60 人の講演者、4 つの部屋、3 日間、そして感覚を持ち、あなたの取り組みに対して積極的に敵対するスプレッドシートがあります。マルチトラックのカンファレンス スケジューリングへようこそ。このロジスティック上の問題は、外から見ると単純に見えます (「会議を部屋に入れるだけ」) が、実際には友情に終止符を打ち、経験豊富な主催者に転職を検討させる組み合わせの悪夢です。
核心的な問題は一見単純です。1 人の出席者が消費できる量を超えるコンテンツがあるということです。これが複数のトラックのポイントです。並行セッションで多様性を提供できます。しかし、並列セッションを実行すると、競合が発生します。そして、意見が対立した瞬間、同じ時間枠で 2 つの講演を見たがっていた不幸な出席者が、あたかもあなたが個人的に意地悪してお気に入りの 2 人の講演者を対戦させるスケジュールを個人的に決めたかのように、特にあなたに腹を立てていることになります。
(あなたはそうしませんでした。しかし、GraphQL の講演が TypeScript の講演の反対だったので見逃した人に、組み合わせ最適化について説明してみてください。彼らは数学を望んでいません。彼らはタイムマシンを望んでいます。)
組み合わせ爆発（平易な言葉で）
スケジューリングがなぜ難しいのかを理解していただくために、これについていくつかの数字をあげてみましょう。 2 日間で 4 つのトラックにわたる 40 のトークがあるとします。毎日 5 つのタイムスロットがあります。つまり、1 日あたり 20 スロット、合計 40 スロットになります。 40 のトークを 40 のスロットに割り当てる必要があります。
可能な配置の数は 40 階乗、つまり 48 桁の数です。これは、観測可能な宇宙の原子の数よりも多くの可能なスケジュールです。スプレッドシートはそれらすべてを評価することはできませんし、あなたも同様に評価することはできません。
ここで制約を追加します。講演者 A は火曜日の午後に発表できません。講演者 B と講演者 C は聴衆を共有しているため、同じスロットに入るべきではありません。基調講演は一番大きな部屋で行われなければなりません。ワークショップには劇場の座席ではなく、テーブルのある部屋が必要です。スポンサーの講演は契約にあったため昼食前でなければなりません。講演者 D と講演者 E は同一人物です (あなたは両方の提案に賛成し、現在その結果を受け入れているため、彼らは 2 つの講演を行っています)。
それぞれの制約により、一部の取り決めが削除され、他の取り決めが必須になります。課題はスケジュールを見つけることではありません。それは、適切なスケジュールを見つけることです。それは、痛みを伴う衝突を最小限に抑え、すべての制約を尊重し、JavaScript の講演を 3 つ同じスロットに入れず、1 つのスロットに誰も来なかったニッチなトピックだけを残すスケジュールです。
実際に重要な会議スケジュールの競合を回避する
誰も教えてくれないことですが、スケジュールの競合をなくすことはできません。複数のトラックから成る会議では、対立は構造的なものになります。これらはフォーマットに組み込まれています。あなたにできることは、最も傷つく衝突、つまり聴衆が重複する 2 つの人気の講演が互いにスケジュールされている衝突を最小限に抑えることです。
このような競合が発生する前に特定する方法は、オーディエンス マッピングです。講演ごとに、「この講演の主な聴衆は誰ですか?」と尋ねます。フロントエンド開発者、バックエンド開発者、DevOps、デザイナー、マネージャー、初心者、上級者など、聴衆セグメントごとにトークをタグ付けします。次に、各時間枠を見て、同じスロットのまったく同じセグメントを対象とした 2 つの講演があるかどうかを確認します。 「はい」の場合は、1 つ移動します。
これにはソフトウェアは必要ありません (ソフトウェアが役に立ちますが、これについては後で詳しく説明します)。それには、壁、付箋、そして聴衆の重なりを理解できるほど十分に理解している人が必要です。タイムスロットを列として、部屋を行としてレイアウトします。各トークを付箋に視聴者タグを付けて貼り付けます。整える。後ずさりしてください。衝突を探します。物を動かす。繰り返す。
誰も行かない道
すべてのマルチトラックカンファレンスには墓地トラックがあります。他の部屋が立ち見のみである中、この部屋は出席者が一桁に減少する部屋です。話し合いは順調です。講演者は有能です。しかし、このトラックは聴衆の需要ではなくトピック分類によって定義されており、特に「データ ガバナンスにおける新たなパラダイム」を目的としてカンファレンスに来た人はいなかったことがわかりました。
これは、主催者が参加者の興味ではなく、コンテンツ カテゴリに基づいてトラックを設計するために発生します。この 2 つは同じものではありません。提案募集によりデータに関する 12 件の講演が行われたため、「データ トラック」を作成しました。論理的ですよね？ただし、そのトラックを埋めるデータ専門家の数はフロントエンド開発者より 5 対 1 で上回っており、現在、部屋の 4 分の 1 が視聴者の 5 分の 1 にサービスを提供している一方で、部屋の 4 分の 3 は過密状態です。
解決策は、コンテンツの配信ではなく、視聴者の構成に合わせてトラックのサイズを調整することです。出席者の 70% がフロントエンドのトピックに興味があり、10% がデータのトピックに興味がある場合、スケジュールにはその比率が反映される必要があります。データにトラック全体ではなく、2 つまたは 3 つのスロットを与えます。在室時間を実際に人々がいる場所に再配分します。
これには、スケジュールを最終決定する前に視聴者の構成を把握する必要があります。つまり、初期の登録データがスケジュールのインテリジェンスとなることを意味します。誰がチケットを購入しているのか、何に興味があるのか、スケジュール プレビューでどのセッションにフラグを立てているのかを確認します。あなたが望んでいる聴衆ではなく、あなたがいる聴衆に合わせてスケジュールを立ててください。 (会議がこれを問題にするほど大規模であれば、おそらく次のような問題を扱っているでしょう。 2,000人規模の大会の運営.)
部屋の収容人数の不一致 (目に見えるスケジュールの失敗)
部屋が狭すぎて話ができないほど、スケジュールの失敗が目立つものはありません。その講演者には 200 人が興味を持っています。その部屋には80人が収容できる。ドアの外には行列ができており、消防士は不満を抱いており、120人がイライラしてそのことについてツイートしている。
一方、ホールの向こう側では、300人を収容できる部屋に40人が座っており、火曜日の午後の映画館のように座席に散らばっていた。講演者は全力を尽くしているが、座席の3分の2が空席のときのエネルギーは異様だ。
どの講演が人気になるかを予測することは、正しく行えば推測ゲームではありません。講演者の評判、トピックの人気 (事前登録の関心データを使用)、時間帯 (昼食直後は常に出席者が少ない)、曜日 (複数日に渡るカンファレンスの最終日は常に出席者が少ない) がすべて考慮されます。人気が予測される講演を最大の部屋に配置します。 40 人が満員のように感じられる小さな部屋で、ニッチな講演を行ってください。
廊下のトラックがあなたの競争相手です
ここにカンファレンスの主催者が抵抗する不快な真実があります。それは、カンファレンスでの最高の会話はセッションでは行われていないということです。それらは廊下で起こっています。コーヒーステーションにて。ランチの行列に。建物の間の散歩中。 「廊下のトラック」は冗談ではなく、出席者の注目を集める正当な競争相手であり、一部の出席者にとっては、それがチケットを購入する主な理由です。
これはプログラミングの失敗ではありません。カンファレンスの特徴です。人々は話をするために来ますが、会話のために留まります。また、スケジュールが詰め込まれすぎて廊下で会話する時間がない場合、つまり 9 AM から 5 PM までの毎分がプログラムされている場合は、会議を価値のあるものにするのを妨害していることになります。
スケジュールに休憩を組み込んでください。トイレ休憩は10分もありません。実際の休憩: セッション間は少なくとも 30 分。ランチにたっぷり1時間。人々が慌てることなくコーヒーを飲みながら会話できる程度の長さの午後の休憩。こうしたギャップは時間の無駄ではありません。それらはスケジュールの結合組織です。これらがなければ、カンファレンスは一連の話になってしまいます。彼らにとって、それは経験なのです。
実際に機能するモバイル会議のスケジュール
印刷された会議プログラムは記念品であり、ツールではありません。紙の小冊子を使ってマルチトラック会議をナビゲートする人はいません。彼らは電話を使います。モバイルでスケジュールにアクセスできず、検索できず、リアルタイムで更新できない場合は、いくらサイネージを設置しても解決できないコミュニケーションの問題があります。
モバイル スケジュールは 3 つのことを適切に実行する必要があります。1 つは、現在何が起こっているか (部屋の位置とともに) を表示すること、出席者が参加予定のセッションの個人スケジュールを作成できること、そして何か変更があった場合 (部屋の交換、キャンセル、タイムシフト) に更新をプッシュすることです。最後のものが重要です。講演によって部屋が移動し、出席者が間違った部屋に行ってドアの標識を見て気づいた場合、スケジュールに定められている 1 つの仕事、つまり人々に居場所を伝えるという仕事に失敗したことになります。
マルチトラックのスケジューリングはアマチュアを分ける問題です カンファレンス プロのものから。アマチュアカンファレンスにはスケジュールがあります。プロフェッショナル向けのシステムには、聴衆の重複、部屋の収容人数、講演者の制約、廊下の時間、そしてあらゆるカンファレンスで遭遇する避けられない直前の変更を考慮したスケジューリング システムがあります。システムを構築します。あなたのスプレッドシートは、敵ではなく再びツールになることで、あなたに感謝するでしょう。