사람들이 실제로 참석하는 분기별 협회 회의

당신은 이메일을 보냅니다. "Q2 분기 회의 — 6월 14일, 6:00 PM, 늘 하던 그 장소." 회원의 20%가 RSVP합니다. 12%가 실제로 옵니다. 늘 그 여덟 명의 이사회 멤버가 맨 앞줄에 앉습니다. 재무담당자가 재무 보고서를 읽습니다. 초청 연사는 PDF로도 충분했을 발표를 합니다. 모두가 평범한 케이터링을 먹고, 왜 왔는지 의문을 품은 채 집으로 돌아갑니다.

이것이 정기 회의의 죽음의 나선이며, 거의 모든 지역 협회가 이 안에 있습니다. 회의가 나빠지면 참석자가 줄어들고, 더 나은 회의를 만들기 위한 투자 이유가 줄어들어 회의는 더 나빠집니다. 이 주기를 깨기 위해서는 협회 리더십이 종종 저항하는 것을 인정해야 합니다: 문제는 회의 형식이지 회원이 아닙니다.

협회 회의 피로는 현실입니다 (그리고 당신의 잘못입니다)

협회 회의 피로는 무관심이 아닙니다. 나쁜 제품에 대한 합리적인 반응입니다. 당신의 회원들은 무관심하지 않습니다 — 그들은 매 분기마다 비용-편익 계산을 하고 있으며, 회의는 계속해서 지고 있습니다. 한 시간의 운전, 두 시간의 앉아 있음, 그들이 선택하지 않은 식사, 이메일로 받을 수 있는 내용. 수학이 맞지 않습니다.

해결책은 정직한 감사에서 시작됩니다. 다음 회의를 녹음하세요. 일주일 후에 그것을 보세요. 얼마나 많은 시간이 보고(사람들이 읽을 수 있는 것), 얼마나 많은 시간이 진정으로 상호작용하는지, 얼마나 많은 시간이 누군가가 방에서 이야기하는지 측정하세요. 회의의 30% 이상이 청중이 물리적으로 존재할 필요가 없는 정보 전달이라면, 문제를 확인한 것입니다.

보고서를 이메일이나 회의 전 일주일 전에 발송되는 문서로 옮기세요. 대면 시간을 실제로 사람들이 같은 방에 있어야 하는 것들: 토론, 논쟁, 네트워킹, 워크숍, 문제 해결에 사용하세요. 회의는 회원들이 어디에서도 얻을 수 없는 부분이어야 합니다. 나머지는 채우기일 뿐이며, 당신의 회원들은 그것을 알고 있습니다, 비록 당신의 이사회는 그렇지 않더라도요.

비즈니스 + 가치: 두 트랙 회의

급진적인 아이디어가 급진적이지 않아야 합니다: 분기 회의는 협회 비즈니스를 모두 제거하더라도 참석할 가치가 있어야 합니다. 참석해야 하는 유일한 이유가 로버트의 의사 규칙과 위원회 업데이트라면, 당신은 이사회를 위한 회의를 만든 것입니다, 회원을 위한 것이 아닙니다.

두 트랙 형식은 효과적입니다: 30-45분의 집중된 비즈니스(업데이트, 투표, 발표) 후 60-90분의 진정한 가치 프로그램. 회원의 업무와 관련된 워크숍. 산업 문제에 대한 패널 토론. A 구성된 네트워킹 세션과 진행된 소개. 실제 문제를 해결한 회원의 사례 발표입니다.

가치 프로그램이 매력입니다. 비즈니스 회의는 세금입니다. 그 비율을 뒤집으면 — 비즈니스가 많고 프로그램이 적은 — 회원의 시간을 비용으로 청구하면서 아무것도 돌려주지 않는 것입니다. 가치를 우선시하고 비즈니스를 효율적으로 처리하면 참석률이 높아집니다. 왜냐하면 이벤트가 이동할 가치가 있기 때문입니다.

발표자 순환 및 일반적인 문제

모든 협회에는 자주 사용하는 발표자가 있습니다. "몇 마디"를 하는 이사회 회장, 산업 교육으로 위장한 얇은 판매 프레젠테이션을 하는 후원자 대표, 매 분기마다 발표를 자원하는 같은 세 명의 회원들입니다. 다른 사람은 손을 들지 않습니다.

발표자 파이프라인을 구축하여 순환을 깨세요. 매 회의 후, 정기 발표자가 아닌 세 명의 회원에게 미래 회의에서 무언가를 공유할 의향이 있는지 물어보세요. 공식 발표가 아니라 — 10분짜리 사례 연구, 그들이 해결한 문제, 배운 교훈입니다. 대부분의 사람들은 처음에는 아니라고 하고 두 번째에는 예라고 할 것입니다. 다른 비정기 발표자가 그 경험을 견뎌낸 것을 보게 되면 말이죠.

외부 발표자는 투자할 가치가 있지만 관련성이 있을 때만 그렇습니다. 일반적인 격려를 제공하는 "동기 부여 발표자"는 예산 낭비입니다. 회원들이 직면한 문제를 해결한 인근 시장의 실무자는 매우 귀중합니다. 협회 회의에서 최고의 외부 발표자는 발표자가 아니라 실제 경험을 공유하는 인접 산업이나 지역의 동료들입니다. (성장하는 목록을 관리하고 있다면, 대규모 발표자 관리.에 대해 읽어보세요.)

매번 같은 장소의 함정

매 분기마다 같은 호텔 연회장에서 만나는 이유는 "편리하다"는 것입니다. 그리고 "모두가 어디에 있는지 알고 있습니다." 당신이 의미하는 것은: 예약하기 쉽고 이메일 템플릿을 업데이트할 필요가 없다는 것입니다. 회원들이 경험하는 것은: 같은 베이지색 방, 같은 주차 문제, 각 회의가 지난 회의와 흐릿하게 겹치는 예측 가능성입니다.

장소를 바꾸는 것은 단순한 새로움이 아니라 전략입니다. 회원의 직장에서의 회의는 실제로 흥미로운 시설 투어를 포함합니다. 레스토랑에서의 회의는 더 나은 음식과 사회적 분위기를 의미합니다. 공동 작업 공간에서의 회의는 호텔에서의 회의와 다르게 느껴집니다. 각 장소 변경은 회원들에게 참석할 새로운 이유를 제공합니다: "그들의 사무실에 가본 적이 없다"는 놀랍도록 효과적인 매력입니다.

물류적 반대는 실제로 존재하지만 과장되어 있습니다. 예, 일부 회원들은 일부 장소에서 더 멀리 떨어져 있을 것입니다. 귀하의 지역을 따라 지리적으로 순환하여 불편함이 공정하게 분배되도록 하세요. 연간 20분 더 긴 운전이 불만인 회원들은 편리한 장소에서 회의를 건너뛰는 회원들과 동일합니다. 당신이 도달하려고 하는 회원들 — 참석을 중단한 회원들 — 은 재고할 이유가 필요하며, 새로운 장소는 당신이 제공할 수 있는 가장 간단한 이유입니다.

분기 회의 간 회원 참여

협회 리더들이 저지르는 가장 큰 실수는 분기 회의를 회원 경험의 전부로 취급하는 것입니다. 그렇지 않습니다. 회의 간 90일은 참여가 살아있거나 죽는 곳이며, 대부분의 협회는 그 기간 동안 완전히 침묵합니다. 아무런 소통도, 가치도 없으며, 다음 회의 알림이 회원의 이메일함에 도착할 때까지 협회가 존재한다는 이유가 없습니다.

회의 간 저비용, 고가치 접점: 유용한 산업 통찰력 하나가 담긴 월간 이메일(다섯 개가 아닌 — 하나), 흥미로운 작업을 하는 사람을 소개하는 회원 스포트라이트, 공유 자원 또는 도구 추천, 편안한 커피 모임, 특별한 안건 없음. 이러한 모임은 위원회의 승인이나 이사회의 투표가 필요하지 않습니다. 일정 알림과 30분이 필요할 뿐입니다.

목표는 더 많은 의무를 만드는 것이 아닙니다. 회의 간의 연결 고리를 유지하여 회원들이 분기별 회의에 낯선 사람으로 나타나지 않도록 하는 것입니다. 연간 회비를 지불하는 사람들일 뿐입니다. 연간 4번만 회원과 소통하는 협회는 점점 더 관련성을 잃고 있습니다.

리더십을 실제로 투자하도록 설득하기

마지막 장애물은 거의 항상 내부적인 것입니다. 이사회는 10년 동안 이러한 회의를 같은 방식으로 운영해왔습니다. 형식이 편안합니다. 변화는 일입니다. "우리 회의는 괜찮다"는 "우리 회의가 회원들을 멀어지게 하고 있다"는 믿기 쉬운 것입니다.

효과적인 주장은 데이터입니다, 의견이 아닙니다. 지난 8분기 동안 참석자를 추적하세요. 추세를 그려보세요. 참석자당 비용을 계산하세요 (장소 + 음식 + 강사 비용을 실제 참석자 수로 나누기). 회원 유치 비용과 비교하세요. 이사회가 12%의 회원만 참석하는 회의에 참석자당 $85를 지출하고 있다는 것을 알게 되면, 대화는 "왜 변해야 하는가?"에서 "얼마나 빨리 변할 수 있는가?"로 바뀝니다.

단일 실험 분기를 제안하세요. 한 회의의 형식을 변경하고 결과를 측정하여 보고하세요. "한 번 시도해 보자"로 위험을 낮추세요. 한 번 개선된 회의의 데이터는 어떤 Advocacy보다 더 설득력이 있으며, 실험이 실패할 경우 주저하는 이사회 구성원에게 탈출로를 제공합니다. (성공할 것입니다. 하지만 데이터가 말하게 하세요.)