kagibag
KAGIBAG
HistoriasRealizar una reunión mensual con entradas agotadas sin perder un solo lugar de cancelación
Reunión recurrente

Agotado, todos los meses

Oradores rotativos, automatización de listas de espera y divulgación: mantener completa una serie mensual sin trabajo manual.

El escenario

El escenario

Cómo una comunidad tecnológica recurrente utilizó la automatización, las listas de espera y la gestión rotativa de oradores para organizar eventos mensuales que se llenan y permanecen llenos.

DevPulse PDX es una reunión tecnológica mensual en Portland que reúne a desarrolladores, diseñadores y fundadores para una noche de charlas y networking. Cada mes presenta una lista de oradores diferente y el evento agota constantemente sus entradas para 60 personas. El organizador, Kai, lo ejecuta como un proyecto paralelo junto con un trabajo de tiempo completo, por lo que cada tarea manual es demasiada.
persona
Organizador comunitario que ejecuta una serie mensual como proyecto paralelo.
Ubicación
Portland, Oregón
El desafío

Lo que tenía que suceder

Los puntos débiles y las limitaciones que dieron forma al enfoque.

Kai necesita administrar un evento recurrente con oradores cambiantes cada mes, vender 60 boletos pagados, manejar las cancelaciones inevitables sin perder ingresos y enviar información a una lista de correo en crecimiento, todo sin gastar horas en trabajo administrativo cada mes.
  • !Un evento recurrente con oradores nuevos significa repetir el trabajo de preparación mensualmente
  • !Cancelaciones en eventos con entradas agotadas desperdician asientos que otros llenarían instantáneamente
  • !Llegar manualmente a una lista cada vez mayor lleva horas y todavía no llega al momento adecuado
  • !La capacidad limitada significa que la gestión de la demanda, no sólo el marketing, es fundamental
Cómo usaron Kagibag

Paso a paso

Un recorrido por las funciones utilizadas y cómo se organizó el evento.

1

Configurar la serie de eventos recurrentes

Kai crea una serie en Kagibag para DevPulse PDX. Cada evento mensual hereda la marca, el lugar y la configuración base de la serie. Para iniciar un nuevo mes, duplica el evento anterior, actualiza la fecha e intercambia los nuevos oradores, sin reconstruir desde cero.
Serie de eventos
2

Administrar altavoces giratorios

Cada mes, Kai agrega dos o tres nuevos oradores con sus biografías, fotografías y títulos de charlas. Los oradores anteriores permanecen en la historia de la serie, creando un archivo público de alineaciones pasadas. Los nuevos oradores obtienen páginas de perfil que enlazan con el evento en el que hablaron.
Gestión de ponentes
3

Vender entradas con capacidad y lista de espera.

Los boletos se lanzan a $ 15 con un límite máximo de 60. Una vez que el evento se agota, la lista de espera se activa automáticamente. Los asistentes interesados ​​se unen a la lista de espera con un solo clic. Cuando alguien cancela y se abre un lugar, la siguiente persona en la fila recibe un correo electrónico con una oferta por tiempo limitado para comprar el boleto.
Sistema de lista de espera
4

Automatizar el alcance mensual

Kai configura la automatización del ciclo de vida que se activa cuando se activa cada nuevo evento de la serie. Los asistentes anteriores y los contactos en lista de espera reciben un correo electrónico de anuncio. A medida que el evento se llena, los correos electrónicos publicitarios y de última llamada se envían automáticamente según el ritmo de las entradas y la tasa de venta.
Automatización de divulgación
5

Deje que la lista de espera se encargue de las cancelaciones

When a ticket holder cancels, the waitlist system automatically offers the spot to the next person in line. La oferta incluye un enlace de compra y una ventana de vencimiento. Si la primera persona no lo reclama a tiempo, la oferta pasa al siguiente. Ningún asiento queda vacío y Kai no mueve un dedo.
Automatización de la lista de espera
Funciones utilizadas

Capacidades de la plataforma

Las características Kagibag que hicieron esto posible.

Serie de eventos

Crea una serie recurrente con marca y lugar compartidos. Eventos duplicados para cada nueva edición sin reconstruir desde cero.

Gestión de altavoces giratorios

Agregue e intercambie altavoces cada mes. Cree un archivo público de programaciones anteriores con perfiles de oradores vinculados a los eventos en los que hablaron.

Sistema de lista de espera

Cuando los eventos se agotan, los asistentes se unen a una lista de espera. Las cancelaciones activan automáticamente ofertas por tiempo limitado para la siguiente persona en la fila, sin trabajo manual.

Capacidad y boletos pagados

Establezca límites estrictos para las entradas, venda a su precio y deje que el sistema haga cumplir los límites. El proceso de pago con tecnología Stripe maneja el pago.

Automatización de divulgación

Las campañas de ciclo de vida se activan automáticamente cuando se publican nuevos eventos. Los correos electrónicos de anuncios, publicidad y última llamada se envían según el ritmo de los tickets, sin envíos manuales.

El resultado

que paso

Los resultados y el impacto del uso de Kagibag para este evento.

DevPulse PDX ha realizado 11 eventos consecutivos con entradas agotadas. La lista de espera recupera un promedio de 4 lugares de cancelación por evento, asientos que habrían quedado vacíos con un proceso manual. La automatización de la divulgación mensual le ahorra a Kai aproximadamente 3 horas de trabajo de correo electrónico por evento, y el archivo de oradores se ha convertido en una herramienta de reclutamiento para atraer nuevos oradores.
  • 11 eventos mensuales consecutivos con entradas agotadas
  • Promedio de 4 espacios de cancelación recuperados por evento mediante la automatización de la lista de espera
  • 3 horas ahorradas por evento en comunicación manual por correo electrónico
  • El archivo de oradores también sirve como herramienta de reclutamiento para nuevos oradores
  • Todo el flujo de trabajo mensual requiere menos de 20 minutos de tiempo del organizador.
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Configure una serie, habilite listas de espera y deje que la automatización se encargue de la divulgación y las cancelaciones para que todos los asientos permanezcan ocupados.

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