2000명, 수백 개의 부스, 실수를 하지 않을 기회

500명 정도의 순간이 있습니다. 이때 이벤트 운영은 "이벤트 계획"에서 "물류 운영"으로 바뀝니다. 2,000명과 수백 개의 부스가 있는 경우, 더 이상 회의를 계획하는 것이 아닙니다. 작은 임시 도시를 운영하는 것입니다. 전력, 배관(은유적으로가 아니라 — 실제 배관), 보안, 의료, 표지판, 여러 방에서 동시에 사용할 수 있는 AV, 2,000개의 장치를 처리할 수 있는 인터넷 인프라, 90분 안에 모든 사람을 먹일 수 있는 케이터링, 밀집도가 높아져서 셀룰러 네트워크가 압도될 때 작동하는 통신 시스템이 필요합니다. 이것이 군사 물류처럼 들린다면, 그것이 바로 그렇기 때문입니다.

왜 컨벤션 물류가 비선형적으로 확장되는가

200명이 운영되는 모든 것은 2,000명에서는 무너진다. 점진적으로가 아니라, 재앙적으로. 200명을 처리하는 등록 흐름은 2,000명에서는 2시간의 대기열을 만들어낸다. 200개의 장치에서 잘 작동하는 WiFi는 2,000명에서는 극적으로 무너진다. 단층 장소에서 "충분히 명확한" 표지판은 여러 홀, 층, 출입구가 있는 200,000 평방 피트의 컨벤션 센터에서는 쓸모없어진다.

규모 문제는 비선형적이다. 이것은 대규모 이벤트를 처음 조직하는 사람들이 일관되게 과소평가하는 부분이다. 참석자 수를 두 배로 늘리는 것은 복잡성을 두 배로 늘리지 않는다 — 대략 네 배로 늘어난다. 왜냐하면 단순히 더 많은 사람들이 있는 것이 아니라, 사람들 간의 상호작용이 더 많고, 잠재적인 실패 지점이 더 많으며, 동시에 발생하는 일이 더 많고, 특정 순간에 무엇이 잘못되고 있는지에 대한 가시성이 줄어들기 때문이다.

200명 규모의 이벤트 주최자는 현장을 돌아다니며 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 있다. 2,000명 규모의 이벤트 주최자는 대시보드, 라디오, 팀 리드를 통해 운영하고 있다. 당신은 이벤트에 있지 않다. 당신은 그것을 운영하고 있다.

부스 운영자 경험

컨퍼런스 주최자들이 종종 간과하는 관점이 있다: 부스를 운영하는 사람들. 당신의 전시업체들 — 회사, 스폰서, 공급업체, 또는 커뮤니티 그룹이든 — 는 당신의 이벤트에 참석하기 위해 실제 돈과 실제 인력을 쓰고 있다. 그리고 그들의 경험은 종종 완전히 예방 가능한 방식으로 끔찍하다.

일반적인 불만 사항: 부스 배정이 너무 늦게 전달됨, 설치 시간이 너무 짧음, 약속된 대로 전원과 인터넷이 작동하지 않음, 개인 소지품을 보관할 곳이 없음, 전용 화장실이 없음 (부스 직원이 참석자와 같은 줄에서 기다려야 함), 예상되는 유동 인구 패턴에 대한 정보 없음, 그리고 — 가장 큰 문제 — 누가 그들의 부스를 방문했는지에 대한 데이터 없음.

전시업체들이 다시 돌아오기를 원한다면 (당신도 원할 것이다 — 그들은 아마도 중요한 수익원이다), 부스 운영자를 세입자가 아닌 이해관계자로 대우하십시오. (우리는 부스 운영자의 관점에서 전체 가이드를 작성했습니다 — 그들이 실제로 무엇이 필요한지 이해하는 데 도움이 됩니다.) 그들이 당신의 이벤트에서 성공하는 것은 당신의 성공입니다. 그들이 훌륭한 경험을 하고 적합한 리드를 만나면, 이벤트가 끝나기도 전에 다시 예약할 것입니다. 그들이 이틀 동안 막다른 복도에서 빈 부스에 서 있다면, 그들은 돌아오지 않을 것이고, 다른 잠재적인 전시업체들에게 그 경험에 대해 이야기할 것입니다.

스폰서 기대치 (그리고 이를 실제로 충족하는 방법)

2,000명의 참석자에서, 당신의 스폰서 패키지는 아마도 5~6자리 숫자일 것이다. 이 가격대에서 스폰서들은 매우 구체적인 기대를 가지고 있으며, "웹사이트에 로고"는 부족하다. 그들은 측정 가능한 결과 — 리드, 대화, CMO에게 보여줄 수 있는 브랜드 노출을 원한다.

주최자가 약속하는 것과 스폰서가 경험하는 것 사이의 간극은 당신의 이벤트 재정적 지속 가능성에 대한 가장 큰 위험이다. (이 방정식의 스폰서 측면에 대해서는 스폰서 돈이 실제로 어디로 가는지.) 한 번 과대 약속하면 스폰서는 불만을 품지만 갱신할 수 있다. 두 번 과대 약속하면 그들은 떠나게 된다 — 그리고 많은 산업에서 스폰서 서클은 작고 밀접하게 연결되어 있다. 한 번의 나쁜 경험은 빠르게 퍼진다.

스폰서가 실제로 중요하게 여기는 것 (순서대로): 의사 결정자에 대한 접근, 참석자 데이터의 질, 발표 기회, 브랜드 가시성, 그리고 환대. 그 목록에서 첫 번째로 중요하지 않은 것이 무엇인지 주목하십시오: 브랜드 가시성. 로비의 거대한 배너는 인스타그램에는 좋지만, 회사가 $50,000의 수표를 쓰는 이유는 아니다. 그들은 당신이 그들을 50명의 고객이 될 수 있는 권한과 예산을 가진 사람들과 같은 방에 넣을 수 있기 때문에 그 수표를 쓴다. 나머지는 보조 자료일 뿐이다.

참석자 길찾기

2,000명의 혼란스러운 사람들이 당신의 장소를 돌아다닐 때까지 아무도 생각하지 않는 것이 무엇인지 아십니까? 길찾기. 그리고 나는 몇 개의 표지판이 벽에 붙어 있는 것을 의미하지 않는다. 나는 사람들이 자원봉사자에게 물어보지 않고도 입구에서 원하는 목적지까지 안내하는 포괄적인 시스템을 의미한다. 왜냐하면 당신의 자원봉사자들은 30분이 지나면 압도당할 것이고, "파란색 티셔츠를 입은 사람에게 물어보세요"는 길찾기 전략이 아니기 때문이다.

규모에 맞는 좋은 길찾기는 다음을 포함한다: 모든 결정 지점에서 명확한 표지판 (누군가가 어떤 방향으로 걸어야 할지를 선택해야 하는 모든 장소), 색상 코드가 있는 구역 또는 경로, 고밀도 경로를 위한 바닥 표시, 이벤트 앱의 디지털 지도, 그리고 뒷면에 장소 지도가 있는 인쇄된 일정. 예, 인쇄된 것입니다. 모든 사람이 전화가 충전되어 있는 것은 아닙니다. 모든 사람이 앱에 접근할 수 있는 것은 아닙니다. 물리적 길찾기 자료는 이벤트를 구합니다.

테스트: 처음 참석한 사람이 주 출입구로 들어와서 특정 세션 룸을 3분 이내에 아무에게도 물어보지 않고 찾을 수 있을까요? 만약 그렇지 않다면, 길찾기 시스템이 개선이 필요합니다. 이 문제는 사소하게 들릴 수 있습니다. 2,000명이 모이면, 이는 전체 경험을 색칠하는 곱해진 불만이 됩니다. 물건을 찾지 못하는 사람들은 길을 잃은 기분을 느낍니다. 길을 잃은 사람들은 불안해합니다. 불안한 사람들은 네트워킹을 하지 않고, 참여하지 않으며, 다시 돌아오지 않습니다.

복도 트랙이 진정한 컨퍼런스입니다

대규모 컨퍼런스에 정기적으로 참석하는 사람에게 가장 좋은 부분이 무엇인지 물어보세요. 대부분은 강연을 언급하지 않을 것입니다. 그들은 복도, 점심 시간, 또는 애프터 파티에서 나눈 대화에 대해 이야기할 것입니다. 복도 트랙 — 세션 사이의 비구조적이고 자발적인 상호작용 — 이 대규모 컨퍼런스의 실제 가치가 존재하는 곳입니다. 세션은 구실일 뿐입니다. 복도가 핵심입니다.

복도 트랙을 위해 디자인한다는 것은: 세션 룸 밖에 편안한 좌석 공간을 마련하고 (단순한 복도가 아닌), 실제 대화가 발전할 수 있도록 세션 사이에 충분한 휴식 시간 (최소 20분, 10분이 아님)을 두고, 자연스러운 모임 지점을 만드는 음식과 음료 스테이션을 마련하며, 세션을 건너뛰고 계속 대화하는 것이 허용될 뿐만 아니라 권장된다는 문화를 인정하는 것입니다.

내가 참석한 최고의 컨퍼런스 중 일부는 의제에 "복도 시간"을 블록으로 명시적으로 일정에 포함시킵니다. 이는 어리석게 들릴 수 있습니다 — 비구조적 시간을 일정에 포함시키는 이벤트 — 하지만 이는 참석자들에게 서로 연결하는 것이 죄책감을 느낄 일이 아니라는 신호를 보냅니다. 또한 "다음 세션으로 서두르자"는 불안을 방지하여 자발적인 대화를 죽입니다.

컨벤션 참석자 데이터: 이벤트 후의 금광

2,000명 규모의 이벤트는 엄청난 양의 데이터를 생성하며, 대부분의 주최자는 그 중 90%를 활용하지 않습니다. 체크인 타임스탬프는 사람들이 실제로 도착한 시간을 알려줍니다 (등록한 시간과는 다릅니다). 세션 참석은 어떤 주제가 공감되었고 어떤 주제가 그렇지 않았는지를 알려줍니다. 부스 트래픽 패턴은 죽은 구역이 어디인지 알려줍니다. 배지 스캔 데이터는 스폰서가 실제로 누구와 대화했는지를 알려줍니다. 설문 응답은 무엇을 수정해야 하는지를 알려줍니다.

이 데이터는 단순히 사후 분석을 위한 것이 아닙니다 — 이는 당신의 이벤트 후 후속 조치를 위한 무기이자 내년을 위한 판매 프레젠테이션입니다. "작년에는 참석자의 87%가 엑스포 플로어를 방문했으며, 평균 체류 시간은 45분이었습니다"라는 숫자는 스폰서들이 체크북을 꺼내게 만드는 수치입니다. "우리는 정말 훌륭한 이벤트를 가졌고, 사람들은 즐기는 것 같았습니다"라는 숫자는 스폰서들이 변명을 꺼내게 만드는 수치입니다.

이것은 우리가 정말로 만든 것입니다

이 규모의 컨벤션을 운영하는 것은 진정한 운영 성과입니다. 이를 잘 수행하는 사람들 — 2,000명이 방향을 잡고, 참여하고, 연결되도록 만드는 사람들 — 은 외부에서 보기에는 수월해 보이지만 결코 그렇지 않습니다. 매끄러운 체크인, 명확한 표지판, 만족한 스폰서, "내년에도 다시 올게요"라고 말하는 참석자 한 명 한 명이 올바른 결정이 백 개가 이루어졌음을 나타냅니다. 목표는 완벽이 아닙니다. 목표는 잘못된 일이 발생하더라도 아무도 눈치채지 못할 정도로 작아야 한다는 것입니다. 2,000명 규모에서는 높은 기준입니다. 하지만 그것이 중요한 유일한 기준입니다.