Has decidido iniciar una reunión. Quizás tu ciudad no tenga uno para lo tuyo. Tal vez el existente murió, o está dirigido por alguien que claramente se fue hace dos años. Tal vez te acabas de mudar a algún lugar y así es como vas a hacer amigos (muy válido, un poco aterrador). Cualquiera sea el motivo, te has comprometido. Tú hiciste el anuncio. La fecha está fijada. Y ahora el temor está arrastrándose. ¿Qué pasa si nadie viene? ¿Qué pasa si viene demasiada gente? ¿Y si es incómodo? (Será incómodo. Llegaremos a eso).
Establecer expectativas realistas para su primera reunión
Este es el mejor consejo que puedo darle a quien organiza una reunión por primera vez: defina el éxito como "se presentaron 5 personas y nadie se fue enojado". Eso es todo. Ésa es la barra. Si aciertas eso, ganaste. Todo lo que está encima es salsa.
La razón por la que esto es importante es psicológica. Si su punto de referencia interno es "30 personas, excelentes charlas, redes vibrantes, múltiples patrocinadores" para su primer evento, quedará devastado y probablemente renunciará. Si su punto de referencia es "un puñado de humanos en una habitación hablando sobre el tema", saldrá lleno de energía incluso cuando la realidad no se parece en nada a la fantasía de la reunión en su cabeza.
Las primeras reuniones casi siempre son pequeñas. Los que no lo son son las excepciones sobre las que se escribe en Twitter, razón por la cual la gente piensa que son normales. No son normales. 8-15 personas en una primera reunión es un verdadero éxito. 5 personas está bien. 3 personas es una conversación, que sigue siendo valiosa.
Elegir la mejor fecha, hora y lugar para una primera reunión
Elegir una fecha para tu primera reunión es un ejercicio para comprender que no existe una buena fecha. Todos los días de la semana tienen problemas. ¿Lunes? Nadie quiere hacer nada el lunes. ¿Viernes? La gente tiene planes. ¿Fin de semana? Compite con el tiempo en familia. De martes a jueves es su ventana, siendo el miércoles y el jueves los mejores días empíricamente para asistir a reuniones en la mayoría de las categorías. Elige uno y comprométete.
Hora: 6:00-6:30 PM inicio para eventos después del trabajo. Esto les da a las personas tiempo para viajar desde el trabajo, pero no les hace esperar durante horas. Finaliza a las 8:30-9:00 p.m. Más tiempo que eso y estás compitiendo con la cena, la hora de dormir y el deseo humano general de estar horizontal en un sofá.
Para su primer evento, elija un lugar gratuito y de bajo compromiso. Una sala de reuniones biblioteca, una cafetería con una mesa grande, un espacio de coworking con zona comunitaria. No firme un contrato ni pague un depósito para su primera reunión. No sabes si esto va a funcionar todavía, y no deberías tener ningún aspecto financiero en el juego hasta que hayas demostrado la demanda.
Una cosa más sobre el lugar: el estacionamiento y el acceso al tránsito importan más que la estética. Un lugar hermoso al que es imposible llegar acabará con la asistencia más rápido que un lugar feo que esté al lado de una estación de tren. Mírelo desde la perspectiva del asistente: viene después del trabajo, está cansado y está haciendo algo nuevo y un poco aterrador. Tampoco los obligues a luchar contra el tráfico y buscar estacionamiento.
Cómo promocionar su primer evento Meetup
El mayor desafío para una primera reunión no es el evento en sí: es lograr que la gente sepa que el evento existe. No tiene reputación, ningún historial y cero boca a boca. Estás empezando desde el cero absoluto.
Aquí está el manual que realmente funciona para los primeros eventos, en orden de efectividad:
- Alcance personal: Mensajes directos a personas que conoces y que podrían estar interesadas. Este es el canal de mayor conversión y ni siquiera está cerca. Un "oye, estoy empezando esto, me encantaría que vinieras" se convierte a una tasa 10 veces mayor que cualquier publicación pública.
- Comunidades existentes: Publicar en servidores relevantes de Slack/Discord, subreddits y grupos Facebook. Siga las reglas de la comunidad sobre autopromoción y no envíe spam. Una publicación genuina que explique lo que estás haciendo y por qué es suficiente.
- Redes sociales: Publica sobre ello, obviamente, pero modera tus expectativas. El alcance orgánico es prácticamente nulo ahora. Tu publicación llegará a las personas que ya te siguen, que para una nueva reunión son... no muchas.
- Una página de evento público: Este es su artefacto que se puede buscar y compartir. Cuando alguien busca en Google "[tu tema] encuentro [tu ciudad]", esto es lo que quieres que encuentre. No tiene por qué ser sofisticado. Tiene que existir.
La verdad incómoda: la asistencia a su primer evento depende casi exclusivamente de su red personal. Esto es cierto ya sea que esté ejecutando un evento comunitario o un conferencia. Las personas que vienen al evento #1 vienen porque te conocen a ti o a alguien que reclutaste. El crecimiento orgánico (extraños que encuentran el evento y deciden asistir) realmente no se activa hasta los eventos #3-5, cuando tienes algún historial y el boca a boca comienza a acumularse.
Sobrevivir a los primeros diez minutos incómodos de una reunión
Nadie habla de esto, pero es la parte más crítica de cualquier primera reunión: el período entre que llega la primera persona y cuando hay suficientes personas para que el evento se sienta como un evento. Si dijiste "comienza a las 6:30" y dos personas aparecen a las 6:35, esas dos personas (y tú) se quedarán conversando dolorosamente durante 15 a 20 minutos mientras tú entras en pánico en silencio sobre si alguien más vendrá.
La solución es estructural. Tenga algo que hacer para los que lleguen temprano. Etiquetas con nombres y un marcador sobre la mesa. Una hoja de registro (que también sirve como registro de asistencia). Aperitivos, si los tienes. Un mensaje de conversación en una pizarra o una tarjeta impresa: "¿En qué estás trabajando?" o "¿Qué te trajo aquí?" Suenan cursis. Ellos funcionan. Ofrecen a las personas que no se conocen un puente para empezar a hablar sin la presión social de inventar una conversación de la nada.
Además: planifique comenzar la parte "oficial" entre 15 y 20 minutos después de la hora de inicio indicada. Esto les da a los rezagados tiempo para llegar y a los que llegan temprano tiempo para instalarse. No anuncie esto, simplemente hágalo. "Empezaremos en unos minutos" es todo lo que necesitas decir.
Qué hacer cuando solo vienen cinco personas a tu reunión
Primero: no te disculpes por la participación. No puedo enfatizar esto lo suficiente. Si comienza con "lo siento, no hay más gente aquí", acaba de decirle a las cinco personas que se presentaron que no son suficientes. Ellos aparecieron. Respeta eso.
Cinco personas son en realidad un regalo, porque significa que puedes deshacerte de cualquier agenda que hayas planeado y tener una conversación real. Olvídate de la presentación. Olvídese del ejercicio de networking estructurado. Coloque las sillas en un círculo y pregúnteles a todos en qué están trabajando, con qué tienen dificultades y qué les gustaría de una reunión regular. Aprenderá más sobre lo que su comunidad realmente necesita en esta conversación que en cualquier encuesta.
Esas cinco personas, si tienen una buena experiencia, se convierten en tu comunidad fundadora. Volverán. Traerán gente. Se convertirán en los clientes habituales alrededor de los cuales orbitan los futuros recién llegados. (Lea sobre cómo se desarrolla esto en el formato de reunión 50/50, uno de los mejores modelos de retención para comunidades técnicas). Trátelos como lo que son: las personas que creían en algo antes de que hubiera evidencia de que funcionaría.
Software de eventos para organizadores de reuniones por primera vez
Comenzar desde el primer día con una página de evento adecuada hace dos cosas: te brinda una URL profesional y compartible que hace que tu reunión parezca real (incluso cuando eres solo tú y un sueño), y comienza a generar datos de tus asistentes desde el primer evento. Saber quién asistió al evento #1, #2 y #5 es increíblemente valioso para comprender el crecimiento de su comunidad. El nivel de eventos gratuitos de Kagibag está diseñado exactamente para esto: páginas de eventos públicos, seguimiento de confirmación de asistencia y soporte para eventos recurrentes. Aún no necesitas las funciones premium. Necesitas lo básico bien hecho.
Esto es lo que nadie te cuenta acerca de organizar tu primera reunión (y eso otros organizadores Lo confirmaré): el listón está cómicamente bajo. Aparecer. Sea acogedor. Tener algún tipo de estructura, aunque esté suelta. Haga un seguimiento después. Eso es todo. No es necesario ser un orador carismático ni un mago de la logística. Sólo necesitas ser la persona que sigue apareciendo y mantiene la puerta abierta. La comunidad se construye a sí misma una vez que le das espacio para construir.