeña charla con un iPad en un palo.
Cuando el híbrido funciona (y cuando no)
Híbrido funciona bien para la entrega de contenido. Charlas, paneles, conferencias magistrales: cualquier cosa en la que una persona se presente ante una audiencia se traduce razonablemente bien en un híbrido, siempre que se invierta en la calidad de la producción para espectadores remotos.
Hybrid funciona mal para cualquier cosa interactiva. Talleres, desconferencias, mesas redondas, hackatones: estos formatos se basan en la interacción humana en tiempo real y con un gran ancho de banda que se degrada significativamente a través de la frontera física/digital. Realizar un taller en el que algunos participantes están en la sala y otros en Zoom crea dos conversaciones separadas que necesitan ser unidas constantemente, lo que agota al facilitador y frustra a ambos grupos.
Híbrido funciona terriblemente para la creación de redes. Ya he dicho esto pero vale la pena repetirlo porque los organizadores siguen intentando que funcione. Si la creación de redes es la principal propuesta de valor de su evento, no opte por el método híbrido. Organiza dos eventos separados (un evento en persona y un evento virtual) y deja que cada uno sea excelente en lo que es bueno. Aplastarlos no crea sinergia. Crea compromiso.
Antes de comprometerse con el híbrido, pregúntese: "¿Estoy haciendo esto porque realmente sirve a ambas audiencias o porque suena impresionante y tengo miedo de dejar dinero sobre la mesa?" Si es lo último, compare los números de los costos de producción del componente híbrido con los ingresos proyectados por boletos remotos. Las matemáticas suelen ser menos favorables de lo que sugieren las vibraciones.
Kagibag maneja bien el lado de gestión de eventos del sistema híbrido: niveles de entradas separados para presencial y remota, gestión unificada de asistentes para ambas audiencias y distribución de contenido posterior al evento a los segmentos correctos. Donde no reemplazará su configuración de transmisión, su equipo de producción o el trabajo de diseño fundamental de crear dos experiencias intencionales. Híbrido es un formato en el que la plataforma se encarga de la logística, pero el diseño de la experiencia depende directamente de usted.
el mejor eventos pagados Los que se vuelven híbridos comparten un rasgo: el organizador decidió claramente, de antemano, que realizarían dos eventos simultáneamente y dotarían de personal y presupuesto en consecuencia. Los peores son aquellos en los que alguien dijo "simplemente pon una cámara en la habitación" y lo llamó híbrido. Sepa cuál está construyendo antes de vender el primer boleto.