最後の参加者が退席しました。あなたのチームがまだ登録デスクを片付けている間に、会場は受動的かつ積極的に椅子を積み始めます。あなたは疲れきっていて、携帯電話には未読メッセージが 340 件あり、体のあらゆる部分が家に帰って、少なくとも 2 週間は出来事について考えたくないと考えています。わかりました。しかし、次の 72 時間は最も価値のある時間であり、それを無駄にすると、莫大な価値と収益がテーブルの上に残ることになります。
72時間枠
イベント後の好意には半減期があり、それは思っているよりも短いです。カンファレンスの直後、参加者はざわめきます。彼らはソーシャルメディアに投稿しています。彼らは同僚に、気に入ったセッションについて話しています。彼らはあなたのブランドを素晴らしい体験と結びつけている美しい感情状態にあります。これはすぐに色褪せてしまいます。 3日目までに、彼らは通常の生活のリズムに戻ります。 7日目までに、あなたのイベントは楽しいですが、受信箱の内容と競合して薄れつつある思い出になります。
イベント後に行う必要がある重要なことはすべて、この 72 時間以内に行う必要があります。それは後でできないからではなく、その後の応答率、エンゲージメント、一般的な受容性が崖から落ちるからです。初日に送信されたアンケートの回答率は 40% でした。 10日目に送信された同じアンケートの回答率は12%でした。これらはでっち上げられた数字ではありません。これは私がデータを見たすべてのイベントに共通するパターンです。
実際に参加者が記入する参加者アンケート
アンケートといえば、ほとんどの事後アンケートはひどいものです。質問は長すぎ、質問は間違っており、到着は遅すぎます。リッカート尺度と自由記述フィールドを備えた標準的な 25 の質問からなる調査は、楽観主義を実践するものです。誰もそれを終わらせない。それを終える人は、最も熱心な参加者か、最も怒っている参加者のどちらかです。これにより、有益な情報はほとんど何も得られない、美しく二峰性のデータ分布が得られます。
有効なのは、5 つの質問からなるアンケートを 24 時間以内に送信することです。 5つの質問。 6 ではありません。五。
- 全体的な満足度 (1 ～ 5 段階、1 クリック、完了)
- イベントで最も良かったことは何ですか? (オープンテキスト)
- 何か 1 つ変更しますか? (オープンテキスト)
- 来年参加する可能性はどのくらいですか? (1-5スケール)
- このイベントを同僚に勧めますか? (はい/いいえ)
それでおしまい。これは 2 分以内に完了します。自由記述の質問は定性的なシグナルを提供します。スケールは、毎年追跡するためのベンチマークを提供します。また、短いため、人々は実際に読み終えます。つまり、データは偏ったものではなく、代表的なものになります。
「アンケートに答えてくれたら賞品を用意したほうがいいでしょうか？」正直に言うと、違います。賞品のインセンティブは、フィードバックがある人ではなく、賞品が欲しい人からの完成品を集めます。より良いインセンティブ: 「この 2 分間のアンケートにご回答いただければ、セッション録画への早期アクセスをお送りします。」現在、インセンティブは視聴者の実際の関心と一致しています。
セッション録画: 無料と有料、そしてその中間のすべて
セッションを記録しました。素晴らしい。さて、何でしょうか？この決定は、ほとんどの主催者が認識しているよりも戦略的な意味を持っています。両極端は、YouTube ですべてを無料ですぐに公開するか、すべてをペイウォールの内側にロックしてアクセスを販売することです。どちらにもメリットがあり、どちらにもコストがかかります。
無料の録音はマーケティング エンジンです。イベントの評判を築き、将来の参加者に質の高いプレビューを提供し、数カ月または数年にわたってブランドへのトラフィックを促進し続けるロングテール コンテンツ ライブラリを作成します。 YouTube でのカンファレンス トークは、コンテンツが常緑であれば、驚くほど保存期間が長くなります。
有料録音は収入源ですが、予想よりも控えめです。 「すべての録画にアクセスするには 99 ドルを支払う」というコンバージョン率は通常、出席者の 5 ～ 15%、それを聞いた非出席者の場合は 1 ～ 3% 程度です。それは大規模な現実のお金ですが、変革をもたらすものではありません。
ハイブリッド アプローチはほとんどの場合に最適です カンファレンス: 基調講演といくつかのハイライト セッション (マーケティング コンテンツ) を無料でリリースし、完全なライブラリをプレミアム アドオンとして来年の早割チケットにバンドルします。現在、録音は単なる収益ではなく、将来のチケット販売のための変換ツールでもあります。 (全体的な戦略があります 録音を製品として扱う 決める前に理解しておく価値があります。)
気分を新たにするスポンサー レポート
スポンサーがあなたにお金をくれました。彼らは報告を期待している。 「1,200 名が参加し、貴社のロゴが Web サイトに掲載されました」という PDF を送信すると、更新に関する非常に難しい会話になるでしょう。スポンサーは出席者数だけを気にすることはありません。彼らは見込み客、印象、そして自分が費やしたお金が他のことに費やすことができたものよりも良かったかどうかを気にします。
優れたスポンサー レポートには以下が含まれます: ブースのトラフィック (該当する場合)、スポンサーがブースを持っている場合は、 ブース運営者の視点 理解する価値がある）、ブースでのバッジのスキャン数、スポンサー付きセッションへの参加者、ブランドを含むソーシャル メディアでの言及、参加者の人口統計の内訳（役職、企業規模、業界）、そして - これはほとんどの人が見逃している点です - 何が効果的で、来年彼らのために何を変えるかを定性的にまとめたものです。最後の部分は、取引ではなくパートナーシップを示しています。
このレポートは 2 週間以内に送信してください。スポンサーは、あなたが思っているよりも早く来年の予算を決定しています。スポンサーがすでに他の場所にイベント予算を投入した後にレポートが届いたとしても、データの品質は問題になりません。
収集すべきだった（しかしおそらく収集されていなかった）データ
イベント後は、あればよかったと思っていたすべてのデータに気づくときです。部屋と時間帯ごとのセッションの出席状況。チェックインのピーク時間。どのセッションで後ろに人が立っていたのか（需要が定員を超えた）、空の椅子が並んでいたセッションはどれでしょうか。休憩時に人が集まる場所。どの食料品店が最初に品薄になったか。万博会場の交通量が減った時間。
このデータのほとんどは、システムを事前に設定しておけば簡単に収集できますが、事後に再構築することはほぼ不可能です。これは、良いイベントを運営する人と、年々良くなるイベントを運営する人を分けるイベント計画の厄介な部分です。
イベントの後ではなく、イベント中に共有ドキュメントを作成し、チーム メンバー全員がリアルタイムで観察をドロップできるようにします。 「ルーム B は、ML セッションの 9 時 05 分までに満員になりました。」 「ランチの行列がアトリウムまで続いています。」 「スポンサー X は 3 PM 以降トラフィックがゼロでした。」この生の観測データは計画を立てる上で貴重なデータであり、2 週間後に記憶から再作成することはできません。
今年が新鮮なうちに来年の計画を立てる
イベントから 2 週間以内 (理想的には 1 週間以内) に、コア チームとの報告会を開催します。お祝いのディナーではありません（それもやりますが）。何がうまくいき、何がうまくいかなかったのか、何を維持したいのか、何を変更したいのかなど、イベントのあらゆる側面を振り返る構造化された回顧展です。すべて書き留めてください。あらゆること。
これは明らかです。情報が新しいうちは、それを行う人はほとんどいません。彼らは来年の計画が始まるまで待ちますが、通常は 4 ～ 6 か月後です。その時点で、全員の記憶は選択的なフィルターを通過し、ハイライトは保存され、運用上の問題点は消去されます。 「登録はスムーズに行われたと思います」は、「チェックインステーションが 3 か所しかなく、同じ 30 分間に 400 人が到着したため、登録は 8:45 AM で 25 分間の列ができました」とはデータ ポイントが大きく異なります。
まだ輝いているうちに、競合するイベントで日程が決まる前に、来年に向けて会場を確保しましょう。イベント後 30 日以内に署名された会場契約は通常、より良い料金が得られます。会場はあなたが真剣であることを知っており、販売パイプラインに戻るよりもリピーターを囲い込みたいと考えています。
ここで、「実際にそのデータを収集したのか?」という問題が発生します。パニックが消える。 Kagibag は、セッションのチェックイン、バッジ スキャン、ブースのトラフィック、出席者のエンゲージメント、アンケートの回答を 1 か所で追跡します。スポンサーのレポートは、推定ではなく実際のデータに基づいています。前年比の比較には、実際にはベースラインがあります。そして、今年作成した参加者プロフィールは、来年の早期キャンペーンのマーケティング リストになります。CSV エクスポートやデータ調整はなく、「どのスプレッドシートに更新された電子メールが含まれているか」という質問も必要ありません。
最後のセッションが終了してもカンファレンスは終了しませんでした。データを収集し、人々に感謝し、フィードバックを収集し、来年がゼロからスタートしないように準備を整えたときに終了します。その後数か月間、あなたが何をするかによって、聴衆の熱意が保たれるかどうかが決まります。 イベント間のコミュニティの問題。イベント後のことを後回しにしている主催者は、3 年目までに燃え尽きてしまいます。これを来年の計画の第 1 段階として扱う主催者は、年々質の高いイベントを構築します。