Envías el correo electrónico. "Reunión trimestral del segundo trimestre: 14 de junio, 6:00 PM, el mismo lugar de siempre". El veinte por ciento de sus miembros confirman su asistencia. Aparece el doce por ciento. Los mismos ocho miembros de la junta directiva se sientan en la primera fila. El tesorero lee el informe financiero. A guest speaker gives a presentation that could have been a PDF. Todos comen un catering mediocre y conducen a casa preguntándose por qué vinieron.
Esta es la espiral de muerte de las reuniones trimestrales, y casi todas las asociaciones regionales están en ella. Las reuniones empeoran, por lo que viene menos gente, por lo que hay menos razones para invertir en mejorarlas, por lo que empeoran. Romper el ciclo requiere admitir algo a lo que los líderes de la asociación a menudo se resisten: el formato de la reunión es el problema, no los miembros.
La fatiga en las reuniones de asociación es real (y es culpa suya)
La fatiga en las reuniones de asociación no es apatía. Es una respuesta racional a un mal producto. Sus miembros no están desconectados: hacen un cálculo de costo-beneficio cada trimestre y la reunión sigue perdiendo. Una hora conduciendo, dos horas sentado, una comida que no eligieron y contenido que podían obtener de un correo electrónico. Las matemáticas no funcionan.
La solución comienza con una auditoría honesta. Graba tu próxima reunión. Míralo una semana después. Mida cuánto se informa (cosas que la gente podría leer), cuánto es genuinamente interactivo y cuánto habla alguien en una sala. Si más del 30% de la reunión es entrega de información que no requiere que la audiencia esté físicamente presente, ha identificado el problema.
Mueva los informes a un correo electrónico o a un documento previo a la reunión enviado con una semana de anticipación. Utilice el tiempo en persona para cosas que realmente requieran que las personas estén en la misma sala: discusión, debate, networking, talleres, resolución de problemas. La reunión debe ser una parte a la que los miembros no puedan llegar en ningún otro lugar. Todo lo demás es relleno y sus miembros lo saben incluso si su junta directiva no lo sabe.
Negocio + Valor: la reunión de dos vías
La idea radical que no debería serlo: debería valer la pena asistir a la reunión trimestral incluso si se eliminan todos los asuntos de la asociación. Si la única razón para presentarse son las Reglas de orden de Robert y una actualización del comité, ha organizado una reunión para la junta, no para los miembros.
El formato de dos pistas funciona: 30 a 45 minutos de negocios enfocados (actualizaciones, votaciones, anuncios) seguidos de 60 a 90 minutos de programación de valor genuino. Un taller relevante para el trabajo de los miembros. Una mesa redonda sobre un desafío de la industria. un Sesión de networking estructurada con presentaciones facilitadas.. Una presentación de estudio de caso de un miembro que resolvió un problema real.
La programación de valor es el sorteo. La reunión de negocios es el impuesto. When you invert that ratio — heavy business, thin programming — you're charging members' time without giving them anything in return. Cuando lidera con valor y maneja el negocio de manera eficiente, la asistencia aumenta porque vale la pena asistir al evento.
La rotación de oradores y el problema de los sospechosos habituales
Cada asociación tiene sus ponentes de referencia. El presidente de la junta que "dice unas palabras" que se convierten en veinte minutos. El representante del patrocinador que ofrece un argumento de venta apenas disimulado disfrazado de educación sobre la industria. Los mismos tres miembros que se ofrecen voluntariamente a presentar cada trimestre porque nadie más levanta la mano.
Rompe el ciclo construyendo una canalización de altavoces. Después de cada reunión, pregunte a tres miembros que no sean presentadores habituales si estarían dispuestos a compartir algo en una reunión futura. No es una presentación formal: un estudio de caso de 10 minutos, un problema que resolvieron, una lección que aprendieron. La mayoría de las personas dirán que no la primera vez y sí la segunda, una vez que vean que otros oradores no habituales sobrevivieron a la experiencia.
Vale la pena invertir en oradores externos, pero sólo si son relevantes. Los "oradores motivacionales" que ofrecen estímulos genéricos son un desperdicio de presupuesto. Un profesional de un mercado vecino que resolvió un problema que enfrentan sus miembros es invaluable. Los mejores oradores externos en las reuniones de la asociación no son oradores en absoluto: son pares de industrias o regiones adyacentes que comparten experiencias reales, no discursos magistrales pulidos. (Si estás administrando una plantilla en crecimiento, lee sobre gestión de oradores a escala.)
La trampa del mismo lugar siempre
Te reúnes en el mismo salón de baile del hotel cada trimestre porque es "conveniente" y "todo el mundo sabe dónde está". Lo que quieres decir es: es fácil para ti reservar y no tienes que actualizar la plantilla de correo electrónico. Lo que experimentan sus miembros es: la misma sala beige, los mismos problemas de estacionamiento, la misma previsibilidad que hace que cada reunión se convierta en la última.
La rotación de lugares no es sólo una novedad: es una estrategia. Una reunión en el lugar de trabajo de un miembro incluye un recorrido por las instalaciones que es realmente interesante. Una reunión en un restaurante significa mejor comida y un ambiente social. Una reunión en un espacio de coworking es diferente a una reunión en un hotel. Cada cambio de lugar les da a los miembros una nueva razón para asistir: "Nunca he estado en su oficina" es un atractivo sorprendentemente efectivo.
La objeción logística es real pero exagerada. Sí, algunos miembros estarán más lejos de algunos lugares. Gire geográficamente por su región para que las molestias se distribuyan de manera justa. Los miembros que se quejan de un viaje de 20 minutos más una vez al año son los mismos miembros que de todos modos se saltan las reuniones en el lugar conveniente. Los miembros a los que intentas llegar (los que han dejado de venir) necesitan una razón para reconsiderarlo, y un nuevo lugar es el más simple que puedes ofrecer.
Las reuniones trimestrales de la asociación encajan perfectamente con Kagibag. Confirmación de asistencia y emisión de entradas (incluso los eventos gratuitos se benefician de los datos de registro), seguimiento de asistentes entre trimestres (quién viene, quién se va, quién es nuevo), gestión de oradores para la rotación de presentadores y campañas de seguimiento posteriores a la reunión para compartir materiales y mantener la participación entre reuniones.
Las herramientas de marketing del ciclo de vida son especialmente útiles aquí: puede identificar a los miembros que no han asistido en dos trimestres y enviarles una nueva participación específica antes del siguiente, en lugar de enviar la misma invitación genérica a todos.
Participación de los miembros entre reuniones trimestrales
El mayor error que cometen los líderes de las asociaciones es tratar la reunión trimestral como la totalidad de la experiencia de los miembros. Que no es. Los 90 días entre reuniones son donde el compromiso vive o muere, y la mayoría de las asociaciones guardan un silencio total durante esos períodos. Ninguna comunicación, ningún valor, ninguna razón para recordar que la asociación existe hasta que el recordatorio de la próxima reunión llegue a las bandejas de entrada de los miembros.
Puntos de contacto de bajo esfuerzo y alto valor entre reuniones: un correo electrónico mensual con una visión útil de la industria (no cinco, uno), un miembro destacado que presenta a alguien que está haciendo un trabajo interesante, una recomendación de recurso o herramienta compartida, una invitación a una reunión informal de café sin agenda. Estos no requieren la aprobación del comité ni los votos de la junta. Requieren alguien con un recordatorio de calendario y 30 minutos.
El objetivo no es crear más obligaciones. Se trata de mantener el tejido conectivo entre las reuniones para que los miembros no lleguen a la reunión trimestral como extraños que pagan las mismas cuotas anuales. Una asociación que sólo reúne a sus miembros cuatro veces al año es una asociación que está perdiendo relevancia, un trimestre a la vez.
Convencer a los líderes para que realmente inviertan
El último obstáculo casi siempre es interno. La junta ha estado llevando a cabo estas reuniones de la misma manera durante una década. El formato es cómodo. El cambio es trabajo. "Nuestras reuniones van bien" es más fácil de creer que "nuestras reuniones están alejando a los miembros".
El argumento que funciona son los datos, no la opinión. Realice un seguimiento de la asistencia durante los últimos ocho trimestres. Traza la tendencia. Calcule el costo por asistente (lugar + comida + honorarios de los oradores divididos por la asistencia real). Compárelo con el costo de adquisición de miembros. Cuando la junta ve que están gastando $85 por asistente en reuniones a las que asiste el 12% de los miembros, la conversación pasa de "¿por qué cambiar?" a "¿qué tan rápido podemos cambiar?"
Proponer un único trimestre experimental. Cambie el formato de una reunión, mida el resultado, informe. Reduzca lo que está en juego y diga "intentémoslo una vez" en lugar de "revisemos todo". Los datos de una reunión mejorada son más persuasivos que cualquier cantidad de promoción, y les da a los miembros indecisos de la junta una salida si el experimento no funciona. (Funcionará. Pero dejemos que los datos lo digan).