Pagaste $800 por el boleto. Su empresa cubrió el hotel, lo que significa que les debe un informe de viaje. Tienes tres días, 47 sesiones a las que puedes asistir, una sala de exposiciones del tamaño de un aeropuerto pequeño y una recepción para establecer contactos donde 400 personas intentarán establecer conexiones significativas mientras sostienen platos de aperitivos tibios. La pregunta no es si la conferencia vale la pena. La pregunta es si obtendrá suficiente valor para justificar la inversión, o si pasará tres días asistiendo a sesiones que podría haber visto en YouTube y regresará a casa con una bolsa llena de artículos y nada procesable.
La mayoría de los asistentes a la conferencia lo improvisan. Aparecen, escanean el cronograma, siguen a la multitud y esperan que sucedan cosas útiles. A veces lo hacen. Normalmente no lo hacen. Los asistentes que consistentemente obtienen valor de las conferencias las abordan como proyectos de trabajo: con preparación, estrategia y una definición clara de éxito.
Tarea previa a la conferencia (Sí, de verdad)
El trabajo de una buena conferencia comienza una semana antes de tu llegada. Descarga el cronograma. Lea las descripciones de las sesiones, todas, no solo las que tienen títulos interesantes. Identifique a los oradores que sean profesionales, no sólo oradores profesionales. Busque los expositores y marque los tres o cuatro que realmente sean relevantes para su trabajo.
Más importante aún: define tus objetivos. No "aprender cosas": objetivos reales. "Encuentre dos proveedores potenciales para nuestra migración de análisis". "Comprender cómo otras empresas están manejando [problema específico]". "Conozco a tres personas de mi industria a las que puedo llamar después de la conferencia". Las metas específicas producen un comportamiento específico. Las metas vagas producen deambulación.
Consulte la lista de asistentes si hay alguna disponible. Muchas conferencias tienen directorios o aplicaciones de networking. Identifique a las personas que desea conocer y comuníquese con ellas antes de la conferencia: "Veo que ambos asistiremos. ¿Le gustaría tomar un café durante el descanso del martes por la mañana?" Programar conversaciones previamente suena agresivo, pero así es como operan las personas más conectadas en cada conferencia. No dejan al azar la construcción de relaciones.
Conflictos en el horario de la conferencia: el dilema del asistente
Tres pistas. Mismo horario. Una sesión sobre el tema por el que viniste, otra con un orador del que todos hablan, una que suena inesperadamente relevante para un problema que estás enfrentando en este momento. Puedes asistir a uno. Los otros dos se han ido para siempre, o al menos hasta el salen las grabaciones, que resuelve la brecha de información pero no la brecha de redes.
Este es el marco de decisión: asiste a la sesión donde aprenderás algo que no podrás aprender de la grabación. Paneles con preguntas y respuestas en vivo, talleres interactivos y debates en grupos pequeños: estas son experiencias fundamentalmente diferentes en persona y en video. ¿Una conferencia magistral bien producida? Mira la grabación. ¿Un taller de 30 personas donde harás ejercicios y hablarás con el facilitador? Estar allí en persona.
El otro factor: quién está en la sala. Si la sesión sobre análisis de la cadena de suministro atraerá a otros profesionales de la cadena de suministro, el networking durante el descanso posterior a esa sesión es potencialmente más valioso que la sesión misma. Estarás en una sala con 50 personas que se autoseleccionaron según tu tema. Se trata de una oportunidad de networking seleccionada por la que pagaría más en cualquier otro evento.
Establecer contactos con intención, no con desesperación
Hay dos modos de creación de redes de conferencias. Modo uno: deambular por la recepción con la esperanza de encontrarte con alguien relevante, conversar sobre el lugar, intercambiar tarjetas que nunca volverás a mirar. Modo dos: llegar con una breve lista de personas que desea conocer, haber hecho suficientes tareas para iniciar una conversación sustancial y realizar un seguimiento dentro de las 48 horas.
El modo dos suena intenso. Es intenso. También es el único modo que produce relaciones profesionales duraderas a partir de un evento de tres días. El listón para establecer contactos en conferencias es sorprendentemente bajo: la mayoría de las personas están en el modo uno. La persona que dice "Leí su charla de la conferencia del año pasado y tenía una pregunta sobre su enfoque hacia X" se ha diferenciado inmediatamente del 95% de la sala.
La calidad sobre la cantidad se aplica aquí con extremo prejuicio. Cinco conversaciones genuinas en las que se intercambian ideas reales valen más que 30 escaneos de credenciales y una pila de tarjetas de presentación. Si sale de la conferencia con tres personas a las que realmente llamaría por un problema laboral, habrá tenido una experiencia de networking exitosa. Si te vas con 50 LinkedIn conexiones y ninguna relación más profunda que "nos conocimos en esa cosa", no lo has hecho.
Tomar notas que realmente sean útiles más adelante
La trampa de tomar notas en la conferencia: escribes todo lo que dice el orador, produciendo tres páginas de notas por sesión que nunca volverás a leer. Dos semanas después, abre su cuaderno y ve una página que dice "Optimización del proceso de aprendizaje automático: ¡importante!". y no tengo idea de qué era importante ni por qué.
Mejor enfoque: para cada sesión, capture exactamente tres cosas. Una idea que no tenías antes. Una acción que deseas tomar cuando llegues a casa. Una persona o recurso para realizar el seguimiento. Eso es todo. Tres cosas por sesión, claramente escritas y aplicables de inmediato. Después de una conferencia completa, tendrá entre 15 y 20 elementos que son lo suficientemente concisos como para revisarlos y actuar en consecuencia.
La otra cosa que vale la pena documentar: a quién conociste. No sólo nombres: contexto. "Maria Chen, vicepresidenta de ingeniería de Dataflow, interesada en nuestro enfoque de la arquitectura basada en eventos, dijo que le enviaríamos un correo electrónico la próxima semana". Esto toma 20 segundos después de una conversación y es la diferencia entre un seguimiento que hace referencia a una discusión real y un correo electrónico genérico "encantado de conocerte".
Estrategia de sala de exposiciones para asistentes a conferencias
La sala de exposiciones está diseñada para abrumarte. Cientos de stands, cada uno atendido por alguien capacitado para captar su atención, escanear su placay agregarte a una campaña de goteo. Recorrerlo sin un plan significa que pasarás dos horas hablando con proveedores que no necesitas y te perderás los tres que realmente querías ver.
Haga la revisión del plano de planta antes de llegar. Identifique sus stands objetivo. Visítelos temprano el primer día, cuando el personal del stand esté fresco y las filas sean cortas. Tenga sus preguntas listas: "Estoy evaluando soluciones para X. ¿Puede explicarme cómo maneja Y?" Esto indica que eres un cliente potencial real, no un escaneo de insignia, y obtendrás una mejor conversación al respecto.
Para todo lo demás, realice un recorrido a un ritmo cómodo para ver qué le llama la atención y luego listo. La sala de exposiciones no es el lugar donde reside el valor de la conferencia. Es un complemento a las sesiones y el networking, no un sustituto. Pasar medio día viendo demostraciones de stands rara vez es el mejor uso del tiempo de su conferencia.
Desde el punto de vista de los asistentes, las conferencias impulsadas por Kagibag le brindan herramientas que hacen que todo esto sea más fácil: explore los perfiles de los asistentes para planificar con quién desea reunirse, cree un cronograma personalizado a partir del catálogo de sesiones, use las funciones de networking para conectarse con otros asistentes antes y durante el evento, y acceda a los materiales de la sesión y a la información de los oradores en un solo lugar.
El perfil de asistente que usted completa durante el registro no es solo una recopilación de datos: lo hace más fácil de encontrar para otros asistentes que, como usted, intentan establecer contactos con intención.
El plan de acción posterior a la conferencia
El vuelo a casa es cuando la conferencia produce valor o se une al cementerio de experiencias "que fueron interesantes" que no generaron ningún cambio duradero. Las 48 horas posteriores a una conferencia son una ventana de cierre: los conocimientos son nuevos, las conexiones son cálidas y su motivación está en un pico temporal.
En el vuelo (o la primera mañana de regreso): revisa tus notas de tres cosas por sesión. Consolide los elementos de acción en una sola lista. Envíe todos los correos electrónicos de seguimiento que deba, todos ellos hoy, mientras el destinatario aún lo recuerda. "Encantado de conocerte en [Conferencia]; aquí está el recurso que mencioné. Busquemos tiempo para esa llamada la próxima semana".
Escriba el informe de viaje que su empresa espera, pero escríbalo usted mismo primero. No es un resumen de las sesiones a las que asistió, sino un documento que responde: ¿Qué aprendí que cambia la forma en que debemos abordar [problema específico]? ¿A quién conocí y con quién deberíamos hacer un seguimiento? ¿Qué herramientas o enfoques deberíamos evaluar? Si tu empresa también patrocinar conferencias, este informe alimenta el cálculo del ROI para el presupuesto del próximo año. Este es el documento que convierte la asistencia a la conferencia de un gasto a una inversión. Y sólo se escribe si lo haces dentro de una semana, porque para la segunda semana, la conferencia es borrosa y el bolso de mano está en el armario.