Pedisteis voluntarios y 40 personas levantaron la mano. Felicidades. Ahora tienes 40 personas y cada una de ellas cree que es el personaje principal de tu evento. La mitad de ellos harán un trabajo excelente. Una cuarta parte necesitará una dirección constante. Y al menos tres de ellos intentarán reorganizar toda la operación el día de, porque "tienen experiencia".
La coordinación de voluntarios es el hermano feo de la gestión de eventos: toda la complejidad, nada de presupuesto. No puedes despedir a un voluntario. Realmente no puedes darles una evaluación de desempeño. Sólo se puede crear un sistema lo suficientemente claro como para que las personas motivadas y con opiniones firmes puedan canalizar su energía de manera productiva en lugar de dirigirse entre sí.
La gestión de voluntariado es sólo una gestión de eventos con un sombrero diferente
Aquí está el replanteamiento que lo cambia todo: sus voluntarios no son ayudantes. Son asistentes con responsabilidades. Se aplican todos los principios de gestión de asistentes. Necesitan expectativas claras antes de llegar. Necesitan orientación cuando aparecen. Necesitan un cronograma al que puedan hacer referencia. Necesitan saber a quién acudir si tienen preguntas. Y necesitan sentir que se respetó su tiempo cuando termine.
La mayoría de los coordinadores voluntarios pasan directamente a la asignación de tareas sin ninguno de estos andamios. "Estás en la mesa de registro, diriges el estacionamiento, manejas la comida". Luego se sorprenden cuando la persona de la mesa de registro se aleja para ayudar con la comida porque "parecía que necesitaban ayuda", dejando el registro sin personal durante 20 minutos.
El andamio es el punto. Una hoja de funciones de una página con límites claros (qué haces, qué no haces, a quién reportas, cuándo termina tu turno) elimina el 80% del caos. No porque los voluntarios sean incompetentes, sino porque las personas competentes y sin límites optimizarán lo que parezca más urgente, que casi nunca es lo que usted necesita que hagan.
El problema de demasiados cocineros
Cada grupo de voluntarios tiene al menos dos personas que creen que deberían encargarse de todo. Son fáciles de detectar: llegan temprano, inmediatamente comienzan a reorganizar la configuración y sus oraciones comienzan con "Lo que realmente deberíamos hacer es...". Lo que resulta molesto es que a menudo tienen razón en los detalles individuales y se equivocan catastróficamente en el panorama general.
La solución no es suprimir su iniciativa. Es para contenerlo. Asigne a los líderes naturales roles de liderazgo reales: líderes de equipo para áreas específicas con autoridad genuina dentro de su dominio. ¿La persona que quiere reorganizarlo todo? Póngalos a cargo de la instalación y el desmontaje. Ahora su energía organizacional tiene un canal y un límite. Pueden optimizar la configuración todo lo que quieran sin tocar el flujo de registro.
La clave es hacer que estos roles sean reales antes del evento, no improvisados en el acto. "Te pongo a cargo del área de check-in", dijo tres semanas antes del evento, con un alcance escrito, la dirigencia. Dicho quince minutos antes de que se abran las puertas mientras ambos sostienen mesas plegables, es desesperación, y ellos lo sabrán.
Cadenas de comunicación que no se rompen
No es posible que cuarenta voluntarios dependan todos de un mismo coordinador. Este es un problema matemático que la mayoría de los organizadores resuelven estando cada vez más estresados e inalcanzables a medida que avanza el evento. En la tercera hora, eres el cuello de botella de tu propio sistema y estás parado en el estacionamiento respondiendo las preguntas de cuatro personas mientras se desarrolla una quinta crisis en la mesa de la comida.
La solución es un árbol de comunicación, que es tan aburrido como parece y tan necesario. Hablas con tres o cuatro líderes de equipo. Los líderes del equipo hablan con sus voluntarios. Los voluntarios hablan con los líderes de su equipo. A ti no. Las únicas cosas que le afectan son las decisiones que realmente requieren su autoridad: cambios presupuestarios, preocupaciones de seguridad y el inevitable momento en que el orador principal no puede encontrar estacionamiento.
Esto sólo funciona si realmente lo aplicas. La primera vez que un voluntario se acerque a usted con una pregunta que el líder de su equipo podría responder, rediríjalo. Amablemente. Firmemente. "Esa es una gran pregunta; consulte con Sarah, ella está a cargo de esa área". Se siente grosero las primeras tres veces. A la cuarta vez, el sistema funciona.
Este es un fuerte ajuste Kagibag. La coordinación de voluntarios se asigna directamente a la gestión de asistentes de Kagibag: perfiles de voluntarios con asignaciones de roles, seguimiento de registro (quién se presentó a su turno), programación entre turnos y áreas, y herramientas de comunicación para coordinadores y líderes de equipo. Obtiene una vista en tiempo real de quién está dónde y quién aún no se ha registrado.
El sistema de registro es particularmente útil: usted sabe en cuestión de minutos si un voluntario no se presentó y puede reasignar la cobertura antes de que se convierta en un período sin cobertura.
Aprecio que no es condescendiente
El complejo industrial de reconocimiento a los voluntarios ha producido algunos artefactos verdaderamente vergonzosos. Los certificados de "Mejor Voluntario del Mundo". La fiesta de la pizza que parece un premio de consolación. El efusivo correo electrónico de agradecimiento que utiliza la palabra "increíble" once veces y se lee como si hubiera sido generado por un chatbot específicamente entrenado en positividad tóxica.
La verdadera apreciación es específica. "Gracias por quedarte una hora extra cuando la fila de check-in se atascó, eso mantuvo toda la entrada fluida", son diferentes de "¡Eres increíble!" El reconocimiento específico les dice a los voluntarios que alguien notó lo que realmente hicieron, no solo que se presentaron.
La otra cosa que la gente pasa por alto: el respeto durante el evento vale más que la gratitud después del mismo. Descansos adecuados. Borrar los horarios de finalización de los turnos que realmente se respetan. Agua y comida para las personas que realizan el trabajo, no sólo para los asistentes. Alguien que los releve cuando necesiten ir al baño. El listón para el tratamiento voluntario es sorprendentemente bajo y superarlo no cuesta casi nada.
Si desea hacer un gesto posterior al evento (y debería hacerlo), hágalo personal y proporcional. Una nota escrita a mano es mejor que un certificado. Un seguimiento genuino preguntándoles si querrían un puesto específico la próxima vez es mejor que un envío masivo de correos electrónicos que diga: "¡No podríamos haberlo hecho sin usted!".
Retención de voluntarios: recuperarlos la próxima vez
Reclutar 40 voluntarios una vez es difícil. Reclutar desde cero a 40 voluntarios cuatro veces al año es insostenible. Todo el juego es retención, y La retención de voluntarios sigue el mismo patrón que la retención de asistentes.: las personas regresan cuando se sienten útiles, conectadas y no aprovechadas.
El mayor asesino de la retención es la sensación de haber sido un cuerpo cálido. Si su voluntario pasó cuatro horas parado junto a un cartel que decía "Regístrese por aquí" y habló con seis personas, no volverá. Si pasaron cuatro horas en la mesa de registro registrando a las personas, resolviendo problemas y sintiéndose como una parte crítica de la operación, probablemente lo sean.
Diseñe roles que importen. Exceso de personal ligeramente para que la gente pueda tomar descansos, no tanto como para que la mitad de ellos no tenga nada que hacer. Luego, haga un informe, incluso una conversación de cinco minutos o una breve encuesta, preguntando qué funcionó y qué no. Esto logra dos cosas: le brinda datos para mejorar y le indica que le importa su experiencia, no solo su trabajo.
Los mejores coordinadores de voluntarios mantienen una lista entre eventos. No una lista de correo, una relación. Saben que Marcus prefiere los turnos de mañana. Saben que Elena es genial con los que asisten por primera vez. Saben que David dirá que sí a cualquier cosa, pero que realmente sobresale en la preparación. Cuando llega el próximo evento, no envían un formulario de registro genérico. Se acercan con preguntas específicas: "David, ¿puedes dirigir la configuración nuevamente? La misma hora de llamada a las 7 a. m.". Eso no es sólo eficiente. Es respetuoso. Y los voluntarios respetados están regresando. Ya sea que esté ejecutando un conferencia o un gala sin fines de lucro, las matemáticas voluntarias son las mismas.