Abriste tu convocatoria de propuestas hace tres semanas y ahora estás viendo 247 presentaciones, 60 de las cuales son realmente buenas, y cada una de esas 60 personas piensa que deberían tener el espacio para el discurso principal. Este es el problema de la gestión de oradores, y nadie le advierte sobre ello porque las personas que escriben guías de planificación de eventos aparentemente nunca han tenido que decirle a una figura conocida de la industria que han sido asignados al horario de las 2:30 PM del martes en la Sala C.
El problema de la bandeja de entrada de la convocatoria de propuestas
La convocatoria de propuestas es donde muere el optimismo. Lo configura pensando "recibiremos excelentes presentaciones y seleccionaremos cuidadosamente las mejores". Lo que realmente sucede es un tsunami de propuestas que van desde brillantes hasta "¿esta persona leyó la descripción de nuestro evento?" Y todos necesitan una respuesta.
El volumen ni siquiera es la parte difícil. Lo difícil es que las presentaciones de la PPC llegan en un formato que hace casi imposible la comparación. Una persona escribe tres párrafos de un esquema detallado de la sesión con objetivos de aprendizaje. La siguiente persona escribe "Hablaré de IA" e incluye un enlace a su perfil de Twitter. Un tercero presenta lo que parece ser el resumen de su tesis doctoral, completo con citas. Se supone que debes evaluarlos en igualdad de condiciones.
El paso aquí (y sé que esto suena obvio, pero casi nadie lo hace) es una forma de presentación estructurada que fuerza la coherencia. Título. Resumen de menos de 200 palabras. Tres conclusiones clave. Público objetivo. Experiencia previa como orador (con enlaces, no autoevaluaciones). Cuando todos llenan los mismos cuadros, la comparación se hace posible. Cuando permites que las personas envíen mensajes de texto libremente a través de un envío, inconscientemente favorecerás a los mejores escritores, lo cual no es lo mismo que a los mejores oradores.
Utilice la revisión ciega al menos durante la primera pasada. Tira nombres y afiliaciones. Te sorprendería lo diferente que se ve tu clasificación cuando no puedes ver que el remitente trabaja en una empresa cuyo logotipo está en el banner de tu patrocinador. Si la revisión ciega le parece extrema, utilice como mínimo una rúbrica de puntuación. "Selección basada en vibraciones" es cómo terminas con siete charlas sobre el mismo tema.
El arte de decir no sin hacer enemigos
Has seleccionado tus altavoces. Ahora hay que rechazar a 187 personas, algunas de las cuales veremos en eventos de la industria durante la próxima década. Aquí es donde la mayoría de los organizadores envían un formulario de rechazo genérico y desgarrador ("Gracias por su envío. Desafortunadamente, debido al gran volumen de propuestas...") o, peor aún, simplemente nunca responden.
Ambos son malos. El rechazo de forma es perdonable pero olvidable. El efecto fantasma es perjudicial para la carrera, para usted, no para ellos. La gente habla. "Me presenté a esa conferencia y nunca recibí respuesta" es una frase que seguirá a su evento durante años.
El enfoque correcto requiere más esfuerzo pero paga un interés compuesto: envíe un rechazo personal que incluya un comentario específico. "Su propuesta sobre el almacenamiento en caché distribuido fue sólida, pero tuvimos tres presentaciones en ese espacio y elegimos la que incluía un componente de demostración en vivo". Son 30 segundos de escritura por rechazo y transforma lo negativo en una relación. Ese orador rechazado regresa el año que viene con una propuesta aún mejor y les dice a sus colegas que su PPC vale la pena.
Los egos del orador y la jerarquía de la nota clave
Hablemos de algo que nadie incluye en la publicación de su blog sobre planificación de eventos: los egos de los oradores. La mayoría de los oradores son maravillosos, profesionales y es fácil trabajar con ellos. Y luego está el aproximadamente 15% que hará de su vida un ejercicio de negociación que haría sudar a un mediador de rehenes.
Las solicitudes comienzan siendo razonables. "¿Puedo conseguir un espacio más largo?" Claro, tal vez. "¿Puedo presentarme en el salón principal?" Ya veremos. "¿Puedo tener un horario diferente? No trabajo por las mañanas". Bien, lo estamos presionando. "Necesito mi propio camerino y una marca específica de agua con gas". Señor, esta es una conferencia tecnológica en un Marriott.
El truco consiste en establecer expectativas con antelación y por escrito. Su acuerdo de orador: tiene un acuerdo de orador, ¿verdad? — debe explicar exactamente lo que obtienen los oradores: la duración de su espacio, el proceso de asignación de la sala, qué material audiovisual se proporciona, la fecha límite para las diapositivas y el hecho de que usted se reserva el derecho de realizar cambios en el programa. No dejes espacio para "pero supuse que estaría en el escenario principal".
En cuanto al espacio para las conferencias magistrales específicamente: decida sus conferencias magistrales antes de que se abra la PPC. Invítalos directamente. La CFP tiene reuniones ordinarias. Mezclar estas dos pistas es la forma en que terminas con alguien que envió una sesión de trabajo sintiéndose menospreciado por no haber sido "actualizado" a Keynote. (Esto se vuelve aún más complicado cuando haces malabares programación de conferencias multipista.) Separar los procesos por completo.
Requisitos A/V que se contradicen entre sí
El altavoz A necesita HDMI. El altavoz B solo tiene USB-C. El orador C trae su propia computadora portátil pero necesita salida de audio para videoclips integrados. El orador D quiere hacer una demostración en vivo y necesita Ethernet cableada. El orador E está presentando desde un iPad. El hablante F quiere usar dos pantallas. Y todas estas personas se presentan en la misma sala, espalda con espalda, con 5 minutos entre sesiones para el cambio.
Este es un problema que tiene solución, pero sólo si lo resuelves de antemano. Recopile los requisitos audiovisuales al menos cuatro semanas antes del evento. No "¿qué computadora portátil usas?" sino una lista de verificación específica: tipo de conector, necesidades de audio, requisitos de Internet, preferencia de relación de aspecto de diapositiva, si necesitan un monitor de confianza. Luego, entrega esta lista a tu equipo de A/V (o a tu amigo que es "bueno con la tecnología" si estás trabajando de manera eficiente) y deja que te digan qué es realmente posible.
Compre un kit de adaptador de $40 que cubra HDMI, USB-C, Mini DisplayPort y VGA. Sí, VGA. Alguien lo necesitará. Mantenlo en el escritorio de A/V en todo momento. Esta compra única evitará más crisis a mitad de sesión que cualquier cantidad de planificación anticipada.
Preparación del orador que realmente ayuda
La mayoría de las conferencias envían a los oradores un "kit de oradores" que contiene: un archivo de logotipo, la contraseña de WiFi y una solicitud para promocionar el evento en las redes sociales. Esto no es preparación de oradores. Se trata de material de marketing con un nombre diferente.
La verdadera preparación para un orador significa decirle a la gente cosas que realmente necesitan saber. ¿Cuál es la distribución de la habitación? ¿Cuántas personas suelen asistir a las sesiones de su pista? ¿Hay un moderador o un micrófono de preguntas y respuestas? ¿Cuál es la señal de "te quedan 5 minutos"? ¿Pueden llegar temprano para probar su configuración? ¿Hay una sala preparada para los oradores donde puedan hacer un repaso final?
Para los oradores primerizos, y es absolutamente necesario incluir a los oradores primerizos en su conferencia alineación: considere ofrecer una sesión de práctica mediante videollamada dos semanas antes del evento. Veinte minutos en los que pueden repasar su apertura, recibir comentarios sobre el ritmo y hacer preguntas que les da vergüenza hacer en un correo electrónico. Esto no le cuesta casi nada y mejora drásticamente la calidad de la sesión.
La contingencia por ausencia que necesita
Sucederá. Un orador cancelará. Quizás se enfermen. Quizás su vuelo sea cancelado. Tal vez simplemente... no aparecen. (Es raro, pero sucede, y la incomodidad es nuclear.) Con 60 oradores, la probabilidad de al menos una cancelación se acerca a la certeza. Planifíquelo.
El enfoque más simple: identifique de 3 a 4 oradores en su lista en quienes confíe y que tengan material flexible. Habla con ellos antes del evento. "Si alguien abandona, ¿podría hacer una versión ampliada de su charla o una sesión adicional sobre [tema]?" Los oradores más experimentados dirán que sí de inmediato: rara vez se rechaza más tiempo en el escenario.
El plan de respaldo para su plan de respaldo: sesiones estilo desconferencia. "Este espacio es ahora una discusión abierta sobre [tema del orador cancelado]". Los asistentes suelen valorar estas sesiones improvisadas mejor que las planificadas, porque el formato naturalmente produce más participación que una presentación unidireccional.
La gestión de oradores a escala es exactamente el tipo de problema que rápidamente supera las hojas de cálculo. Kagibag maneja toda la cartera de oradores: admisión estructurada de CFP, flujos de trabajo de revisión, comunicaciones de aceptación y rechazo, recopilación de requisitos de A/V, asignación de horarios y páginas de perfil de oradores que alimentan directamente su programa de eventos. Cuando un orador cancela a las 11 p.m. de la noche anterior, estás actualizando un registro en lugar de cinco hojas de cálculo y un sitio web.
Las mejores conferencias no son aquellas con los oradores más famosos. Son aquellos en los que los oradores se sienten apoyados, preparados y respetados, y en los que el organizador cuenta con sistemas para que una sola cancelación no se convierta en un incendio de cinco alarmas. (Y una vez que hayas sobrevivido al evento en sí, el seguimiento post-conferencia es donde se fija el valor). Construya la infraestructura antes de que la necesite. Porque a la mañana siguiente, cuando tu keynote te envíe un mensaje de texto desde el aeropuerto diciéndote que su vuelo está retrasado, no tendrás tiempo para improvisar un sistema.