컨퍼런스가 끝났습니다. 이제 무엇을 할까요? 후속 조치 플레이북.

마지막 참석자가 떠났습니다. 장소는 당신의 팀이 등록 데스크를 정리하는 동안 의자를 수동 공격적으로 쌓기 시작합니다. 당신은 지쳤고, 전화에는 340개의 읽지 않은 메시지가 있으며, 당신의 모든 감정은 집에 가서 최소한 2주 동안 이벤트에 대해 생각하지 않기를 원합니다. 이해합니다. 하지만 다음 72시간은 당신이 가진 가장 가치 있는 시간이며, 이를 낭비하면 엄청난 양의 가치 — 그리고 수익 — 를 놓치게 됩니다.

72시간의 창

이벤트 후의 호의에는 반감기가 있으며, 당신이 생각하는 것보다 짧습니다. 회의 직후 참석자들은 흥분해 있습니다. 그들은 소셜 미디어에 게시하고, 그들이 좋아했던 세션에 대해 동료들에게 이야기합니다. 그들은 당신의 브랜드를 훌륭한 경험과 연관짓는 아름다운 감정 상태에 있습니다. 이것은 빠르게 사라집니다. 3일이 지나면 그들은 일상으로 돌아갑니다. 7일이 지나면 당신의 이벤트는 기분 좋은 기억이지만, 그들의 받은 편지함에 있는 다른 것들과 경쟁하게 됩니다.

이벤트 후에 해야 할 모든 중요한 일은 이 72시간의 창 안에서 이루어져야 합니다. 나중에 할 수 없기 때문이 아니라, 그 이후에는 응답률, 참여도, 일반적인 수용성이 급격히 떨어지기 때문입니다. 첫날에 발송된 설문조사는 40%의 응답률을 얻습니다. 같은 설문조사가 10일째에 발송되면 12%가 됩니다. 이는 만들어진 숫자가 아닙니다; 제가 데이터를 본 모든 이벤트에서의 패턴입니다.

사람들이 실제로 작성하는 참석자 설문조사

설문조사에 대해 말하자면: 대부분의 이벤트 후 설문조사는 형편없습니다. 너무 길고, 잘못된 질문을 하고, 너무 늦게 도착합니다. 표준 25문항 설문조사와 리커트 척도 및 개방형 텍스트 필드는 낙관주의의 연습입니다. 아무도 끝내지 않습니다. 끝내는 사람들은 가장 열정적인 참석자이거나 가장 화가 난 사람들로, 이는 거의 유용한 정보를 제공하지 않는 아름다운 이분법적 데이터 분포를 제공합니다.

효과적인 방법은: 24시간 이내에 발송되는 다섯 개의 질문으로 구성된 설문조사입니다. 다섯 개의 질문. 여섯 개가 아닙니다. 다섯 개입니다.

• 전반적인 만족도 (1-5 척도, 한 번 클릭, 완료)
• 이벤트에서 가장 좋았던 점은 무엇인가요? (개방형 텍스트)
• 변경하고 싶은 점은 무엇인가요? (개방형 텍스트)
• 내년에 참석할 가능성은 얼마나 되나요? (1-5 척도)
• 이 이벤트를 동료에게 추천하시겠습니까? (예/아니오)

그게 전부입니다. 이 설문조사는 2분 이내에 완료할 수 있습니다. 개방형 질문은 질적 신호를 제공합니다. 척도는 연도별로 추적할 수 있는 기준을 제공합니다. 그리고 짧기 때문에 사람들이 실제로 끝내게 되어, 데이터가 왜곡되지 않고 대표성이 있게 됩니다.

세션 녹화: 무료 vs. 유료, 그리고 그 사이의 모든 것

세션을 녹화하셨군요. 훌륭합니다. 이제 무엇을 해야 할까요? 이 결정은 대부분의 주최자가 인식하는 것보다 더 전략적인 의미를 가집니다. 두 가지 극단적인 선택이 있습니다: 모든 것을 즉시 YouTube에 무료로 공개하거나, 모든 것을 유료로 잠그고 접근을 판매하는 것입니다. 두 가지 모두 장점이 있으며, 두 가지 모두 비용이 발생합니다.

무료 녹화는 마케팅 엔진입니다. 이는 귀하의 이벤트의 명성을 쌓고, 잠재적인 미래 참석자에게 품질을 미리 보여주며, 귀하의 브랜드에 몇 달 또는 몇 년 동안 트래픽을 계속 유도하는 장기 콘텐츠 라이브러리를 만듭니다. YouTube의 컨퍼런스 강의는 콘텐츠가 지속 가능하다면 놀랍도록 긴 유통 기한을 가집니다.

유료 녹화는 수익원이지만, 예상보다 더 겸손한 수익원입니다. "모든 녹화에 접근하려면 $99를 지불하세요"라는 전환율은 일반적으로 참석자의 5-15%와 비참석자의 1-3% 정도입니다. 규모가 커지면 실제 돈이 되지만, 혁신적이지는 않습니다.

하이브리드 접근 방식은 대부분의 컨퍼런스, 즉 주요 기조 연설과 몇 가지 하이라이트 세션을 무료로 공개하고, 전체 라이브러리를 내년 조기 등록 티켓의 프리미엄 추가 옵션으로 묶는 것이 가장 효과적입니다. 이제 녹화는 단순한 수익원이 아니라 미래 티켓 판매를 위한 전환 도구가 됩니다. (녹화를 제품으로 취급하는 것에 대한 전체 전략이 있으며, 결정을 내리기 전에 이해할 가치가 있습니다.)녹화를 제품으로 취급하기 전에 이해할 가치가 있습니다.)

갱신을 위한 스폰서 보고서

귀하의 스폰서가 돈을 주었습니다. 그들은 보고서를 기대합니다. "1,200명이 참석했고 귀하의 로고가 웹사이트에 있었습니다"라는 PDF를 보내면, 매우 어려운 갱신 대화가 될 것입니다. 스폰서는 참석자 수에만 관심이 없습니다. 그들은 리드, 노출, 그리고 그들이 지출한 돈이 다른 것들보다 더 나았는지에 대해 관심이 있습니다.

좋은 스폰서 보고서에는 다음이 포함됩니다: 부스 트래픽(해당되는 경우 — 그리고 스폰서가 부스를 가졌다면, 부스 운영자의 관점 이해하는 것이 중요합니다), 그들의 부스에서의 배지 스캔 수, 후원 세션의 세션 참석자 수, 그들의 브랜드를 포함한 소셜 미디어 언급, 참석자의 인구 통계 분석(직무 제목, 회사 규모, 산업), 그리고 — 대부분의 사람들이 놓치는 부분 — 다음 해에 그들을 위해 무엇이 효과적이었고 무엇을 다르게 할 것인지에 대한 정성적 요약입니다. 마지막 부분은 거래가 아닌 파트너십을 신호합니다.

이 보고서를 2주 이내에 보내세요. 스폰서는 생각보다 빨리 내년 예산 결정을 하고 있으며, 귀하의 보고서가 그들이 이미 다른 곳에 이벤트 예산을 할당한 후에 도착하면 데이터 품질은 중요하지 않습니다.

수집했어야 했던 데이터 (하지만 아마 수집하지 않았던)

이벤트 후에는 원하는 모든 데이터를 깨닫게 됩니다. 방과 시간대별 세션 참석자 수. 체크인 피크 시간. 사람들이 뒤쪽에 서 있었던 세션(수요가 용량을 초과한 경우)과 빈 의자가 줄지어 있는 세션. 사람들이 휴식 시간 동안 모인 곳. 어떤 음식 스테이션이 먼저 소진되었는지. 엑스포 홀 트래픽이 언제 떨어졌는지.

이 데이터의 대부분은 사전 설정된 시스템을 통해 수집하기가 매우 쉽고, 사건 후에는 거의 재구성할 수 없습니다. 이는 좋은 이벤트를 운영하는 사람과 매년 더 나은 이벤트를 운영하는 사람을 구분짓는 매력적이지 않은 부분입니다.

올해가 신선할 때 내년 계획하기

이벤트 후 2주 이내 — 이상적으로는 1주 이내에 — 핵심 팀과 함께 회의를 진행하세요. 축하 저녁식사는 아니지만 (그것도 하세요). 이벤트의 모든 측면을 검토하는 구조화된 회고입니다: 잘 된 점, 잘 되지 않은 점, 유지하고 싶은 점, 변경하고 싶은 점. 모든 것을 기록하세요. 모든 세부 사항을요.

이건 당연하게 들립니다. 그런데 정보가 아직 생생할 때 이걸 하는 사람은 거의 없습니다. 보통 4~6개월 뒤, 다음 해 기획이 시작될 때까지 기다리는데, 그쯤이면 모두의 기억은 하이라이트는 남기고 운영상의 고통은 지워 버리는 선택적 필터를 한 번 거친 뒤입니다. "등록이 순조로웠던 것 같아요"라는 말은 "오전 8:45에 체크인 데스크가 세 개뿐이었고, 400명이 같은 30분 안에 몰려와서 등록 줄이 25분이었다"와는 완전히 다른 데이터입니다.

다음 해의 장소를 지금 예약하세요. 여전히 좋은 기분이 남아 있을 때, 경쟁 이벤트가 날짜를 잡기 전에요. 이벤트 후 30일 이내에 서명된 장소 계약은 일반적으로 더 좋은 요금을 받습니다 — 장소는 당신이 진지하다는 것을 알고 있으며 반복 고객을 확보하는 것을 선호합니다.

컨퍼런스는 마지막 세션이 끝났을 때 끝나지 않았습니다. 데이터 수집, 사람들에게 감사, 피드백 수집, 내년이 처음부터 시작되지 않도록 설정했을 때 끝납니다. 이후 몇 달 동안의 행동이 청중이 따뜻하게 유지되는지를 결정합니다 — 그것이 바로 이벤트 간 커뮤니티 문제. 이벤트 후를 사후 생각으로 여기는 주최자는 3년 차에 탈진하게 됩니다. 이벤트 후를 내년 계획의 첫 번째 단계로 여기는 주최자는 매년 품질이 누적되는 이벤트를 만듭니다.