키노트 슬롯을 원하는 60명의 연사 관리하기

당신은 3주 전에 제안 요청을 열었고 이제 247개의 제출물을 바라보고 있습니다. 그 중 60개는 정말 좋고, 그 60명 모두가 기조 연설 자리를 차지해야 한다고 생각합니다. 이것이 바로 연사 관리 문제이며, 이벤트 기획 가이드를 작성하는 사람들은 결코 유명한 업계 인물에게 화요일 오후 2:30에 C룸으로 배정되었다고 말해야 하는 경험이 없기 때문에 아무도 이에 대해 경고하지 않습니다.

제안 요청 인박스 문제

제안 요청은 낙관이 죽는 곳입니다. 당신은 "우리는 훌륭한 제출물을 받고 최상의 것들을 신중하게 선별할 것이다"라고 생각하며 설정했습니다. 실제로 일어나는 일은 훌륭한 것부터 "이 사람이 우리 이벤트 설명서를 읽었는가?"까지 다양한 제안의 쓰나미입니다. 그리고 그 모든 것에 응답이 필요합니다.

양이 어려운 부분이 아닙니다. 어려운 부분은 CFP 제출물이 비교를 거의 불가능하게 만드는 형식으로 도착한다는 것입니다. 한 사람은 학습 목표가 포함된 세 개의 단락으로 상세한 세션 개요를 작성합니다. 다음 사람은 "AI에 대해 이야기하겠다"고 적고 자신의 트위터 프로필 링크를 포함합니다. 세 번째는 인용이 포함된 박사 논문 초록을 제출합니다. 당신은 이들을 동등한 기준으로 평가해야 합니다.

여기서의 움직임은 — 이게 명백하게 들리겠지만 거의 아무도 하지 않는 것 — 일관성을 강제하는 구조화된 제출 양식입니다. 제목. 200단어 이하의 초록. 세 가지 주요 시사점. 대상 청중. 이전 발표 경험(링크 포함, 자기 평가 아님). 모두가 같은 상자를 채우면 비교가 가능해집니다. 사람들이 자유롭게 텍스트를 입력하게 하면 더 나은 작가에게 무의식적으로 편향될 것이며, 이는 더 나은 발표자와는 다릅니다.

적을 만들지 않고 거절하는 기술

당신은 연사들을 선택했습니다. 이제 187명을 거절해야 하며, 그 중 일부는 다음 10년 동안 업계 이벤트에서 볼 수 있을 것입니다. 대부분의 주최자는 여기서 영혼을 짓누르는 일반적인 거절 양식을 보내거나("제출해 주셔서 감사합니다. 불행히도 제안서의 양이 많아...") 더 나쁘게는 아예 응답하지 않습니다.

둘 다 나쁩니다. 양식 거절은 용서할 수 있지만 잊혀질 것입니다. 유령처럼 응답하지 않는 것은 경력에 해롭습니다 — 당신에게는 그렇지 않습니다. 사람들은 이야기합니다. "나는 그 컨퍼런스에 제출했지만 아무런 응답도 받지 못했다"는 문장은 당신의 이벤트를 수년간 따라다닐 것입니다.

올바른 접근 방식은 더 많은 노력이 필요하지만 복리 이자를 제공합니다: 특정 피드백 한 가지를 포함한 개인 거절을 보내세요. "분산 캐싱에 대한 당신의 제안은 강력했지만, 우리는 그 분야에서 세 개의 제출을 받았고 라이브 데모 구성 요소가 포함된 것을 선택했습니다." 거절당한 사람에게 30초의 글쓰기로 부정적인 것을 관계로 전환합니다. 그 거절된 연사는 내년에 더 나은 제안으로 돌아오고, 그들은 동료들에게 당신의 CFP가 노력할 가치가 있다고 말합니다.

연사 자아와 기조 연설 계층

이벤트 기획 블로그 게시물에 아무도 언급하지 않는 것에 대해 이야기해봅시다: 연사 자아. 대부분의 연사들은 훌륭하고, 전문적이며, 함께 일하기 쉽습니다. 그리고 나머지 약 15%는 당신의 삶을 협상 연습으로 만들어서 인질 중재자가 땀을 흘리게 할 것입니다.

요청은 합리적으로 시작됩니다. "더 긴 슬롯을 받을 수 있을까요?" 물론, 아마도. "주요 홀에서 발표할 수 있을까요?" 두고 봅시다. "다른 시간 슬롯을 가질 수 있을까요? 저는 아침을 하지 않아요." 알겠습니다, 우리는 한계를 넘고 있습니다. "저는 제 전용 탈의실과 특정 브랜드의 스파클링 워터가 필요합니다." 선생님, 여기는 메리어트에서 열리는 기술 컨퍼런스입니다.

중요한 것은 기대치를 조기에 서면으로 설정하는 것입니다. 당신의 연사 계약 — 당신은 연사 계약이 있죠? — 은 연사들이 무엇을 받을 수 있는지 정확히 명시해야 합니다: 그들의 슬롯 길이, 방 배정 과정, 제공되는 A/V, 슬라이드 제출 마감일, 그리고 당신이 일정 변경 권리를 보유하고 있다는 사실. "하지만 저는 주요 무대에 설 줄 알았어요"라는 여지를 남기지 마세요.

기조 연설 슬롯에 관해서는: CFP가 열리기 전에 기조 연설자를 결정하세요. 그들을 직접 초대하세요. CFP는 일반 세션을 위한 것입니다. 이 두 트랙을 혼합하는 것은 브레이크아웃 세션을 제출한 사람이 기조 연설로 "업그레이드"되지 않았다고 느끼게 만드는 방법입니다. (이것은 당신이 juggling 할 때 더욱 복잡해집니다.다중 트랙 컨퍼런스 일정 조정.) 프로세스를 완전히 분리하세요.

서로 모순되는 A/V 요구사항

스피커 A는 HDMI가 필요합니다. 스피커 B는 USB-C만 있습니다. 스피커 C는 자신의 노트북을 가져오지만 내장 비디오 클립을 위한 오디오 출력이 필요합니다. 스피커 D는 라이브 데모를 하고 싶어하며 유선 이더넷이 필요합니다. 스피커 E는 iPad에서 발표합니다. 스피커 F는 두 개의 화면을 사용하고 싶어합니다. 그리고 이 모든 사람들이 같은 방에서 연속적으로 발표하며 세션 간 전환을 위해 5분의 시간이 있습니다.

이 문제는 해결할 수 있지만, 미리 해결해야만 가능합니다. 이벤트 최소 4주 전에 A/V 요구사항을 수집하세요. "어떤 노트북을 사용하나요?"가 아니라, 구체적인 체크리스트: 커넥터 유형, 오디오 필요, 인터넷 요구사항, 슬라이드 비율 선호, 신뢰 모니터가 필요한지 여부. 그런 다음 이 목록을 A/V 팀(또는 자원이 부족할 경우 "기술에 능숙한" 친구)에게 전달하고 실제로 가능한 것이 무엇인지 알려주도록 하세요.

실제 도움이 되는 스피커 준비

대부분의 컨퍼런스는 스피커에게 로고 파일, WiFi 비밀번호 및 소셜 미디어에서 이벤트를 홍보해 달라는 요청이 포함된 "스피커 키트"를 보냅니다. 이것은 스피커 준비가 아닙니다. 이것은 다른 이름의 마케팅 자료입니다.

실제 스피커 준비는 사람들이 실제로 알아야 할 것을 알려주는 것입니다. 방 배치는 어떻게 되나요? 그들의 트랙에서 세션에 일반적으로 몇 명이 참석하나요? 사회자나 Q&A 마이크 운영자가 있나요? "5분 남았습니다"라는 신호는 무엇인가요? 그들이 설정을 테스트하기 위해 일찍 도착할 수 있나요? 최종 리허설을 할 수 있는 스피커 준비 방이 있나요?

첫 번째 스피커를 위해 — 그리고 반드시 첫 번째 스피커를 포함해야 합니다.컨퍼런스 라인업에 — 이벤트 2주 전에 비디오 통화를 통해 연습 세션을 제공하는 것을 고려하세요. 20분 동안 그들이 오프닝을 연습하고, 페이싱에 대한 피드백을 받고, 이메일로 묻기에는 너무 부끄러운 질문을 할 수 있습니다. 이것은 거의 비용이 들지 않으며 세션 품질을 극적으로 향상시킵니다.

필요한 노쇼 비상 계획

이것은 발생할 것입니다. 스피커가 취소할 것입니다. 아마도 그들이 아프거나 비행기가 취소될 수 있습니다. 또는 그들이 그냥... 나타나지 않을 수도 있습니다. (드물지만 발생하며, 어색함은 핵폭탄급입니다.) 60명의 스피커가 있을 때, 최소 한 명의 취소 확률은 거의 확실해집니다. 이를 계획하세요.

가장 간단한 접근법: 신뢰할 수 있고 유연한 자료를 가진 3-4명의 스피커를 식별하세요. 이벤트 전에 그들과 이야기하세요. "누군가 빠지면, 당신의 발표를 확장하거나 [주제]에 대한 보너스 세션을 할 수 있나요?" 대부분의 경험이 풍부한 스피커는 즉시 예라고 대답할 것입니다 — 더 많은 무대 시간은 거의 거부되지 않습니다.

백업 계획을 위한 백업 계획: 언컨퍼런스 스타일 세션. "이 슬롯은 이제 [취소된 스피커의 주제]에 대한 열린 토론입니다." 참석자들은 종종 이러한 즉흥 세션을 계획된 세션보다 더 높게 평가합니다. 왜냐하면 형식이 자연스럽게 일방적인 발표보다 더 많은 참여를 생성하기 때문입니다.

최고의 컨퍼런스는 가장 유명한 스피커가 있는 것이 아닙니다. 그들은 스피커가 지원받고, 준비되고, 존중받는 느낌을 받는 곳이며, 조직자가 단일 취소가 다섯 개의 경보 화재로 변하지 않도록 시스템을 갖추고 있는 곳입니다. (그리고 이벤트 자체를 생존한 후에는, 포스트 컨퍼런스 후속 조치가 필요합니다.가치는 여기서 잠금 장치가 됩니다.) 필요하기 전에 인프라를 구축하세요. 왜냐하면, 기조 연설자가 공항에서 비행기가 지연되었다고 문자 메시지를 보낼 때, 즉시 시스템을 즉흥적으로 만들 시간이 없기 때문입니다.