あなたはメールを送信します。 「第 2 四半期四半期会議 — 6 月 14 日、6:00 PM、いつもと同じ場所。」メンバーの 20% RSVP。 12パーセントが現れます。最前列には同じ8人の取締役が座る。財務担当者は財務報告書を読みます。ゲスト スピーカーが PDF のようなプレゼンテーションを行います。誰もが平凡なケータリングを食べ、なぜ来たのか不思議に思いながら車で家に帰ります。
これは四半期ごとの会議のデススパイラルであり、ほぼすべての地域協会がそれに陥っています。会議の内容が悪化すると参加者が減り、会議を改善するために投資する理由が少なくなり、会議の内容は悪化していきます。サイクルを断ち切るには、協会の指導者がしばしば抵抗することを認める必要があります。それは、問題は会員ではなく会議の形式にあるということです。
協会の会議の疲労は本物です (そしてそれはあなたのせいです)
協会の会議の疲労は無関心ではありません。これは不良品に対する合理的な対応です。メンバーはやる気を失っているわけではありません。メンバーは四半期ごとに費用対効果の計算を行っているのに、会議は負け続けています。 1 時間の運転、2 時間の座る時間、選ばなかった食事、そしてメールから得られるコンテンツ。数学は機能しません。
修正は正直な監査から始まります。次回の会議を記録します。 1週間後に見てください。レポート (人々が読むことができるもの) がどのくらいあるか、真のインタラクティブがどの程度か、部屋で誰かが話しているかを測定します。会議の 30% 以上が、聴衆が物理的に出席する必要のない情報配信である場合、問題は特定されています。
レポートを電子メールに移動するか、1 週間前に送信される会議前の文書に送信します。ディスカッション、ディベート、ネットワーキング、ワークショップ、問題解決など、実際に人々が同じ部屋にいる必要があることに対面の時間を使います。会議はメンバーにとって他では参加できない部分であるべきです。それ以外はすべて穴埋めであり、取締役会が知らなくてもメンバーはそれを知っています。
ビジネス + 価値: 2 つのトラックの会議
過激であってはいけない過激なアイデア: たとえ協会の業務をすべて取り除いたとしても、四半期ごとの会議には出席する価値があるはずです。出席する唯一の理由がロバートの秩序規則と委員会の最新情報である場合、メンバーではなく取締役会のための会議を構築したことになります。
2 つのトラック形式が機能します。30 ～ 45 分の集中的なビジネス (更新、投票、発表) に続いて、60 ～ 90 分の真の価値のあるプログラムが続きます。メンバーの仕事に関わるワークショップ。業界の課題に関するパネルディスカッション。あ 紹介が容易な構造化されたネットワーキング セッション。実際の問題を解決したメンバーによるケーススタディのプレゼンテーション。
価値あるプログラミングが魅力です。ビジネス会議は税金です。この比率を逆転させると (重いビジネスと薄いプログラミング)、メンバーに何も見返りを与えずにメンバーの時間を請求することになります。価値を持ってリーダーシップを発揮し、ビジネスを効率的に処理すると、イベントには参加する価値があるため、出席者数は増加します。
スピーカーローテーションとユージュアルサスペクツ問題
どの協会にも頼りになる講演者がいます。 20分になる「一言」の理事長。業界教育を装った薄っぺらいセールストークをするスポンサー担当者。他に誰も手を挙げないため、四半期ごとに自発的にプレゼンテーションを行う同じ 3 人のメンバー。
スピーカー パイプラインを構築してサイクルを断ち切ります。毎回の会議の後に、定期的に発表者ではない 3 人のメンバーに、今後の会議で何か共有したいかどうかを尋ねます。正式なプレゼンテーションではなく、10 分間のケーススタディ、解決した問題、学んだ教訓などです。他の非正規講演者がその経験を生き延びたのを見ると、ほとんどの人は最初は「ノー」、二度目は「イエス」と答えるでしょう。
外部スピーカーは投資する価値がありますが、それは関連性がある場合に限られます。一般的な励ましを伝える「やる気を起こさせるスピーカー」は予算の無駄です。メンバーが直面している問題を解決してくれる近隣市場の専門家は非常に貴重です。協会の会合で優秀な外部講演者は、講演者ではありません。洗練された基調講演ではなく、実際の経験を共有する隣接する業界や地域の同業者です。 (成長する名簿を管理している場合は、次のことをお読みください) 大規模なスピーカー管理.)
毎回同じ会場の罠
四半期ごとに同じホテルのボールルームに集まるのは、「便利」で「誰もが場所を知っている」からです。つまり、予約は簡単で、メール テンプレートを更新する必要はありません。メンバーが経験しているのは、同じベージュの部屋、同じ駐車の手間、毎回の会議が最後までぼやけてしまう同じ予測可能性です。
会場の入れ替えは単なる目新しさではなく、戦略でもあります。メンバーの職場でのミーティングには施設見学が含まれており、これが実に興味深い。レストランでのミーティングは、より良い食事と社交的な雰囲気を意味します。コワーキングスペースでの会議は、ホテルでの会議とは雰囲気が異なります。会場が変更されるたびに、メンバーに参加する新たな理由が与えられます。「オフィスに行ったことがない」ということは、驚くほど効果的な誘致となります。
論理的な反対意見は現実的ですが、大げさです。はい、会場によってはメンバーによっては遠方になる場合もございます。不便が公平に分散されるように、地域全体で地理的にローテーションします。年に一度、車で 20 分長くなることに不満を言うメンバーは、とにかく都合の良い会場での会議をサボるメンバーと同じです。あなたが連絡を取ろうとしているメンバー、つまり来なくなったメンバーには再考する理由が必要です。新しい会場を提供するのが最も簡単です。
四半期ごとの協会ミーティングは、Kagibag にぴったりです。 RSVP とチケット発行 (無料イベントでも登録データの恩恵を受けます)、四半期をまたいだ出席者の追跡 (誰が来て、誰が去っていき、誰が新参者)、発表者ローテーションのための講演者管理、資料を共有し、会議間のエンゲージメントを維持するための会議後のフォローアップ キャンペーン。
ここでは、ライフサイクル マーケティング ツールが特に役立ちます。全員に同じ一般的な招待状を一斉送信するのではなく、2 四半期出席しなかったメンバーを特定し、次の四半期の前にターゲットを絞った再エンゲージメントを送信できます。
四半期会議間のメンバーのエンゲージメント
協会のリーダーが犯す最大の間違いは、四半期ごとの会議を会員の経験のすべてとして扱うことです。そうではありません。会合間の 90 日間がエンゲージメントの存亡を左右するものであり、この期間中、ほとんどの協会は完全に沈黙します。次回の会議のリマインダーがメンバーの受信箱に届くまで、コミュニケーションも価値もなく、関連付けの存在を思い出す理由もありません。
会議間の労力が少なく価値の高いタッチポイント: 業界に関する有益な洞察を 1 つ (5 つではなく 1 つ) 含む月次メール、興味深い仕事をしているメンバーを紹介するメンバーのスポットライト、共有リソースやツールの推奨事項、会議への招待 議題のないカジュアルなコーヒーミーティング。これらには委員会の承認や理事会の投票は必要ありません。カレンダーのリマインダーと 30 分を持っている人が必要です。
目標は、より多くの義務を課すことではありません。これは、メンバーがたまたま同じ年会費を払っている見知らぬ人として四半期ごとの会議に参加することがないように、会議間の結合組織を維持するためです。年に 4 回しか会員と参加しない協会は、四半期ごとに関連性を失っていくことになります。
実際に投資するようリーダーを説得する
最後の障害はほとんどの場合内部にあります。取締役会は 10 年間、同じ方法でこれらの会議を運営してきました。フォーマットは快適です。変化は仕事です。 「私たちの会議は大丈夫です」は、「私たちの会議がメンバーを遠ざけている」よりも信じやすいです。
有効な議論は意見ではなくデータです。過去 8 四半期にわたる出席状況を追跡します。傾向をプロットします。出席者あたりのコストを計算します (会場 + 食事 + 講演者の料金を実際の出席者数で割ったもの)。会員獲得コストと比較してみましょう。取締役会が、メンバーの 12% が出席する会議に参加者 1 人あたり 85 ドルを費やしていることを確認すると、会話は「なぜ変更するのか?」から変わります。 「どれくらい早く変化できるか？」
単一の実験四半期を提案します。 1つの会議の形式を変更し、結果を測定し、報告します。 「すべてを見直してみましょう」ではなく、「一度試してみましょう」と賭け金を下げます。改善された 1 回の会議からのデータは、どんな主張よりも説得力があり、実験がうまくいかなかった場合に躊躇する取締役会メンバーに退路を与えることになります。 (うまくいきます。ただし、データがそれを物語っています。)