ストーリーキャンセル枠をひとつも取りこぼさない、満席続きの月例ミートアップ
毎月、きっちり満席
登壇者ローテーション、ウェイトリスト自動化、告知まで。月例シリーズを手作業なしで回していく。
シナリオ
どんな状況だったか
定期開催のテックコミュニティが、自動化、ウェイトリスト、登壇者ローテーション管理を使って、毎月きっちり満席を維持している事例です。
DevPulse PDX は、開発者、デザイナー、起業家が集まるポートランドの月例テックミートアップです。毎月登壇者が入れ替わり、60人定員の会場はいつも満席になります。主催者の Kai はこれを本業のかたわらで運営しているので、毎月発生する手作業は少なければ少ないほど助かる状況です。
主催者像
本業のかたわらで月例シリーズを回すコミュニティ主催者
開催地
オレゴン州ポートランド
課題
何を実現する必要があったか
進め方を決めるうえで前提になった制約や痛みどころです。
Kai に必要だったのは、毎月変わる登壇者を管理しながら、60枚の有料チケットを販売し、毎回出るキャンセルで売上や席を無駄にせず、さらに増え続けるメールリストに向けて適切なタイミングで告知を打つこと。しかも、毎月何時間も事務作業に取られるわけにはいきません。
- !毎月登壇者が変わる定期イベントなので、セットアップを何度もやり直す必要がある
- !満席イベントのキャンセルは、待っている人がいるのに席を空けてしまいやすい
- !増え続けるリストへの手動告知は時間がかかるうえ、タイミングも外しやすい
- !定員が限られているので、必要なのは集客だけでなく需要の制御でもある
Kagibagの使い方
実際の進め方
使った機能と、イベントが形になるまでの流れを順番に追います。
1
定期開催シリーズを作る
Kai は Kagibag 上で DevPulse PDX の シリーズ を作成します。ブランド、会場、基本設定はシリーズに保持されるので、新しい月のイベントは前回分を複製して、日付を変え、登壇者だけ差し替えれば立ち上がります。毎回ゼロから作り直す必要はありません。
イベントシリーズ2
入れ替わる登壇者を管理
毎月2〜3人の登壇者を追加し、プロフィール、写真、トークタイトルを設定します。過去の登壇者はシリーズの履歴に残るため、これまでのラインナップを公開アーカイブとして蓄積できます。新しい登壇者には、自分が登壇したイベントへリンクするプロフィールページも作られます。
登壇者管理3
定員つきチケットとウェイトリストを運用
チケットは15ドルで販売し、上限は60枚に設定。完売するとウェイトリストが自動で有効になります。興味のある参加者はワンクリックで待機列に登録。誰かがキャンセルして席が空くと、次の人に時間制限つきの購入オファーがメールで届きます。
ウェイトリストシステム4
毎月の告知を自動化
シリーズ内で新しいイベントが公開されたら動くライフサイクル自動化を設定します。過去の参加者とウェイトリスト登録者には告知メールを送信。売れ行きに応じて、盛り上げメールやラストコールも自動で出していきます。
告知自動化5
キャンセル対応をウェイトリストに任せる
チケット保有者がキャンセルすると、ウェイトリストが次の人へ自動で枠を提示します。購入リンクと期限付きオファーが送られ、時間内に確保されなければ次の人へ回ります。席は空かず、Kai も手を動かす必要がありません。
ウェイトリスト自動化使った機能
使われたプラットフォーム機能
このイベントを実現するために効いたKagibagの機能です。
イベントシリーズ
共通ブランドや会場設定を持つ定期シリーズを作れます。新しい回は複製してすぐ始められます。
登壇者ローテーション管理
毎月登壇者を追加・入れ替えしながら、過去のラインナップを公開アーカイブとして蓄積できます。
ウェイトリストシステム
完売後はウェイトリストを受け付け、キャンセルが出たら次の人に期限付きオファーを自動送信します。手動対応は不要です。
定員管理と有料チケット
上限枚数を設定し、希望価格で販売し、その制限をシステムが確実に守ります。決済は Stripe 連携です。
告知自動化
新しい回が公開されたときに、告知、盛り上げ、ラストコールのメールを売れ行きに合わせて自動で送れます。
結果
最終的にどうなったか
Kagibagを使ったことで出た成果と影響です。
DevPulse PDX は11回連続で満席開催を続けています。ウェイトリストにより、以前なら空席になっていたキャンセル枠を1回あたり平均4席回収。毎回の告知自動化で、Kai はイベントごとに約3時間分のメール作業を削減できました。登壇者アーカイブは、新しい登壇希望者を集めるための材料にもなっています。
- 月例イベント11回連続で満席
- ウェイトリスト自動化で、1回あたり平均4席のキャンセル枠を回収
- 手動のメール告知作業をイベントごとに約3時間削減
- 登壇者アーカイブが新規登壇者の募集にも機能
- 毎月の運営に必要な主催者作業は20分未満
イベントタイプ別に見る
Kagibagがカンファレンス、プライベートイベント、コミュニティミートアップ、スポンサー収益化などをどう支えるかを見られます。
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定期イベントを、毎回ちゃんと満席にする
シリーズを作り、ウェイトリストを有効にし、告知とキャンセル処理を自動化すれば、席を埋め続けられます。
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