모두가 자신이 책임자라고 생각하는 40명의 자원봉사자 조정하기

당신은 자원봉사자를 요청했고 40명이 손을 들었습니다. 축하합니다. 이제 당신은 각자가 당신의 이벤트의 주인공이라고 믿는 40명을 갖게 되었습니다. 그들 중 절반은 훌륭한 일을 할 것입니다. 4분의 1은 지속적인 지시가 필요할 것입니다. 그리고 최소한 세 명은 "경험이 있다"고 주장하며 행사 당일 전체 운영을 재조직하려고 할 것입니다.

자원봉사자 조정은 이벤트 관리의 못생긴 형제입니다 — 모든 복잡성, 예산은 없습니다. 자원봉사자를 해고할 수 없습니다. 그들에게 성과 평가를 줄 수 없습니다. 오직 동기가 부여된 사람들이 서로에게 에너지를 쏟지 않고 생산적으로 에너지를 발휘할 수 있도록 충분히 명확한 시스템을 만들어야 합니다.

자원봉사자 관리란 다른 모자를 쓴 이벤트 관리입니다

모든 것을 바꾸는 재구성은 다음과 같습니다: 당신의 자원봉사자는 도우미가 아닙니다. 그들은 책임이 있는 참석자입니다. 참석자 관리의 모든 원칙이 적용됩니다. 그들은 도착하기 전에 명확한 기대가 필요합니다. 그들이 도착했을 때 오리엔테이션이 필요합니다. 그들이 참조할 수 있는 일정이 필요합니다. 질문이 있을 때 누구에게 가야 하는지 알아야 합니다. 그리고 그들의 시간이 존중받았다고 느껴야 합니다.

대부분의 자원봉사자 조정자는 이러한 구조 없이 바로 업무 할당으로 넘어갑니다. "당신은 등록 테이블에 있고, 당신은 주차를 안내하고, 당신은 음식을 처리합니다." 그런 다음 등록 테이블 담당자가 "도움이 필요해 보였다"고 음식을 도와주러 가서 등록이 20분 동안 비어 있는 것에 놀라곤 합니다.

구조가 핵심입니다. 명확한 경계가 있는 한 페이지 역할 시트 — 당신이 하는 것, 하지 않는 것, 보고할 사람, 근무가 끝나는 시간 — 이 80%의 혼란을 없애줍니다. 자원봉사자가 무능력해서가 아니라, 경계가 없는 유능한 사람들이 가장 긴급해 보이는 것에 최적화하기 때문입니다. 그것은 거의 항상 당신이 그들에게 하기를 원하는 것이 아닙니다.

너무 많은 요리사 문제

모든 자원봉사자 그룹에는 전체를 운영해야 한다고 생각하는 최소 두 명이 있습니다. 그들은 쉽게 알아볼 수 있습니다: 그들은 일찍 도착하고, 즉시 설정을 재배치하기 시작하며, 그들의 문장은 "우리가 정말 해야 할 것은..."로 시작합니다. 그들은 성가시게도 개별 세부 사항에 대해 종종 맞지만, 더 큰 그림에 대해서는 재앙적으로 잘못된 경우가 많습니다.

해결책은 그들의 주도성을 억제하는 것이 아닙니다. 그것을 제한하는 것입니다. 자연적인 리더에게 실제 리더십 역할을 부여하세요 — 특정 영역에 대한 팀 리드로 그들의 도메인 내에서 진정한 권한을 부여합니다. 모든 것을 재조직하고 싶어하는 사람은? 그들을 설정 및 분해 책임자로 두세요. 이제 그들의 조직 에너지가 채널과 경계를 갖게 됩니다. 그들은 등록 흐름에 손대지 않고도 설정을 최적화할 수 있습니다.

핵심은 이러한 역할을 이벤트 전에 실제로 만드는 것입니다. "당신을 체크인 구역 책임자로 임명합니다"라고 이벤트 3주 전에 서면 범위와 함께 말하는 것은 리더십입니다. 문이 열리기 15분 전에 두 사람이 접이식 테이블을 들고 "당신을 체크인 구역 책임자로 임명합니다"라고 말하는 것은 절박함이며, 그들은 이를 알 것입니다.

끊어지지 않는 소통 체계

40명의 자원봉사자가 모두 한 코디네이터에게 보고할 수는 없습니다. 이는 대부분의 조직자가 이벤트가 진행될수록 점점 더 스트레스를 받고 연락이 닿지 않게 되는 수학 문제입니다. 세 시간이 지나면, 당신은 자신의 시스템에서 병목 현상이 되어 주차장에서 네 사람의 질문에 답하고 있는 동안 다섯 번째 위기가 음식 테이블에서 발생하고 있습니다.

해결책은 소통 나무입니다. 듣기에는 지루하지만 꼭 필요한 것입니다. 당신은 세 명 또는 네 명의 팀 리더와 대화합니다. 팀 리더는 그들의 자원봉사자와 대화합니다. 자원봉사자는 팀 리더와 대화합니다. 당신과는 대화하지 않습니다. 당신에게 에스컬레이션되는 것은 진정으로 당신의 권한이 필요한 결정 — 예산 변경, 안전 문제, 그리고 기조 연설자가 주차 공간을 찾지 못하는 불가피한 순간뿐입니다.

이것은 실제로 시행할 경우에만 효과가 있습니다. 자원봉사자가 팀 리더가 대답할 수 있는 질문을 가지고 당신에게 오는 첫 번째 경우에는 그들을 다시 방향을 돌려보세요. 친절하게, 단호하게. "좋은 질문이에요 — Sarah에게 확인해 보세요, 그녀가 그 분야를 담당하고 있어요." 처음 세 번은 무례하게 느껴질 수 있습니다. 네 번째부터는 시스템이 작동합니다.

비하하지 않는 감사

자원봉사자 감사 산업 복합체는 정말로 민망한 유물들을 만들어냈습니다. "세계 최고의 자원봉사자" 인증서. 위로의 상으로 느껴지는 피자 파티. "놀라운"이라는 단어를 열한 번이나 사용하고, 독성이 강한 긍정성을 위해 특별히 훈련된 챗봇이 생성한 것처럼 읽히는 감사 이메일.

진정한 감사는 구체적입니다. "체크인 줄이 길어졌을 때 한 시간 더 남아 주셔서 감사합니다 — 덕분에 전체 입구가 원활하게 진행되었습니다"는 "당신은 놀랍습니다!"와는 다릅니다. 구체적인 인식은 자원봉사자에게 누군가가 그들이 실제로 한 일을 알아차렸다는 것을 알려줍니다. 단순히 나타났다는 것이 아닙니다.

사람들이 간과하는 또 다른 점: 이벤트 중의 존중은 감사보다 더 가치가 있습니다. 적절한 휴식. 실제로 지켜지는 명확한 근무 종료 시간. 일을 하는 사람들을 위한 물과 음식, 참석자만을 위한 것이 아닙니다. 화장실을 가고 싶을 때 그들을 대신해 줄 누군가. 자원봉사자 대우의 기준은 충격적으로 낮으며, 이를 넘는 것은 거의 비용이 들지 않습니다.

이벤트 후 제스처를 하고 싶다면 — 그리고 그렇게 해야 합니다 — 개인적이고 비례적으로 만드세요. 손편지가 인증서보다 낫습니다. 다음 번에 특정 역할을 원할지 진정으로 물어보는 것이 "우리는 당신 없이는 할 수 없었습니다!"라는 대량 이메일보다 낫습니다.

자원봉사자 유지: 다음 번에 그들을 다시 데려오기

40명의 자원봉사자를 한 번 모집하는 것은 어렵습니다. 매년 네 번 40명의 자원봉사자를 처음부터 모집하는 것은 지속 가능하지 않습니다. 전체 게임은 유지이며, 자원봉사자 유지율은 참석자 유지율과 동일한 패턴을 따릅니다.: 사람들은 유용하다고 느끼고, 연결되어 있으며, 착취당하지 않았다고 느낄 때 돌아옵니다.

가장 큰 유지율 저하는 단순히 따뜻한 몸으로 존재했다는 느낌입니다. 만약 당신의 자원봉사자가 "등록 이쪽"이라는 표지판 옆에 네 시간 서서 여섯 사람과 대화했다면, 그들은 돌아오지 않을 것입니다. 만약 그들이 등록 테이블에서 실제로 사람들을 체크인하고 문제를 해결하며 운영의 중요한 부분으로 느꼈다면, 그들은 아마 돌아올 것입니다.

중요한 역할을 설계하세요. 사람들이 휴식을 취할 수 있도록 약간 과다 배치하되, 절반이 할 일이 없을 정도로는 과다 배치하지 마세요. 이후에 브리핑을 하세요 — 심지어 5분의 대화나 짧은 설문조사라도 — 무엇이 효과적이었고 무엇이 효과적이지 않았는지 물어보세요. 이는 두 가지를 달성합니다: 개선할 데이터를 제공하고, 그들의 경험에 대해 신경 쓰고 있다는 신호를 보냅니다. 단순히 그들의 노동력만이 아닙니다.

가장 좋은 자원봉사자 코디네이터는 이벤트 사이에 명단을 유지합니다. 메일링 리스트가 아니라 — 관계입니다. 그들은 Marcus가 아침 근무를 선호한다는 것을 알고 있습니다. 그들은 Elena가 처음 참석하는 사람들과 잘 어울린다는 것을 알고 있습니다. 그들은 David가 무엇이든 수락하지만 실제로는 세팅에서 뛰어난 것을 알고 있습니다. 다음 이벤트가 올 때, 그들은 일반적인 등록 양식을 보내지 않습니다. 그들은 특정 요청으로 연락합니다: "David, 다시 세팅을 이끌 수 있나요? 같은 7 AM 호출 시간입니다." 이는 단순히 효율적일 뿐만 아니라 존중하는 것입니다. 그리고 존중받는 자원봉사자는 돌아오는 자원봉사자입니다. 당신이 컨퍼런스를 운영하든지 간에. 또는 비영리 갈라, 자원봉사 수치는 동일합니다.