Lleva seis meses pagando pizza de su bolsillo. O tal vez haya estado culpando al lugar para que le dé la habitación gratis prometiéndole una "exposición" que nunca se materializa. O tal vez simplemente ha estado organizando su reunión con humo y buena voluntad, y está empezando a resentirse por el gasto mensual que supone mantener vivo un evento comunitario.
Necesitas un patrocinador. Y esa idea te hace sentir incómodo, porque el patrocinio se siente como venderse, como convertir tu comunidad de base en un evento de marketing corporativo. Aquí está la buena noticia: no tiene por qué ser así. El patrocinio local, bien hecho, es una transacción en la que todos ganan y nadie pierde el alma.
Por qué los patrocinadores quieren su reunión (más de lo que cree)
Estás subvalorando lo que tienes. Una empresa local que intenta llegar a desarrolladores, diseñadores, especialistas en marketing o lo que sea de su comunidad tiene opciones limitadas. Pueden comprar anuncios Google y competir con todo Internet. Pueden patrocinar una gran conferencia y perderse en un mar de otros patrocinadores. O pueden patrocinar su reunión y ser el único nombre frente a treinta o cien personas que son exactamente su público objetivo, en persona, cada mes.
Esa última opción les resulta absurdamente rentable y lo saben. Una empresa de contratación local estaría encantada de gastar trescientos dólares al mes para presentar su nombre a cincuenta desarrolladores. Un espacio de coworking cubrirá su presupuesto de comida para atraer miembros potenciales. Una empresa SaaS con una oficina local lo patrocinará solo para generar buena voluntad con la comunidad de la que forman parte sus ingenieros.
No estás pidiendo dinero. Estás ofreciendo acceso a una audiencia seleccionada, comprometida y recurrente. Enmárquelo de esa manera: primero para usted mismo y luego para ellos. (Y si te preocupa que la audiencia se reduzca, esa es una problema de retención, no es un problema de patrocinio.)
Qué ofrecer (y qué conservar para usted)
El mayor error que cometen los organizadores de reuniones con los patrocinadores es ofrecer demasiado. Con la emoción de lograr que alguien diga que sí, promete un espacio para hablar de diez minutos, un logotipo en todo, acceso por correo electrónico a su lista de asistentes, demostraciones de productos durante la reunión y un stand en la esquina. Felicitaciones: acaba de convertir su evento comunitario en un infomercial.
Comience con lo que esté dispuesto a dar y trabaje hacia atrás desde allí. He aquí un punto de partida razonable:
Ofrezca siempre: logotipo en la página y diapositivas de su evento, agradecimiento verbal al inicio de la reunión, una mención en el correo electrónico o anuncio del evento. Estos no le cuestan nada y le dan al patrocinador una presencia visible.
Ofrezca con cuidado: una introducción de un minuto sobre "quiénes somos" al principio (ni una presentación, ni una demostración, un saludo). Una mesa donde puedan poner regalos o folletos. La capacidad de enviar una oferta de trabajo a su lista de correo por trimestre.
No ofrecer: su lista de correo electrónico de asistentes. Un espacio para hablar (a menos que el tema realmente sirva a su comunidad). La capacidad de cambiar su agenda o formato. Exclusividad que le impide llevar otros patrocinadores. Cualquier cosa que haga que los asistentes se sientan como si estuvieran en un evento de ventas en lugar de en una reunión comunitaria.
El nivel de patrocinio de pizza y cerveza
No todos los patrocinadores necesitan una estructura de niveles oro, platino y diamantes. Para la mayoría de las reuniones comunitarias, en realidad solo hay un nivel que importa, y yo lo llamo el nivel de pizza y cerveza.
El trato es simple: el patrocinador cubre la comida y bebida para la reunión. A cambio, obtienen visibilidad del logotipo, una mención verbal y la buena voluntad de ser la empresa que alimenta a la comunidad. Eso es todo. Sin paquetes complejos. Sin hojas de cálculo de retorno de la inversión. Sin negociaciones de varios meses.
El costo para el patrocinador suele ser de doscientos a quinientos dólares por evento, según el tamaño del grupo y los precios de los alimentos locales. Para una empresa con un presupuesto de contratación o marketing, esto es un error de redondeo. Para tu reunión, es la diferencia entre "trae tu propia cena" y "tenemos pizza".
Este nivel funciona porque es concreto y tangible. El patrocinador no está comprando "conocimiento de marca" abstracto. Están comprando pizza. Todos pueden ver la pizza. Todos comen la pizza. Todo el mundo sabe quién compró la pizza. Es la forma más honesta de patrocinio: una empresa paga por algo que la comunidad disfruta y la comunidad sabe a quién agradecer.
Gestionar las expectativas de los patrocinadores sin conversaciones incómodas
Esta es la conversación que debe tener antes de aceptar dinero: ¿qué espera obtener el patrocinador de esto, específicamente? No vagamente. Específicamente. Porque si su expectativa es "diez clientes potenciales calificados por evento" y su reunión genera cero clientes potenciales porque sus asistentes están allí para aprender, no para que les vendan, tendrá un desajuste que terminará mal.
La mayoría de los patrocinadores locales (los buenos, aquellos con los que vale la pena asociarse) tienen expectativas razonables. Quieren visibilidad de marca. Quieren ser conocidos como una empresa que apoya a la comunidad. Quieren que sus reclutadores charlen ocasionalmente con los asistentes en un ambiente de baja presión. Todas estas son cosas que puede ofrecer sin comprometer su evento.
Establece los términos por escrito, incluso si es solo un correo electrónico. "Cubres alimentos y bebidas hasta $X por evento. Colocamos tu logotipo en nuestra página y diapositivas, te mencionamos al principio y te damos una tabla para los materiales. Nos comprometemos a X eventos. Cualquiera de nosotros puede finalizar el acuerdo con un mes de anticipación". Simple. Claro. Nadie se sorprende.
Hacer que la comunidad se sienta auténtica
El temor que tiene todo organizador es que el patrocinio cambie la vibra. Que los asistentes comiencen a sentirse como si estuvieran en un evento corporativo en lugar de una reunión comunitaria. Este miedo es válido (ocurre todo el tiempo) pero se puede prevenir.
La clave es la proporcionalidad. Si la presencia de su patrocinador ocupa más del cinco por ciento de la experiencia de sus asistentes, les ha dado demasiado. ¿Una mención de treinta segundos en la parte superior? Bien. ¿Un logotipo en la plataforma de diapositivas? Bien. ¿Una demostración de producto de diez minutos en medio de su agenda? Demasiado. ¿Un correo electrónico de patrocinador cada semana? Demasiado.
Las mejores reuniones patrocinadas son aquellas en las que los asistentes saben que hay un patrocinador, aprecian la comida gratis y, por lo demás, no piensan en ello. El patrocinador es una presencia en segundo plano, no una distracción en primer plano. Si puedes lograrlo (y puedes hacerlo, con límites claros), entonces el patrocinio hace que tu evento comunitario mejor, no peor.
Vale la pena patrocinar a su comunidad. Créelo. Luego busque la empresa local que ya lo cree también, porque está ahí fuera y está esperando que alguien pregunte. Y si quieres ver cómo otros organizadores han manejado el baile de patrocinadores, el historias de organizadores de eventos reales Vale la pena leerlos.