あなたはチケットに 800 ドルを支払いました。あなたの会社がホテルを負担したということは、あなたは会社に旅行報告書を提出する義務があることを意味します。 3 日間、参加できる 47 のセッション、小さな空港ほどの規模のエキスポ ホール、400 人が生ぬるい前菜の皿を持ちながら有意義なつながりを築こうとするネットワーキング レセプションが用意されています。問題は、そのカンファレンスに価値があるかどうかではない。問題は、投資に見合った十分な価値を引き出せるか、それとも YouTube で視聴できたかもしれないセッションに 3 日間参加して、トートバッグに盗品がいっぱい入って、実行につながるものを何も持たずに帰宅するかということです。
カンファレンス参加者のほとんどはそれを支持します。彼らは現れ、スケジュールに目を通し、群衆を追い、有益なことが起こることを望みます。時々そうなります。通常はそうではありません。カンファレンスから一貫して価値を得ている参加者は、準備、戦略、成功の明確な定義を持って、仕事のプロジェクトのようにカンファレンスに取り組みます。
カンファレンス前の宿題 (はい、本当に)
良いカンファレンスの仕事は、到着の 1 週間前から始まります。スケジュールをダウンロードします。セッションの説明を読んでください。刺激的なタイトルの説明だけでなく、すべての説明を読んでください。プロの講演者だけでなく、実践者である講演者を特定します。出展者を調べて、あなたの作品に実際に関連する 3 つまたは 4 つの出展者にフラグを立てます。
さらに重要なのは、目標を定義することです。 「何かを学ぶ」のではなく、実際の目標です。 「分析の移行のために潜在的なベンダーを 2 社探します。」 「他の企業が[特定の問題]にどのように対処しているかを理解します。」 「私の業界の 3 人に会いましょう。カンファレンスの後に電話できます。」特定の目標は特定の行動を生み出します。曖昧な目標は迷走を生みます。
出席者リストがある場合は、出席者リストを確認してください。多くのカンファレンスにはネットワーキング アプリやディレクトリがあります。会いたい人を特定し、カンファレンスの前に連絡を取ります。「私たち二人とも参加するんですね。火曜日の朝の休憩中にコーヒーでも飲みませんか？」会話を事前にスケジュールするというと強引に聞こえますが、どのカンファレンスでも最もつながりのある人々はそうやって行動しています。彼らは人間関係の構築を成り行き任せにしません。
カンファレンスのスケジュールの矛盾: 出席者のジレンマ
3つのトラック。同じ時間帯。あなたが求めていたテーマに関するセッション、みんなが話題にしている講演者によるセッション、あなたが現在直面している問題に予想外に関連しそうなセッション。 1名様でもご参加いただけます。残りの 2 つは永遠に失われます。少なくとも、 録音が出てくる、情報のギャップは解決しますが、ネットワークのギャップは解決しません。
意思決定の枠組みは次のとおりです。セッションに参加すると、録画からは学べないことを学ぶことができます。ライブ Q&A を備えたパネル、インタラクティブなワークショップ、小グループのディスカッション - これらは、直接の体験とビデオでの体験では根本的に異なります。よく練られた基調講演?録画を見てください。演習をしたりファシリテーターと話したりする 30 人規模のワークショップですか?直接そこにいてください。
もう 1 つの要素は、その部屋に誰がいるかということです。サプライ チェーン分析に関するセッションに他のサプライ チェーンの専門家が集まる場合、そのセッション後の休憩中のネットワーキングの方がセッション自体よりも価値がある可能性があります。あなたは、あなたのトピックに参加することを自ら選択した 50 人の人々と同じ部屋にいることになります。これは、他のイベントでは追加料金を払って参加するような厳選されたネットワーキングの機会です。
絶望的ではなく、意図を持ったネットワーキング
会議ネットワーキングには 2 つのモードがあります。モード 1: 関係者に会えることを期待してレセプションを歩き回り、会場について世間話をし、二度と見ることのない名刺を交換します。モード 2: 会いたい人の短いリストを持って到着し、内容のある会話を始めるための十分な下調べを済ませ、48 時間以内にフォローアップする。
モード 2 は強烈なサウンドです。それは激しいです。これは、3 日間のイベントから永続的な職業上の関係を生み出す唯一のモードでもあります。会議ネットワーキングのハードルは驚くほど低く、ほとんどの人はモード 1 にいます。 「昨年のカンファレンスの講演を読み、X へのアプローチについて質問がありました」と言う人は、すぐに会場の 95% と差別化できます。
ここでは、量よりも質が非常に偏見をもって適用されます。実際のアイデアを交換する 5 つの本物の会話は、バッジ スキャン 30 枚分や名刺の束以上の価値があります。実際に仕事上の問題について電話するような 3 人で会議を終えたら、ネットワーキングの経験は成功したことになります。 LinkedIn で 50 のつながりがあり、「あの場で知り合った」以上の深い関係を持たずに去ったとしても、まだ終わっていないことになります。
後で実際に役立つメモを取る
会議のメモ取りの罠: 講演者の発言をすべて書き留め、セッションごとに 3 ページのメモが作成され、二度と読むことはありません。 2 週間後、ノートブックを開くと、「ML パイプラインの最適化 - 重要!!」というページが表示されます。そして何が重要なのか、なぜ重要なのか全く分かりません。
より良いアプローチ: すべてのセッションで、正確に 3 つのことをキャプチャします。これまでになかった洞察が 1 つあります。帰宅したら実行したいアクションアイテムの1つ。フォローアップする 1 人の人物またはリソース。それでおしまい。セッションごとに 3 つの事柄が明確に書かれており、すぐに実行できます。十分な会議が終了すると、実際に検討して実行するのに十分な簡潔な項目が 15 ～ 20 個得られます。
記録する価値のあるもう 1 つのことは、誰と会ったかです。名前だけではなく、コンテキストも。 「Dataflow の VP Eng である Maria Chen は、イベント駆動型アーキテクチャへの当社のアプローチに興味を持っており、来週彼女にメールをくれると言っていました。」これには会話後 20 秒かかります。これが、実際のディスカッションに言及するフォローアップと、一般的な「よろしくお願いします」メールの違いです。
カンファレンス参加者のためのエキスポホール戦略
エキスポホールはあなたを圧倒するように設計されています。何百ものブースにそれぞれスタッフが配置されている あなたの注意を引くように訓練され、バッジをスキャンします、ドリップ キャンペーンに追加します。計画なしで歩き回ると、必要のないベンダーとの会話に 2 時間を費やし、実際に見たかった 3 つを見逃すことになります。
到着する前にフロアプランを確認してください。ターゲットとなるブースを特定します。ブースのスタッフが新鮮で、列が短い初日の早い時間に訪問してください。質問を準備しておきます。「X の解決策を検討しています。Y にどのように対処するか説明してもらえますか?」これは、あなたがバッジ スキャンではなく、本物の見込み客であることを示しており、より良い会話が得られるでしょう。
それ以外の場合は、快適なペースで 1 回のウォークスルーを実行して、目に留まるものを確認して完了です。エキスポホールはカンファレンスの価値が息づく場所ではありません。これはセッションとネットワーキングを補足するものであり、代替品ではありません。ブースのデモを見て半日を費やすことが、カンファレンスの時間を最大限に活用できることはほとんどありません。
参加者側から見ると、Kagibag を利用したカンファレンスでは、これらすべてを簡単にするツールが提供されます。参加者のプロフィールを参照して会いたい人を計画し、セッション カタログから個人用のスケジュールを作成し、ネットワーキング機能を使用してイベント前およびイベント中に他の参加者とつながり、セッション資料や講演者情報に 1 か所でアクセスできます。
登録時に記入する参加者プロフィールは単なるデータ収集ではなく、あなたと同じように意図を持ってネットワークを築こうとしている他の参加者があなたを見つけやすくするものです。
会議後の行動計画
飛行機で帰国するときは、カンファレンスが価値を生み出すか、永続的な変化をもたらさなかった「面白かった」体験の墓場に加わるかのどちらかです。カンファレンス後の 48 時間は締めくくりの時間です。洞察は新鮮で、つながりは温かく、モチベーションは一時的に最高潮に達します。
飛行機の中で (または帰国の最初の朝): セッションごとに 3 つのことをメモしたものを見直してください。アクション アイテムを 1 つのリストに統合します。受け取るべきすべてのフォローアップ メールを、受信者があなたのことを覚えているうちに、今日中にすべて送信してください。 「[カンファレンス] でお会いできてうれしいです。先ほどお話ししたリソースはこちらです。来週、時間を見つけて電話しましょう。」
会社が期待する旅行レポートを書きますが、まずは自分のために書いてください。参加したセッションの概要ではなく、「[特定の問題] へのアプローチ方法を変えるために何を学んだか?」に答える文書です。フォローアップすべき誰に会いましたか?どのようなツールやアプローチを評価すべきでしょうか?あなたの会社もそうだとしたら カンファレンスのスポンサー、このレポートは、来年度予算の ROI 計算をフィードします。これは、カンファレンスへの出席を経費から投資に変えるための文書です。そして、それが書かれるのは 1 週間以内に限られます。2 週間目になると、カンファレンスの内容は曖昧になり、トートバッグはクローゼットにしまってしまうからです。