あなたのカンファレンスには、サンフランシスコ、ロンドン、バンガロール、東京から参加者がいます。基調講演は9 AMです。問題は、9 AM どこですか?そして答えは必然的に、主催者がどのタイムゾーンに住んでいるかということになります。つまり、誰かが常に 2 AM スロットを獲得していることになります。世界規模のイベントのタイムゾーンの問題へようこそ。そこでは数学が敵であり、公平性は丁寧なフィクションです。
タイムゾーンの数学の問題
計算してみましょう。ほとんどの主催者はそうではなく、聴衆の半分が寝ているときに驚いた行動をするからです。太平洋時間 9 AM (まったく妥当な開始時刻) を選択した場合、東部時間 12 PM となります。 5 PM ロンドン。 9:30 PM ムンバイ。 2 AM 東京。あなたはアジア太平洋地域の聴衆全体に、参加は任意であると伝えました。
裏返してください。東京は9 AM、太平洋は5 PM（前日）、ロンドンは深夜0時、ムンバイは4時半AMです。文字通り、通常の起床時間帯のすべての主要なタイムゾーン帯に適用できる単一のタイムスロットはありません。これはスケジュールの問題で解決できるものではありません。これは設計する必要がある制約です。
4 つの主要なタイムゾーン バンドがすべてほぼ妥当な時間帯で重なる唯一の時間帯は、およそ 8 ～ 10 AM UTC です。これは、太平洋時間午前 0 時～2 AM、ロンドン 8 時～10 時 AM、ムンバイ 1 時 30 分～3 時 30 分 PM、東京 5 時～7 時 PM です。このウィンドウでは依然としてアメリカ大陸が真夜中に起きていることが必要であることに注目してください。マジックアワーはありません。探すのはやめましょう。
非同期と同期: 基本的な決定
同期的なグローバル参加は不可能であることを受け入れたら、イベントのどの部分を同期 (全員が同時に参加) にするか、非同期 (人々が独自のスケジュールで参加する) にするか、という設計上の決定を下します。
完全同期アプローチでは、「タイムゾーンを選択し、一部の人にとって不都合な時間帯があることを受け入れる」と述べています。これは正直で単純なことです。これは、視聴者が 2 ～ 3 つのタイムゾーン帯に集中しており、半日ではなく数時間の変更を人々に求めている場合に機能します。
完全に非同期のアプローチでは、「すべてが事前に記録され、オンデマンドで利用できる」と述べています。これは最大限にタイムゾーンを公平にしますが、最小限にイベント性を持たせます。リアルタイムのエクスペリエンスを共有しなければ、「イベント」は実際には期限付きのコンテンツ ライブラリになります。ライブ イベントのエネルギー、緊迫感、コミュニティ感は蒸発します。
ハイブリッド アプローチは、両方を組み合わせたものであり、これがほとんどの世界的なイベントに最適です。主要なコンテンツは事前に録画されており、オンデマンドで利用できます。小規模なライブ セッション (基調講演、パネル、ネットワーキング) がスケジュールされた時間に実行され、スケジュールはタイムゾーン帯域全体でローテーションされるため、単一の地域が常に不足することはありません。
イベントが複数日に渡る場合は、ライブ セッションの時間をローテーションしてください。 1 日目の基調講演は 9 AM UTC (ヨーロッパ/アジアに適しています)。 2 日目の基調講演は 5 PM UTC (アメリカ/ヨーロッパに適しています)。 3 日目の基調講演は 1 AM UTC (アジア太平洋/アメリカに適しています)。誰にとっても完璧ではありませんが、誰にとっても公平です。達成可能な目標は、完璧ではなく公平です。
録音ファーストのアプローチ
これは直感に反するように思えますが、非常にうまく機能するアイデアです。イベント前にセッションを記録し、スケジュールに従って「ライブ」コンテンツとしてリリースします。講演者は講演を事前に録音します。 「ライブ」放送中、講演者は事前に録画されたセッションと一緒にライブ チャットまたは Q&A に参加します。出席者は、洗練されたコンテンツ (技術的な問題や「聞こえますか?」などはありません) に加えて、講演者とのリアルタイムの対話を得ることができます。
このアプローチには、タイムゾーンにまたがるイベントにとっていくつかの利点があります。事前に録画されたコンテンツは、異なるタイムゾーン枠で複数回放送できます。講演者は 1 つの放送 (タイムゾーンのウィンドウ) だけをライブにする必要があり、他の放送では、講演者が非同期で回答できるように質問をキューに入れて Q&A を処理するモデレーターを配置できます。どのタイムゾーンの参加者も同じ品質のコンテンツを入手でき、少なくとも 1 つのタイムゾーンではスピーカーによるライブ インタラクションが得られます。
このアプローチの心理的障壁は「事前録音」という言葉であり、主催者はこの言葉が「ライブ」よりも価値が低く聞こえるのではないかと懸念している。 (最初にレコーディングを行う場合は、配信戦略が必要になります。これについては、次の記事で説明します。 録音を製品として扱う.) しかし、次のことを考えてください。TED トークは事前に録音され、編集され、洗練されており、そのためにトークが劣っているとは誰も考えません。価値はコンテンツとインタラクションにあり、誰かがリアルタイムでプレゼンテーションを行ったり、場合によってはスライドをいじったりするのを見るスリルにはありません。
最大の重複を考慮したスケジューリング
同期セッションが必要な場合、戦略的な問題は、どのセッションがライブであることで最もメリットが得られるのか、また、多くを失わずに非同期にできるセッションはどれなのか、ということです。
ライブである必要があるセッション: インタラクティブなものなら何でも。ネットワーキングセッション（全体 仮想ネットワークの問題 ここに適用されます）、ワークショップ、Q&A パネル、共同ディスカッション。これらの形式の価値は、非同期的には機能しないリアルタイムの人間の対話から生まれます。
非同期でうまく機能するセッション: プレゼンテーション、基調講演 (物議を醸していることは私が知っています)、デモ、ケーススタディ。情報が主に一方向に流れるフォーマットは、事前録音の候補となります。 3時間後に観ても観客は何も損はしない。
ほとんどの視聴者が起きているオーバーラップ ウィンドウにライブ セッションをクラスタリングします。登録データを使用して、出席者が実際にどこにいるかを把握します。推測しないでください。視聴者の 60% が北米とヨーロッパにいる場合は、その重複 (午後 UTC) を最適化し、APAC の非同期代替手段を提供します。視聴者が均等に分布している場合、選択が難しくなり、ローテーション戦略が不可欠になります。
「録画を見るだけ」の減少問題
すべてのセッションの録画を提供すると、聴衆の大部分が使用する脱出ハッチが作成されます。 「5 AM に起きる必要はありません。後で録画を見るだけです。」問題は、「後で」は「決して」を意味することが多いということです。ライブ イベント コンテンツの録画視聴率は、通常、後で視聴すると回答した人の 20 ～ 40% です。残りは善意であり、受信箱はいっぱいでした。
この消耗をなくすことはできませんが、減らすことはできます。時間制限付きアクセスにより緊急性が高まります。「イベント後 30 日間は録画が利用可能」です。ライブ限定コンテンツにより FOMO が作成されます。「この基調講演後の Q&A セッションはライブのみであり、録画されません。」ソーシャル コンポーネントが引き寄せを生み出す - ネットワーキングやライブ ディスカッションが本当に価値があるのであれば、後でトークを視聴する予定であっても、人々はライブに来てそれらに参加するでしょう。
複数のエンゲージメント層を含むイベントを設計します。レベル 1: 自分のスケジュールに合わせて録画を視聴します。レベル 2: 自分のタイムゾーンでライブ セッションに参加します。レベル 3: ライブ ネットワーキングとインタラクティブ セッションに参加します。各階層を前の階層よりも明らかに価値のあるものにします。ユーザーは、自分のタイムゾーンの都合や関心レベルに合わせて、自分で階層を選択します。
APAC のために公正を保つ (他の誰もそうしないから)
組織が北米またはヨーロッパに拠点を置いている場合、デフォルトのスケジュールではアジア太平洋地域の参加者が体系的に不利になります。これは悪意ではありません。それは重力です。人々はまず自分のタイムゾーンを中心にスケジュールを立て、次に他の人のタイムゾーンを中心にスケジュールを立てます。その結果、APAC の参加者は、「時間外」のセッション、あまり目立たない講演者、深夜に実行されるネットワーキング スロットを永久に取得することになります。
これを修正するには、意図的な努力が必要です。 APAC 対応ウィンドウにマーキー セッションを配置します。 「今日のハイライトをまとめます」というフィラーセッションではなく、実際の基調講演または注目を集めるパネルです。単なるオープンな Zoom ルームではなく、APAC ネットワーキング スロットに実際のホストとファシリテーターを配置します。非同期コンテンツが、薄められたバージョンではなく、ライブ コンテンツと真に同等であることを確認します。
また、タイムゾーンを明確にしてスケジュールを伝えます。東部時間帯以外の人に暗算を要求する「2 PM ET」ではなく、タイムゾーンを意識したスケジュールで、すべてのセッションが参加者の現地時間で表示されます。これは細かいことのようです。 IST の「2 PM ET」が何を意味するのかを理解しようとスケジュールを見つめている人にとって、それは決して小さなことではありません。
Kagibag のイベント スケジュールでは、参加者のセッションがローカル タイムゾーンで自動的に表示されます。変換計算は必要ありません。登録データから視聴者の地理的分布がわかるので、推測ではなく戦略的にスケジュールを立てることができます。チケット層はエンゲージメント レベル (非同期のみと完全なライブ アクセス) にマッピングでき、参加者のコミュニケーションはタイムゾーンごとにセグメント化できるため、「1 時間後に開始」というリマインダーが実際に適切な人に届くようになります。タイムゾーンの計算は依然として難しいです。ツールによってそれが難しくなるはずはありません。
グローバルの運営 会議 それは、全員に同時に同じ経験を与えることはできないことを受け入れることを意味します。あなたにできることは、同じ品質のコンテンツ、同じネットワーキングの機会、同じアクセスなど、すべての人に同等のエクスペリエンスを提供することですが、同時にではありません。これほどうまくいったイベントは、タイムゾーンが問題ではないというふりをしません。彼らは制約に基づいて正直に設計し、トレードオフを透過的に伝えます。 APAC の出席者は完璧を期待していません。彼らは後付けの考えにならないことを期待しています。それははるかに達成可能なバーです。