ボランティアを募集したところ、40名が手を挙げました。おめでとう。これで、自分たちがイベントの主役であると信じている 40 人が集まりました。彼らの半数は素晴らしい仕事をするでしょう。四半期には一定の方向性が必要です。そしてそのうちの少なくとも３人は「経験がある」ため、当日の作戦全体の立て直しに努めるだろう。
ボランティアの調整はイベント管理の厄介な兄弟であり、すべてが複雑であり、予算はありません。ボランティアを解雇することはできません。彼らにパフォーマンスの評価を与えることはできません。強い意見を持ち、やる気のある人々がお互いに攻撃するのではなく、生産的にエネルギーを向けることができる、十分に明確なシステムを構築することしかできません。
ボランティア運営は単なるイベント運営の皮をかぶったもの
すべてを変える再構成は次のとおりです。ボランティアはヘルパーではありません。彼らは責任を持った出席者です。出席者管理のすべての原則が適用されます。彼らは到着する前に明確な期待を必要とします。彼らは現れるときに方向性を必要とします。参照できるスケジュールが必要です。質問がある場合は誰に問い合わせればよいかを知る必要があります。そして、時間が終わったときに、自分の時間が尊重されたと感じる必要があります。
ほとんどのボランティア コーディネーターは、このような足場をまったく持たずに、タスクの割り当てに直接進みます。 「あなたは登録テーブルにいて、駐車の誘導をし、食べ物を扱っています。」その後、登録テーブルの担当者が「助けが必要なようだった」という理由で食事の手伝いにふらふらと立ち去り、登録が20分間無人のままになったことに彼らは驚きました。
足場がポイントです。何をするか、何をしないか、誰に報告するか、いつシフトが終了するかなど、明確な境界を備えた 1 ページの役割シートにより、混乱の 80% が解消されます。ボランティアが無能だからではなく、境界線のない有能な人々が、最も緊急と思われることに対して最適化してくれるからであり、それはボランティアに必要なことであることはほとんどありません。
クックが多すぎる問題
どのボランティア グループにも、自分たちが全体を運営すべきだと考える人が少なくとも 2 人はいます。彼らは簡単に見分けられます。彼らは早く到着し、すぐにセットアップの再配置を開始し、文章は「私たちが本当にすべきことは...」で始まり、迷惑なことに、彼らは多くの場合、個々の詳細については正しく、全体像については壊滅的に間違っています。
解決策は彼らの自発性を抑制することではありません。それを封じ込めるためなのです。生来のリーダーに実際のリーダーシップの役割、つまりドメイン内で真の権限を持つ特定の領域のチームリーダーを与えます。すべてを再編成したい人ですか？彼らにセットアップと分解を担当させます。現在、彼らの組織エネルギーにはチャネルと境界があります。登録フローに触れることなく、必要に応じてセットアップを最適化できます。
重要なのは、その場で即興で作るのではなく、イベント前にこれらの役割を現実のものにすることです。イベントの 3 週間前に「あなたにチェックインエリアの責任者を任せます」と書面で範囲を伝えたのがリーダーシップです。ドアが開く15分前、二人で折りたたみテーブルを持ちながらそう言うと、それは絶望的なことであり、彼らもそれを理解するでしょう。
切れないコミュニケーションチェーン
40 人のボランティア全員が 1 人のコーディネーターに報告することはできません。これは数学的な問題で、ほとんどの主催者はイベントが進行するにつれてストレスが増し、到達できなくなることで解決します。 3 時間目までに、あなたは自分のシステムのボトルネックになり、駐車場に立って 4 人の質問に答えている一方で、食卓で 5 番目の危機が発生します。
この問題を解決するのがコミュニケーション ツリーです。これは退屈に聞こえるかもしれませんが、まさに必要なだけのものです。あなたは 3 人か 4 人のチームリーダーと話します。チームリーダーはボランティアと話します。ボランティアはチームリーダーと話します。あなたには違います。あなたにエスカレートするのは、予算の変更、安全上の懸念、そして基調講演者が駐車場を見つけられないという避けられない瞬間など、本当にあなたの権限を必要とする決定だけです。
これは実際に強制した場合にのみ機能します。ボランティアが初めてあなたのところに来て、チームリーダーが答えられるような質問をしたときは、彼らをリダイレクトします。よろしくお願いします。しっかりと。 「それは素晴らしい質問ですね。サラに聞いてみてください。彼女はその地域を管理しているのです。」最初の3回は失礼な気がします。 4 回目までにシステムは機能します。
強力なカギバッグフィットです。ボランティアの調整は、Kagibag の参加者管理に直接マッピングされます。役割の割り当てを含むボランティアのプロフィール、チェックインの追跡 (シフトに現れた人)、シフトとエリア全体のスケジュール管理、コーディネーターとチーム リーダー向けのコミュニケーション ツールです。誰がどこにいるのか、まだチェックインしていない人がリアルタイムで表示されます。
チェックイン システムは特に便利です。ボランティアが欠席したかどうかが数分以内にわかり、空白が生じる前に補償範囲を再割り当てできます。
恩着せがまではない感謝の気持ち
ボランティア感謝産業団地は、本当にうんざりするような工芸品をいくつか生み出しました。 「ワールドベストボランティア」の認定証。残念賞のようなピザパーティー。 「素晴らしい」という言葉を 11 回も使用しており、有毒なポジティブ性について特別に訓練されたチャットボットによって生成されたかのような熱烈な感謝のメールです。
本当の感謝とは具体的なものです。 「チェックインの列が後退したとき、さらに 1 時間滞在してくれてありがとう。そのおかげで入り口全体がスムーズに流れ続けました」は、「あなたは素晴らしいです!」とは異なります。特定の認識により、ボランティアは、単に現れたことだけでなく、誰かが彼らが実際に行ったことに気づいたことがわかります。
人々がもう一つ見落としているのは、イベント後の感謝よりも、イベント中の敬意のほうが価値があるということです。適度な休憩。実際に尊重されるシフト終了時刻を明確にします。参加者だけでなく、作業に携わる人々にも水と食料が提供されます。トイレに行きたくなったときに、安心させてくれる人。ボランティアの治療のハードルは驚くほど低く、それをクリアするのにほとんど費用はかかりません。
イベント後にジェスチャーを行いたい場合は、個人的かつ比例したジェスチャーを行う必要があります。手書きのメモは証明書よりも優れています。次回は特定の役割を希望するかどうかを尋ねる真のフォローアップは、「あなたなしではこの仕事を成し遂げることはできませんでした！」と大量のメールを送りつけるよりも優れています。
ボランティアの維持: 次回もボランティアを取り戻してもらう
一度に40人のボランティアを募集するのは大変です。年に4回、40人のボランティアをゼロから募集するのは持続不可能です。ゲーム全体がリテンションであり、 ボランティアの維持率は参加者の維持率と同じパターンに従います：人々は役に立ち、つながりを感じ、利用されていないと感じたときに戻ってきます。
記憶力を維持する最大の要因は、体が温かくなったという感覚です。あなたのボランティアが「登録はこちらから」という看板の横に立って4時間かけて6人に話しかけたとしても、彼らは戻ってこないでしょう。実際に登録テーブルで 4 時間を費やして実際に人々をチェックインし、問題を解決し、業務の重要な部分であると感じているなら、おそらく彼らはそうしているでしょう。
重要な役割を設計します。従業員が休憩できるように少し人員を過剰に配置しますが、半分の人が何もすることがなくなるほどではありません。その後、5 分間の会話や短いアンケートでも、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを尋ねる報告会を行います。これにより 2 つのことが達成されます。改善すべきデータが得られること、もう 1 つは、労働者だけでなく彼らの経験を重視していることを示すことです。
優秀なボランティア コーディネーターは、イベントの合間に名簿を管理します。メーリングリストではなく、関係です。彼らはマーカスが朝勤を好むことを知っています。彼らはエレナが初めての参加者に対して素晴らしいことを知っています。彼らは、デビッドが何でもイエスと言うが、セットアップが非常に優れていることを知っています。次のイベントが来たときに、一般的なサインアップ フォームを大量に送信することはありません。彼らは、「デビッド、もう一度セットアップを主導してもらえますか? 通話時間は同じ 7 AM です。」と具体的な質問をしてきました。それは効率的なだけではありません。敬意を表しますね。そして尊敬されるボランティアはボランティアとして戻ってきます。を実行しているかどうか 会議 または 非営利の祝賀会、ボランティアの数学も同じです。