誰もがキーノートをやりたがる60人の登壇者をさばく

あなたは 3 週間前に提案募集を開始し、現在 247 件の提出物を眺めていますが、そのうちの 60 件が本当に優れており、その 60 人全員が基調講演の枠を獲得すべきだと考えています。これは講演者管理の問題ですが、イベント計画ガイドを書いている人たちは、ルーム C の火曜日 2:30 PM の枠に割り当てられていることを、著名な業界人に伝える必要がなかったらしいため、誰もこの問題について警告しません。

提案募集の受信箱の問題

提案募集は楽観主義が死ぬ場所です。 「素晴らしい投稿をいくつか集めて、最も優れたものを慎重に厳選しよう」と考えて設定しました。実際に起こるのは、素晴らしい提案から「この人は私たちのイベントの説明を読んだのか?」というものまで、さまざまな提案の津波です。そして、それらはすべて応答を必要としています。

ボリュームも難しい部分ではありません。難しいのは、CFP の提出物は比較がほぼ不可能な形式で届くことです。 1 人が、学習目標を含む詳細なセッションの概要を 3 つの段落に書きます。次の人は「AI について話します」と書き、Twitter プロフィールへのリンクを含めます。 3 人目は、引用を完備した博士論文の要約と思われるものを提出します。これらを平等な競争条件で評価する必要があります。

ここでの動きは、当然のことのように聞こえるかもしれませんが、ほとんど誰も実行していません。それは、一貫性を強制する構造化された提出フォームです。タイトル。 200 ワード以内の要約。 3 つの重要なポイント。対象読者。以前の講演経験（自己評価ではなく、リンク付き）。全員が同じボックスに記入すると、比較が可能になります。人々に自由に文章を書いてもらうと、無意識のうちに優れたライターを支持することになりますが、これは優れた講演者と同じではありません。

敵を作らずにノーと言う技術

スピーカーを選択しました。今度は 187 人を拒否しなければなりませんが、そのうちの何人かは今後 10 年間業界のイベントで会うことになります。ここで、ほとんどの主催者は、魂が砕けるようなありきたりな拒否フォーム (「ご提出いただきありがとうございます。残念ながら、提案が多かったので…」) を送信するか、さらに悪いことに、まったく応答しません。

どちらも悪いです。フォームの拒否は許されますが、忘れられがちです。ゴースティングはキャリアにダメージを与えます。彼らではなく、あなた自身です。人々は話します。 「私はその会議に提出しましたが、返事はありませんでした」という一文は、あなたのイベントに何年も続くことになります。

適切なアプローチにはより多くの労力がかかりますが、複利効果が得られます。つまり、特定の 1 つのフィードバックを含む個人的な拒否を送信します。 「分散キャッシュに関するあなたの提案は強力でしたが、その分野では 3 件の提案があり、ライブ デモ コンポーネントを含む 1 件を採用しました。」これは、拒否ごとに 30 秒の文章であり、否定的なものを関係に変えるものです。拒否された講演者は来年、さらに優れた提案を持って戻ってきて、あなたの CFP は努力する価値があると同僚に伝えます。

講演者のエゴスと基調講演の階層構造

イベント企画のブログ記事に誰も書かないこと、つまりスピーカーのエゴについて話しましょう。ほとんどのスピーカーは素晴らしく、プロフェッショナルで、扱いやすいものです。そして、人質の調停者なら汗だくになるような交渉の練習を人生の中心に据えようとするおよそ15％の人たちもいる。

リクエストは妥当なものから始まります。 「もっと長いスロットを手に入れることはできますか？」確かに、そうかも知れません。 「本堂で発表してもいいですか？」見てみましょう。 「別の時間帯をお願いできますか？私は午前中はやっていません。」よし、押し進めよう。 「専用の更衣室と特定のブランドの炭酸水が必要です。」先生、これはマリオットでの技術カンファレンスです。

秘訣は、期待を早期に書面で設定することです。講演者契約 — 講演者契約を結んでいますよね? — 講演者が得られる内容を正確に説明する必要があります。つまり、スロットの長さ、部屋の割り当てプロセス、提供される A/V の内容、スライドの締め切り、およびスケジュールを変更する権利を留保するという事実です。 「でもメインステージに立つだろうと思っていた」という余地を残さないでください。

特に基調講演枠については、CFP が開く前に基調講演を決定してください。直接招待してください。 CFP は通常のセッション用です。これら 2 つのトラックをミックスすると、分科会セッションを提出した人が基調講演に「昇格」されなかったと軽視されることになります。 (ジャグリングしている場合、これはさらに複雑になります マルチトラック会議のスケジュール設定.) プロセスを完全に分離します。

互いに矛盾する A/V 要件

スピーカー A には HDMI が必要です。スピーカーBにはUSB-Cのみが搭載されています。話者 C は自分のラップトップを持参していますが、埋め込みビデオ クリップ用のオーディオ出力が必要です。講演者 D はライブデモを行いたいと考えており、有線イーサネットが必要です。発言者 E は iPad から発表しています。話者 F は 2 つの画面を使用したいと考えています。そして、これらの参加者全員が同じ部屋で背中合わせにプレゼンテーションを行っており、セッション間には 5 分間の切り替えが行われます。

これは解決可能な問題ですが、事前に解決しておく必要があります。イベントの少なくとも 4 週間前までに A/V 要件を収集します。 「どのラップトップを使用していますか?」ではありません。ただし、特定のチェックリスト: コネクタの種類、オーディオのニーズ、インターネットの要件、スライドのアスペクト比の設定、信頼性モニターが必要かどうか。次に、このリストを A/V チーム (または、効率的に実行している場合は「テクノロジーに詳しい」友人) に渡し、実際に何が可能かを教えてもらいます。

実際に役立つスピーカーの準備

ほとんどのカンファレンスでは、ロゴ ファイル、WiFi パスワード、ソーシャル メディアでイベントを宣伝するリクエストが含まれた「スピーカー キット」を講演者に送信します。これはスピーカーの準備ではありません。これは別の名前のマーケティング資料です。

本当の講演準備とは、人々が実際に知る必要があることを伝えることを意味します。部屋のレイアウトは何ですか？通常、自分のトラックのセッションに参加する人は何人いますか?司会者や質疑応答のマイクランナーはいますか? 「あと5分です」の合図は何ですか？セットアップをテストするために早めに到着できますか?講演者が最終的な試聴ができる部屋はありますか?

初めてのスピーカーの場合 — 初めてのスピーカーも必ず講演内容に含める必要があります。 会議 ラインナップ — イベントの 2 週間前にビデオ通話による練習セッションを提供することを検討してください。 20 分間で、オープニングを駆け抜け、ペースに関するフィードバックを得て、メールでは恥ずかしくて聞けない質問をすることができます。これにより費用はほとんどかからず、セッションの品質が劇的に向上します。

必要なノーショーの緊急事態への対応

それは起こるでしょう。スピーカーがキャンセルします。もしかしたら病気になるかも知れません。もしかしたら彼らのフライトがキャンセルされるかもしれない。たぶん彼らは...現れないだけです。 （めったにありませんが、実際に起こることです。その気まずさは核心的です。）講演者が 60 人になると、少なくとも 1 人のキャンセルが発生する可能性は確実に近づきます。それを計画してください。

最も簡単なアプローチ: 信頼でき、柔軟な内容を持っている講演者を名簿から 3 ～ 4 人特定します。イベントの前に彼らに話しかけてください。 「誰かが脱落した場合、あなたの講演の延長バージョン、または[トピック]に関するボーナスセッションを行ってもらえますか?」経験豊富な講演者のほとんどはすぐに「はい」と答えます。それ以上のステージ時間を拒否されることはほとんどありません。

バックアップ プランのバックアップ プラン: アンカンファレンス スタイルのセッション。 「このスロットは現在、[キャンセルされた講演者のトピック] に関する公開ディスカッションです。」この形式は一方的なプレゼンテーションよりも自然に多くの参加を生み出すため、参加者はこれらの即興セッションを計画されたセッションよりも高く評価することがよくあります。

最高のカンファレンスとは、最も有名な講演者を招いたカンファレンスではありません。講演者がサポートされ、準備ができ、尊敬されていると感じられる場所であり、主催者は一度のキャンセルが警報五発の火災にならないようにシステムを整備している場所です。 (そして、イベント自体を生き延びると、 会議後のフォローアップ 値を固定する場所です。）必要になる前にインフラストラクチャを構築します。なぜなら、当日の朝、基調講演者から空港から飛行機が遅れているというメールが届いたら、即席でシステムを構築する時間はないからです。